Als Freelancer Mitarbeiter einstellen?

Erhält man als Freelancer oder Selbstständiger mehr Aufträge, als man bewältigen kann, dann kann es sich lohnen, sich Verstärkung zu holen.

Eine Auftragsfrequenz, die man alleine kaum bewältigen kann, Auslastung an die 100 Prozent und „hungrige“ Kunden, die nach erfolgreich abgeschlossenen Projekten mit Folgeaufträgen vor der Tür stehen: Vorstellungen, denen die meisten Freelancer und Selbstständigen sehr aufgeschlossen und positiv gegenüber stehen. Doch kann es schnell vorkommen, dass man sich übernimmt, wenn zu viele Projekte und Aufträge zeitgleich angenommen und bearbeitet werden, denn ein Tag hat weiterhin nur 24 Stunden, eine Woche nur 7 Tage und ein Mensch nur zwei Hände.

Im schlimmsten Fall wird aus dem erhofften warmen Honorar-Regen im Handumdrehen ein unangenehmer Hagel von Kritik oder ein Nieselregen aus nicht nachlassendem Stress. Wichtige Tasks kommen zu kurz oder werden vergessen, keines der im Übermut gerafften Projekte wird hundertprozentig erledigt. Am Ende ist man selbst ausgebrannt und genervt, der Kunde unzufrieden und verprellt, hinzu kommen liegen gebliebene Aufgaben und nachträgliches Theater um Rechnungen, die Kunden mangels Zufriedenheit nicht zu bezahlen bereit sind.
Gemeinsam rudert es sich leichter!

Welche Aufgaben gebe ich ab?

Um die genannten Risiken und Probleme im Zusammenhang mit dem an sich erfreulichen hohen Auftragsaufkommen möglichst vermeiden zu können, kann es sich auszahlen, für bestimmte Tätigkeiten und für eine begrenzte Dauer den einen oder anderen Helfer mit an Bord zu holen. Freelancer und Selbstständige, die sich zu einem solchen Schritt entschließen, sollten sich dabei folgende Fragen stellen:

• Welche Tätigkeiten kann ich bzw. würde ich gerne abgeben?
• Wer käme dafür in Frage und wo finde ich jemanden, der geeignet ist?
• Wie lange will ich diejenige/ denjenigen beschäftigen?
• Wie viel bin ich bereit, dafür auszugeben?

Grundsätzlich sollte man sich Gedanken darüber machen, ob man jemanden sucht, der Unterstützung bei der eigentlichen Projektarbeit leisten und daran mitwirken soll, oder ob eine helfende Hand benötigt wird, die alltägliche Angelegenheiten und gelegentlich Anfallendes übernimmt. Konkret würde dies an einem Beispiel bedeuten, sich folgende Fragen zu stellen, suche ich jemanden,…

• der mit mir z.B. eine Website / App konzipiert?
• der mir den Rücken frei hält, während ich eine Website / App erstelle?
• der mir regelmäßig Bürotätigkeiten etc. abnimmt?

Wie finde ich den geeigneten Mitarbeiter?

Ausgehend davon, von welchen Tätigkeiten man sich entlasten möchte, ist zu entscheiden, wer hierfür in Frage käme. Für eine fachliche Zusammenarbeit im Rahmen eines bestimmten Projekts können möglicherweise gewisse Fachkenntnisse notwendig sein, während für andere Bereiche, wie z.B. die bloße Übernahme von Schreib- oder Kommunikationstätigkeiten, keine besonderen Fähigkeiten über eine Einweisung hinaus nötig sind. Dementsprechend bieten sich folgende Zielgruppen an, aus denen man je nach Bedarf und eigenen Vorstellungen wählen könnte:

• Freelancer-Kollegen mit weniger Auslastungsrate
• Studenten, ggfs. einer bestimmten Fachrichtung
• Jobsuchende, die eine geringfügige Beschäftigung, Halbtags- oder vielleicht sogar Vollzeitstelle suchen

Geeignete Kandidaten lassen sich über mehrere Wege suchen und finden. Nahe liegt ein erstes Umhören im Familien-,Freundes-, Bekannten- und Kollegenkreis. Darüber hinaus kann systematisch über folgende Kanäle gesucht werden:

• Stellenanzeige in lokalen Zeitungen schalten
• Aushänge in Uni und FH („Schwarzes Brett“)
• Websites und Jobbörsen im Internet durchforsten
• In Social Media(-Gruppen) entsprechende Posts einstellen bzw. beachten
• An die hiesige Arbeitsagentur herantreten

Die Vorteile eines freien Mitarbeiters

Wenn nur eine punktuelle Entlastung bzw. Unterstützung im Hinblick auf eine Projektphase hin angestrebt ist, bei der sich eventuell noch nicht einmal sagen lässt, wie lange sie andauern wird, empfiehlt sich die Anstellung freier Mitarbeiter. Grundsätzlich muss man für diese keinerlei Sozialabgaben bezahlen, zudem unterliegt ein derartiges Beschäftigungsverhältnis keiner Kündigungsfrist.

Hier können folglich flexible Absprachen getroffen werden. Nachteil: Oft arbeiten freie Mitarbeiter gleichzeitig für mehrere Instanzen. Durch die fehlende Kündigungsfrist kann auch der freie Mitarbeiter letztlich kündigen, wann er will. Es kann daher zu Konflikten durch Überschneidung oder gar zum plötzlichen Ausscheiden des Mitarbeiters kommen.

Im Rahmen eines „Minijobs“ (bis 520 Euro/Monat) kann man sich einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin mit einem begrenzten Lohn- und Stundenkontingent sichern. Zusätzlich zu den 520 Euro Lohn kommen auf den Arbeitgeber noch Sozialabgaben und Steuern zu. Dafür können der 520-Kraft dann im Rahmen von beispielsweise 10 Stunden wöchentlich Aufgaben übertragen werden.

Dies eignet sich besonders für administrative Arbeiten. Die Kündigungsfrist beträgt in der Regel einen Monat. Fachlich ausgebildete Kräfte sind im 520 Euro-Bereich tendenziell eher schwieriger zu finden, so dass der Minijob weniger in Frage kommt, wenn es um die Suche nach einem Fachmitarbeiter geht.

Die Vorteile eines festen Mitarbeiters

Wenn bereits abzusehen ist, dass die angenommenen Aufträge eine langfristige Auslastung mit sich bringen oder ein Ende der Flut an eingehenden Aufträgen und Projektanfragen nicht absehbar ist, kann sich die Einstellung eines festen Mitarbeiters auszahlen. Hierbei wäre u.a. zu Bedenken, von wo aus der Mitarbeiter seine Arbeit dann erledigen soll.

Zudem ist in diesem Fall damit zu rechnen, dass ein hoher finanzieller Aufwand anfällt, der mit dem Bruttolohn für einen fest angestellten Mitarbeiter fällig wird. Dies kann aber dennoch günstiger kommen als die Kosten für einen freien Mitarbeiter, zudem gewinnt man den Vorteil der „Unternehmensbindung“.

Welche finanziellen Mittel muss ich einplanen?

Welcher finanzielle Mehraufwand durch die Anstellung eines zusätzlichen Mitarbeiters entsteht, hängt von Art und Umfang der Beschäftigung sowie von der Qualifikation des Bewerbers ab. Das Honorar für freie Mitarbeiter wird im Regelfall mit dem Bewerber vorab ausgehandelt und verbindlich vereinbart.

Kosten für Sozialversicherung oder bezahlten Urlaub fallen nicht an. Für Minijobs hingegen ergeben sich Zusatzkosten für Beiträge zu Kranken- und Rentenversicherung sowie Umlagen, außerdem ist ein Urlaubsanspruch des/der Beschäftigten zu berücksichtigen. Im Falle von Krankheit ist der Lohn darüber hinaus fortzuzahlen, was wiederum im Falle eines freien Mitarbeiters nicht gilt.

Am deutlichsten fällt die Festanstellung eines Mitarbeiters finanziell ins Gewicht. Bruttolohn, Sozial- und Versicherungsabgaben sowie Urlaubsanspruch und das Recht auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall sind hier zu berücksichtigen. Hinzu kommt ferner eine längere Kündigungsfrist sowie ggfs. eine verbindlich vereinbarte Vertragslaufzeit.

Welche Abgaben muss ich zahlen?

Grundsätzlich gilt: Je nach Qualifikation (Ausbildung, Studium, Projekterfahrung etc.) ist mit einem höheren Arbeitsentgelt zu rechnen. Im Falle der Beschäftigung eines Mitarbeiters sollte man sich daher vorsichtshalber stets über folgende Aspekte informieren:

• Kranken-, Sozial- und Rentenversicherungsbeiträge
• Anfallende Umlagen
• Abgaben und Steuern
• Lohnniveau und Gehaltsvorstellungen (ggfs. branchen-/tätigkeitsspezifisch)

Brauchen Sie jedoch jemanden für die täglich anfallenden Bürotätigkeiten, so haben Sie auch eine andere Möglichkeit. Als Freiberufler können Sie zum Beispiel Ihre Ehefrau anstellen.