Projektbeschreibung formulieren: Was muss rein?

Um fähige Freelancer zu finden, die eine Geschäftsidee realisieren, müssen Auftraggeber Wert auf eine einwandfreie Kommunikation legen. Der erste Schritt ist eine aussagekräftige Projektbeschreibung mit klaren Anforderungen. Wir haben das Wichtigste dafür zusammengefasst. Außerdem bieten wir eine kostenlose Projektbeschreibung-Vorlage für den Download als Word-Datei, PDF und ODT an.

Das Wichtigste in Kürze

• Definition: Eine Projektbeschreibung fasst die wesentlichen Elemente eines Projekts zusammen und erklärt sie für alle Beteiligten (z.B. Freelancer oder Stakeholder). Sie funktioniert im Prinzip ähnlich einer Stellenanzeige.
• Der Aufbau setzt sich zusammen aus: Detaillierte Kurzbeschreibung (inkl. Aufgaben und Ziele), Schlagwörter, Hard und Soft Skills und Stundensatz bzw. Budget und Zeitplan.
• Stundensatz nicht weglassen: 70 % der Freelancer lehnen Projekte ab, wenn der Stundensatz zu niedrig ist (laut Freelancer-Kompass 2026).
• Konkret werden: Unklare Anforderungen und Briefings sind mit 55 % die häufigste Hürde in der Projektkommunikation.

Projektbeschreibung: Kostenlose Vorlage

Für die bessere Übersicht haben wir hier eine Reihe an Vorlagen für die Projektbeschreibung – als Word, PDF oder ODT.

Download als Word

Download als PDF

Download als ODT

Unser praktisches Word-Formular müssen Projektanbieter lediglich herunterladen, ihre eigenen Angaben bequem eintragen (oder auswählen) und im gewünschten Format abspeichern. Noch bequemer ist, Projekte über unseren Editor auf freelancermap direkt zu erstellen.

Die Vorteile auf einen Blick:

• Bequeme Erstellung ohne lästigen Datei-Download und -Upload
• Schlagwörter werden automatisch aus der Projektbeschreibung entnommen
• Projekt komfortabel live-schalten und Bewerbungen erhalten

Definition: Was ist eine Projektbeschreibung?

Als eine Projektbeschreibung bezeichnet man ein Dokument, das die wesentlichen Informationen eines Projekts zusammenfasst und erklärt.

Bei der Beauftragung von Freelancern dient die Projektbeschreibung als Kommunikationsmittel zwischen den Projektbeteiligten bzw. Auftraggebern und anderen Stakeholdern wie beispielsweise Freiberuflern. Man kann sich die Projektbeschreibung auch wie eine Stellenausschreibung vorstellen, auf die sich freie Mitarbeiter bewerben können.

Potenzielle Auftragnehmer werden so über die wichtigsten Eckpunkte der Zusammenarbeit, also des Projekts, informiert:

• Konzept
• Rahmenbedingungen
• Zielsetzung
• etc.

Bei der Erstellung einer Projektbeschreibung gilt: Je detaillierter die Beschreibung, desto besser kann sich der potenzielle Auftragnehmer ein Bild von dem Projekt und dessen Umfang machen.

Aufbau: Was muss rein? (+ Beispiele)

Unternehmen oder Recruiter sollten zunächst in aller Kürze ihre Projektidee formulieren und ein klares Ziel festlegen, um ein Grundgerüst für die Zusammenarbeit zu schaffen.

Mit dieser Grundlage kann die Beschreibung also schon einmal gestartet werden.

Generell sollte eine aussagekräftige Profilbeschreibung folgende Punkte enthalten:

1. Aussagekräftiger Titel
2. Detaillierte Kurzbeschreibung (inkl. Aufgaben und Ziele)
3. Schlagwörter
4. Hard und Soft Skills
5. Arbeitsmodell und Einsatzort (remote, hybrid, etc.)
6. Stundensatz bzw. Budget und Zeitplan

Nachfolgend sehen wir uns die einzelnen Inhalte und den Aufbau einer Projektbeschreibung anhand unseres Beispiels ganz genau an:

1. Aussagekräftiger Titel

Ein aussagekräftiger Titel ist das A und O einer Projektbeschreibung und dient als Aushängeschild für das Projekt. Dem potenziellen Auftragnehmer sollte auf den ersten Blick klar sein, was das Unternehmen sucht.

„Quality Expert“ ist beispielsweise treffender formuliert als „Freelancer gesucht“ und vor allem knackiger als „Quality Expert für eine Webanwendung zum Onlineverkauf von digitalen Services, die im Backend über Schnittstellentests (REST API) qualitätsgesichert werden kann“.

Man sollte bevorzugt die Berufsbezeichnung verwenden, die das Unternehmen benötigt und überflüssige Informationen weglassen. Der Titel sollte möglichst ‚on point‘ formuliert und mit maximal einem Schlagwort, neben dem Haupt-Schlüsselwort, in der Überschrift versehen sein. Beispiele für „Quality Expert“ wären etwa:

• Quality Expert für eine Webanwendung
• Quality Expert – 100 % remote
• Mechanischer Bauleiter (m/w/d)
• Consultant Modern Work (m/w/d)
• Testing Manager (m/w/d)
• Salesforce Admin Expert:in – Telekommunikation

Wer seine Projektbeschreibung mit weiteren Informationen anreichern möchte, kann hierfür die Kurzbeschreibung im nächsten Schritt nutzen.

2. Detaillierte Kurzbeschreibung (inkl. Aufgaben und Projekt-Ziele)

Aufgaben- und Zielbeschreibung sind die wichtigsten Elemente der Projektbeschreibung, da Unternehmen hier genau auflisten können, was gesucht wird und was erreicht werden soll. Was jetzt bereits für das Ergebnis wichtig ist, kann der Freelancer diesem Segment entnehmen und somit abwägen, wie viel Zeit das Projekt in Anspruch nehmen wird. Der Aufgabenbereich sollte daher so detailliert wie möglich eingegrenzt sein.

Lese-Tipp: Welche Dinge nicht in eine Projektbeschreibung gehören, erklären wir in unserem Blogartikel „Projektausschreibungen: die 5 absoluten No-Go´s“ ausführlich.

An dieser Stelle sollte sich über alle Eventualitäten Gedanken gemacht werden, die zu Unklarheiten führen können. Der Umfang des Projekts ist zudem ausschlaggebend für den Preis, den ein Freelancer für seine Arbeit verlangt.

Wie der Freelancer-Kompass 2026 ergab, rechnen 41 % der Freelancer über Stundensätze ab, 23 % über Mischmodelle und 14 % über Tagessätze. Nur 12 % rechnen über einen Pauschalpreis pro Projekt ab.

Wie wichtig hier Präzision ist, wird an einer anderen Stelle wichtig: 55 % der befragten Freelancer nennen unklare Anforderungen und Briefings als häufigste Hürde in der Projektkommunikation. Danach folgen verzögerte Rückmeldungen (47 %) und fehlende Entscheidungskompetenz auf der Kundenseite (42 %).

3. Schlagwörter

Die Schlagwörter, oder auch Keywords genannt, werden hauptsächlich auf Projektbörsen oder Business Netzwerken wie LinkedIn verwendet. Vergleichbar sind sie mit Hashtags auf sozialen Medien. Suchen potenzielle Auftraggeber nach solch einem Schlagwort, werden diesem alle Projekte angezeigt, die dieses Keyword enthalten.

Beispiele hierfür sind Programmiersprachen oder Softwares, die ein Freelancer für das ausgeschriebene Projekt beherrschen sollte. Auch Synonyme für das gesuchte Berufsbild können hier verlinkt werden, um die Reichweite des Projekts zu erhöhen. Oft genutzte Schlagwörter sind etwa:

• Beratung
• Gesundheit und Sicherheit
• SAP
• Informatik
• Dokumentation
• Personalberatung
• Koordination
• Cloud
• Backend
• Vertrieb

und viele mehr.

4. Hard und Soft Skills

Unter Hard und Soft Skills sollten Qualifikationen und Fähigkeiten angegeben werden, die der potenzielle Auftragnehmer mitbringen soll: Software, Programmiersprachen oder Kenntnisse über sonstige Anwendungen, welche der Freelancer bei der Umsetzung des Projekts benötigt.

Die gewünschten Skills sollten, der Übersichtlichkeit halber, mithilfe von Bulletpoints aufgelistet werden. Da Recruiter oder entsprechende Mitarbeiter des Unternehmens eng mit dem freien Experten zusammenarbeiten werden, sollte der neue Kollege gewisse Soft Skills mitbringen. Beispiele dafür sind:

• Kommunikationsfähigkeit,
• Problemlösungskompetenz und
• Eigenmotivation.

Sollte der freie Mitarbeiter räumlich und zeitlich flexibel sein, muss man das ebenfalls angeben. Falls das Projekt sehr komplex ist, sollte der Soft Skill „Durchhaltevermögen“ oder „Hands-on-Mentalität“ unbedingt in die Projektbeschreibung integriert werden.

5. Arbeitsmodell und Einsatzort

Kein anderer Punkt kostet so viele Bewerbungen wie ein fehlender oder unklarer Remote-Anteil. Fast die Hälfte – 49 % – der befragten Freelancer lehnen Projekte dann ab, wenn keine Remote-Arbeit vorgesehen ist, weitere 18 %, wenn der Arbeitsweg zu weit ist. 71 % der Freelancer erledigen ihre Projektarbeit aus dem Homeoffice und nur etwa 22 % arbeiten hybrid.

Auf freelancermap zeigt sich derselbe Trend in den Plattformdaten: 94 % der meistgeklickten und meistbeworbenen Projekte des Jahres 2025 waren vollständig remote ausgeschrieben.

6. Zeitplan und Stundensatz

Zeitplan

Freelancer erwarten einen realistischen Zeitplan. In der Realität verhält es sich so, dass die Mediane Projektlaufzeit auf freelancermap bei 6 Monaten liegt.

In der Praxis bewährt sich das Aufsetzen von Meilensteinen und Deadlines, um dem freien Mitarbeiter zu vermitteln, wann welche Aufgabe abgeschlossen sein muss – so werden Missverständnisse in der Kooperation vermieden.

Mithilfe agiler Projektmanagement-Softwares wie Jira, kann der Freelancer in Sprints arbeiten. Hier wird deshalb ein entsprechender Zugang benötigt. Dieses Vorgehen kann die Organisation und Zusammenarbeit wesentlich erleichtern und verschafft Auftraggebern einen Überblick über den Fortschritt des Projekts

Stundensatz

Auch die realistische Kalkulation des Budgets, das für das Projekt zur Verfügung gestellt wird, ist von großer Wichtigkeit für die Projektbeschreibung. Hier erwarten Freelancer klare Angaben, um die Preise und den Aufwand kalkulieren zu können. Das Budget sollte daher genau festgelegt sein und wie viele Entwürfe oder Änderungen realisierbar sind. Je mehr davon vorgesehen ist, umso höher der Arbeitsaufwand.

Freelancer möchten für ihre Arbeit fair entlohnt werden und nicht zu Dumpingpreisen arbeiten. Ein zu niedriger Stundensatz ist im Freelancer-Kompass 2026 der mit Abstand häufigste Ablehnungsgrund: 70 % der Befragten sagen aus diesem Grund ab. Daher sollte das Budget unbedingt realistisch kalkuliert sein.

Unternehmen sollten sich außerdem immer ein Angebot machen lassen und anschließend einen Stundensatz verhandeln, mit dem beide Vertragspartner zufrieden sind.

Zur Orientierung: Der durchschnittliche Stundensatz lag 2026 bei 103 Euro die Stunde und ist damit erstmals seit Beginn der Erhebung gesunken (2025 lag er bei 104 Euro die Stunde). Je nach Fachgebiet und Erfahrungslevel liegt die Spanne deutlich darüber oder darunter.

Ein weiterer Hinweis für die Kalkulation: 62 % der Freelancer planen 2026 keine Änderung ihres Stundensatzes, 29 % wollen erhöhen. Große Verhandlungsspielräume nach unten sind also nicht zu erwarten.

Aktuelle Stundensätze finden sich zur Orientierung in unserem Freelancer-Verzeichnis.

Projektbeschreibung Beispiel

Hinweis: Unser Beispiel einer Projektbeschreibung können Auftraggeber ganz komfortabel aus diesem Beitrag herauskopieren und in ein Textprogramm ihrer Wahl einfügen. Alternativ stellen wir jeweils eine Projektbeschreibung-Vorlage zum kostenlosen Download als Word und als PDF am Ende dieses Artikels bereit.

Projekttitel (z. B. „Quality Expert (m/w/d)“)

Ansprechpartner

Vorname Nachname
Unternehmensbezeichnung
Straße
Postleitzahl und Stadt
Telefonnummer
E-Mail-Adresse
Website

Kurzbeschreibung

Gesucht wird ein Quality Expert (m/w/d) für eine Web- und App-Anwendung zum Onlineverkauf von digitalen Services, die im Backend über Schnittstellentests (REST API) qualitätsgesichert werden kann. Wir suchen erfahrene Tester mit einem hohen Grad an Qualitätsbewusstsein. Erfahrung sollte vor allem im test-methodischen Bereich (Testfallermittlung) vorhanden sein.

Fachspezifische Kenntnisse sind von Vorteil, jedoch nicht Voraussetzung für eine Beauftragung. Das Projekt wird zu 100 % remote durchgeführt, je nach Bedarf kann aber auch vor Ort in unserem Büro in Bonn gearbeitet werden.

Aufgaben

• Erstellen von Testfällen auf Basis schriftlicher Anforderungen
• Definition von Testdaten, ebenfalls auf Basis der gegebenen Anforderungen
• Durchführung von Testfällen und Auswertung der Ergebnisse
• Analyse, Beschreibung und Retest von Fehlern

Hard Skills

• Postman
• Kenntnisse verschiedener Webbrowser
• Excel und Windows
• Jira/Confluence
• Datenbanken
• Schnittstellen
• Dateiformate

Soft Skills

• Hoher Qualitätsanspruch
• Gutes technisches Verständnis
• Analytische Fähigkeiten
• Zielorientierung
• Eigeninitiative und Neugier

Stundensatz

103,00 €

Zeitplan

Projektstart: ab sofort
Projekt soll realisiert werden bis: 01.09.2027
Hinweis: Verlängerung um maximal 3 Monate möglich

Quelle aller Studiendaten: Freelancer-Kompass 2026, freelancermap GmbH. Basis: 5.412 befragte Freelancer, Freiberufler und Selbstständige aus dem DACH-Raum in vier Umfragen zwischen dem 17.11.2025 und dem 08.02.2026, ergänzt um anonymisierte Plattformdaten von über 400.000 freelancermap-Nutzern.

FAQ: Die häufigsten Fragen