Zahlungsverzug: Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?

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Zahlungsverzug ist wohl ein Thema, mit dem jeder Freelancer schon Bekanntschaft machen musste. Die Rechnung wird eingereicht, jedoch nicht bezahlt. Wir geben Tipps, wie Sie vorgehen können, wenn der Kunde nicht zahlt und was Freelancer tun können, um Zahlungsausfälle zu vermeiden.


Inhalt des Artikels:

  1. Gründe für den Zahlungsverzug
  2. Maßnahmen bei Zahlungsverzug
  3. Mögliche Formulierung einer Zahlungserinnerung – Vorlage
  4. Zusätzliche Tipps

Gründe für den Zahlungsverzug

Banalitäten – Meist ist der Grund für den Zahlungsverzug simpel: Die zuständige Person ist im Urlaub, die Rechnung ist verloren gegangen oder sie wurde schlichtweg vergessen. 

Die Ahnungslosen – Niemand weiß von etwas. „Was? Ihre Rechnung ist noch nicht bezahlt? Puh, welche Rechnung eigentlich? Und wer sind Sie überhaupt? Ich würde sagen, Sie geben mir Ihre Nummer und wir melden uns dann.“ Nein, auf den Rückruf muss man nicht warten, er wird nie kommen.

Kunde nicht einverstanden mit der Rechnung – Dabei ist es wichtig der Unzufriedenheit mit auf den Grund zu gehen. Liegt der Grund möglicherweise bei Ihnen und es hat sich ein Zahlendreher in der Rechnung eingeschlichen? War der Kunde generell unzufrieden mit Ihrer Leistung? Dann sollten Sie versuchen, eine angemessene Lösung zu finden und versuchen, einen Schritt auf Ihren Kunden zuzugehen.

Kunde kann nicht zahlen -Das schlimmste, was Ihnen in solch einer Situation passieren kann. Hier bleibt nur zu hoffen, dass es sich um saisonale Umsatzschwankungen und eine dementsprechend kurzfristige Zahlungsunfähigkeit handelt. Der wichtigste Schritt in dieser Situation ist, den Kunden zu fragen, wie er das Problem lösen möchte. Um ihm entgegenzukommen wären Ratenzahlung und ein Zahlungsaufschub ein Ansatz.

Alternativ können Sie ein Kompensationsgeschäft in Erwägung ziehen – Benötigen Sie eine Dienstleistung oder das Produkt, das ihr Kunde anbietet? Bei einer Insolvenz bleibt nur zu hoffen, dass wenigstens ein Bruchteil der Rechnung bezahlt wird. 

Gründe für Zahlungsverzug

Maßnahmen bei Zahlungsverzug

Welche Möglichkeiten sind in welchem Fall angebracht und empfehlenswert? In der Regel geht man nach diesen Schritten vor: 

1. Persönlich nachfragen

Der naheliegendste Ansatz – Ein Anruf lässt sich weniger ignorieren und vergessen als eine Mail. Wer hier hartnäckig bleibt, hat gute Chancen schnell an sein Geld zu kommen. Falls jedoch niemand beim Kunden zu erreichen ist, sollte man sich die Zeit sparen und eine schriftliche Erinnerung verschicken.

2. Schriftliche Zahlungserinnerung

Das ist quasi die “nette Version” einer Mahnung. Dabei wird der Kunde freundlich aufgefordert, den Rechnungsbetrag bis zu einer bestimmten Frist zu begleichen. Die Zahlungserinnerung kann beispielsweise folgendermaßen formuliert werden: 

Mögliche Formulierung einer Zahlungserinnerung

Sehr geehrte/r XY,

nach Durchsicht meines Geschäftskontos habe ich festgestellt, dass der nachfolgend aufgeführte Betrag zum Fälligkeitstermin für das Projekt X noch nicht beglichen wurde. Liegt hier ein Fehler vor? Ich möchte Sie hiermit freundlich darum bitten, Ihre Zahlung nochmals zu überprüfen und gegebenenfalls den fälligen Betrag XY bis zum XX.XX.XXXX zu bezahlen.

Mit freundlichen Grüßen,
Freelancer XY

Ab dem Zeitpunkt der schriftlichen Zahlungserinnerung hat man das Recht auf Verzugszinsen (4-8%, Stand 2019). Ohne Erinnerung oder Mahnung gerät der Kunde automatisch in Verzug, wenn innerhalb von 30 Tagen nicht gezahlt oder der Zahlungstermin der Rechnung nicht eingehalten wurde. Wenn keine Reaktion erfolgt, sollte man nach Ablauf der neuen Frist eine Mahnung mit einer weiteren Frist abschicken. 

3. Mahnung 

Eine Mahnung ist eine eindeutige an den Schuldner gerichtete Aufforderung, die geschuldete Leistung zu erbringen. Sie sollte unbedingt per Einschreiben mit Rückschein an den Schuldner verschickt werden. Somit kann eine Behauptung des Kunden “das Schreiben nie erhalten zu haben” vermieden werden. 

Was muss man bei einer Mahnung beachten?

Je nach Mahnstufe, verändert sich der Ton des Schreibens. Es kann bis zu drei Mahnungen mit weiteren Fristen kann es geben. Hier finden Sie Vorlagen für die jeweiligen Mahnstufen:

1. Mahnstufe

2. Mahnstufe

3. Mahnstufe

4. Konsultierung eines Anwalts

Wenn auch die Mahnungen erfolglos geblieben sind, empfiehlt es sich, einen Anwalt einzuschalten. Das ist ärgerlich, aber hat auch etwas Positives – Nun steht Ihnen ein Verbündeter zur Seite, der die Lage gut einschätzen kann und zudem über ein mächtiges Instrument verfügt: Den Briefkopf einer Anwaltskanzlei. Waren die vorherigen Schritte noch relativ harmlos, sieht die Sache jetzt schon viel offizieller und ernster aus. 

Jeder weiß, dass einem das Anwaltsschreiben die Pistole auf die Brust setzt – entweder wird die Rechnung beglichen oder es wird richtig Ernst! Wenn der Schuldner sich noch immer hartnäckig gegen eine gütliche Einigung wehrt, bleibt nur die Klage. Allerdings darf nicht vergessen werden, dass auch der Anwalt bezahlt werden möchte. Wie viel der Anwalt kostet, hängt vom Streitwert ab.

Gewinnt der Gläubiger das Verfahren, muss der Schuldner die Kosten übernehmen. Geht der Schuldner jedoch insolvent, bleibt der Freelancer auf den Kosten sitzen. Sowohl für das Gerichtsverfahren, als auch für die nicht beglichene Rechnung. Daher sollten Sie also immer abwägen, ob sich das Hinzuziehen eines Anwalts lohnt. Vor allem bei kleineren Beträgen ist das Einschalten eines Anwalts eher mühsam und nicht sonderlich zielführend.

5. Weitere Instanzen

Nachdem die Mahnungen und auch der Brief vom Anwalt erfolglos blieben, hat der Gläubiger noch drei weitere Optionen – das Mahnverfahren, das Beauftragen eines Inkassounternehmens und eine Klage. 

Bevor der Gläubiger eine Klage einreicht, sollte er sich von seinem Anwalt in Hinblick auf die Erfolgsaussicht beraten lassen. Falls es eher schlecht um den Erfolg steht, bleibt der Kläger auf den Kosten des Verfahrens sitzen. Bei erfolgreicher Klage hat der Gläubiger 30 Jahre lang das Recht sein Geld mit Hilfe eines Gerichtsvollziehers eintreiben zu lassen. 

Um das Mahn-und Gerichtsverfahren zu umgehen, haben Gläubiger ebenfalls die Möglichkeit, sich an ein Inkassounternehmen zu wenden. Diese kaufen die Forderungen zu einem geringeren Preis ab und versuchen, das Geld selbst einzutreiben. 

Falls der Kunde eine Leistung in Anspruch genommen hat, obwohl er bereits bei der Erteilung des Auftrags wusste, dass er zahlungsunfähig ist, könnte es sich um einen Betrugsfall handeln. Hier bietet sich die Möglichkeit Betrugsanzeige zu erstatten, um die Forderungen abzusichern. Auch im Falle eines Insolvenzverfahrens bleiben die Forderungen somit uneingeschränkt bestehen. 

Tipps, um Zahlungsverzögerungen und Liquiditätsengpässe zu vermeiden

  • Klares Zahlungsziel auf die Rechnung schreiben – Auch, wenn sich viele Firmen davon nicht beeindrucken lassen und es missachten. 
  • Rechnungen digitalisieren – Manchmal kann es helfen, auf Papierrechnungen verzichten. Diese können bei der Post verloren gehen und beanspruchen bei der Bearbeitung mehr Zeit. Auch verschiedene Zahlungsoptionen sind gern gesehen. 
  • Nach Zahlungsprozess im Unternehmen des Kunden fragen – Muss beispielsweise jede Rechnung vom Chef abgesegnet werden, ist es hilfreich zu wissen, wann dieser für längere Zeit abwesend ist.
  • Anzahlung und regelmäßige Abschlagszahlungen vereinbaren – Das bietet sich vor allem bei größeren Summen an.
  • Netzwerken und Recherchieren – Zahlungsausfälle können sich herumsprechen oder ein Kollege hat bereits negative Erfahrungen mit solch einem Kunden gemacht. Hier gilt es jedoch, sich nicht auf einzelne Quellen zu vertrauen und sich umzuhören.
  • Factoring – Kann hilfreich sein, finanzielle Engpässe zu vermeiden. 

Über den Autor

Elena Pruchniewski

Elena Pruchniewski studiert Technikjournalismus und PR an der TH in Nürnberg und ist als Werkstudentin im Bereich Online-Marketing tätig. Damit ist sie seit April 2019 ein Teil des freelancermap-Teams.

Von Elena Pruchniewski

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