Die Definition von Inkasso ist die Geltendmachung offener Forderungen. Bei einem Inkassoverfahren treibt ein beauftragtes und berechtigtes Inkassounternehmen die Forderungen seines Kunden ein.
Definition: Was ist Inkasso?
Der Begriff Inkasso beschreibt den professionellen Einzug von Forderungen, die ein Kreditor (Gläubiger) gegenüber einem Debitor (Schuldner) geltend machen will. In der Regel handelt es sich hierbei um unbezahlte Rechnungen seitens des Kunden. Um Inkasso zu betreiben, beauftragen Unternehmen (Gläubiger) in der Regel Anwalts- oder Inkassobüros.
Neben dem Forderungsmanagement kümmern sich Inkassounternehmen auch um die Debitorenbuchhaltung und das Mahnwesen. Wie bei den meisten Outsourcing-Aktivitäten auch, liegen die Gründe für die Auslagerung des Forderungsmanagements in der Kostenersparnis und dem Know-how der Inkassodienstleister. Mittels Beauftragung eines professionellen Inkassobüros geht die Eintreibung des Geldes meistens schneller und ist zeitsparender.
Ziele von Inkasso
Oberstes Ziel ist es, die Forderungen der Gläubiger einzutreiben. Die Einholung offener Forderungen geschieht bei seriösen Unternehmen niemals mittels Abschreckung oder überzogener Drohungen, sondern manifestiert sich immer in seriösen Formulierungen. Hierbei geht es nicht darum den Schuldner einzuschüchtern, sondern ihn daran zu erinnern, dass es seine Pflicht ist, die erbrachte Leistung mit dem vereinbaren Geldbetrag zu honorieren.
Inkasso: Definition, Ziele, Verfahren und Folgen
Wie wird Inkasso eingesetzt?
Der Regelfall: Kein Inkasso ohne Mahnung
Normalerweise werden Inkassounternehmen erst dann beauftragt, wenn der Zahlungsverzug eingetreten ist. Ist eine Zahlungsfrist abgelaufen, verschickt der Unternehmer in der Regel immer eine erste Zahlungserinnerung. Bleibt diese unbeachtet, folgt im weiteren Verlauf die erste Mahnung. Ist die dritte Mahnung ebenfalls versandt, die Rechnung aber weiterhin nicht beglichen, ist der Gläubiger in jedem Fall in der Position ein Inkassounternehmen beauftragen zu können.
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Ausnahme: Inkasso ohne Mahnung:
Bestimmte Umstände erlauben es, ein Inkassoverfahren ohne das Ausstellen von Mahnungen einzuleiten. Sind seit dem Ausstellen der Rechnung bereits 30 Tage oder mehr vergangen, in denen der Kunde noch nicht gezahlt hat, kann das Inkassoverfahren sofort beginnen, auch wenn davor noch keine Mahnung verschickt wurde. Dies ist in der Regel ein Ausnahmefall, da die meisten Gläubiger den unkomplizierten Weg des Mahnwesens zunächst bevorzugen.
Ablauf: Wie funktioniert das Inkassoverfahren?
Das Inkassoverfahren beginnt dann, wenn ein Schuldner ausstehende Forderungen bei einem Unternehmen nicht begleicht, welches er vertragsgemäß für eine Leistungserbringung entlohnen sollte. Der Gläubiger führt dann entweder ein internes Inkassoverfahren durch oder beauftragt einen externen Dienstleister. Das Inkassoverfahren kann aus vier Phasen bestehen:
1. Das vorgerichtliche Inkassoverfahren
Bevor es zu einem gerichtlichen Mahnverfahren kommt, führt die Inkassogesellschaft zunächst ein vorgerichtliches Verfahren durch. In diesem Verfahren wird zunächst der Auftrag des Gläubigers angenommen und alle Informationen in die interne Datenbank des jeweiligen Inkassodienstes übertragen. Im weiteren Verlauf erkundigt sich die Inkassofirma über die Bonität und dessen Negativdaten des Schuldners.
Hierzu wird eine Auskunft aus dem Schuldnerverzeichnis eingeholt. Im Anschluss daran, wird der Debitor vom Inkassobüro in Form einer Mahnung schriftlich kontaktiert. Diese erhält eine Zahlungsfrist, die im besten Fall eingehalten werden sollte. Sollte dies nicht der Fall sein, wird der Schuldner gegebenenfalls vom jeweiligen Inkassodienst angerufen, um auf die vergessene Zahlung hinzuweisen und bei fehlender Bonität eine Ratenzahlungsvereinbarung anzubieten.
Wird eine Ratenvereinbarung vereinbart, wird diese kontinuierlich von der Inkassofirma überwacht, bis die Schulden beglichen sind. Hat die vorgerichtliche Phase keinen Erfolg gebracht, ist das Verfahren beendet und die darauffolgenden Schritte werden eingeleitet.
2. Das gerichtliche Mahnverfahren
Trägt das vorgerichtliche Verfahren beim Schuldner keine Früchte, erteilt der Gläubiger gegenüber dem Inkassobüro den Auftrag zur Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens. Hierfür stellt der Inkassodienstleister zunächst einen Antrag auf Erlass eines Mahn- und Vollstreckungsbescheids beim zuständigen Gericht. Der Inkassodienst steht in diesem Fall immer im engen Kontakt mit seinem Auftraggeber und informiert ihn sofern der Kunde gegen den Bescheid Einspruch einlegt.
Der Auftraggeber entscheidet darüber, ob ein streitiges Verfahren vor dem Gericht durchgeführt werden soll. Hierfür muss der Auftraggeber mithilfe eines Rechtsanwaltes eine Klage einreichen. Legt der Schuldner keinen Widerspruch ein, beantragt der Inkassodienstleister nach Ablauf der Frist den Erlass eines Vollstreckungsbescheids. Ist dieser dem Schuldner zugestellt worden, ist das gerichtliche Mahnverfahren beendet.
3. Das nachgerichtliche Verfahren
Das Zwangsvollstreckungs– bzw. Pfändungsverfahren gehört ebenfalls zu den Aufgaben eines Inkassodienstes. Innerhalb dieses Verfahrens leitet der externe Dienstleister die Pfändung sämtlicher pfändbaren Vermögenswerte ein. Hierbei wird mittels Grundbuchauszug geprüft, ob Vermögenswerte vorhanden sind. Im Anschluss daran, kann das Inkassobüro die Abgabe der eidesstattlichen Versicherung oder sogar den Erlass eines Haftbefehls beantragen.
Hat der Schuldner im Gegenzug eine eidesstattliche Versicherung abgegeben oder die Mitteilung über die Eröffnung des Insolvenzverfahrens erhalten, ist das nachgerichtgliche Verfahren somit beendet. Aus Vollstreckungsmaßnahmen resultieren immer weitere Gerichtskosten, weshalb die Schuldner in der Regel alles daran setzen, dieses Verfahren zu vermeiden.
4. Das Überwachungsverfahren
Ist die Forderung noch nicht vollständig erfüllt, kommt es zum Überwachungsverfahren. Dabei wird der Schuldner regelmäßig auf seine Vermögensverhältnisse geprüft, um das nachgerichtliche Inkassoverfahren gegebenenfalls erneut einzuleiten. Rechtliche Grundlage bietet der §197 des BGB, welcher besagt, dass die Vollstreckung aus dem Titel bis zu 30 Jahre möglich ist.
Ablauf des Inkassoverfahrens
Was kostet ein Inkassodienstleister?
Wird ein Inkassobüro eingeschaltet, entstehen durch die Beauftragung sogenannte Inkassokosten. Diese müssen vom Schuldner übernommen werden. Gemäß dem Einführungsgesetz zum Rechtsdienstleistungsgesetz (kurz: RDGEG), dürfen Inkassodienstleister dieselben Kosten wie Rechtsanwälte ansetzen. Zulässige Kosten sind:
- Die Hauptforderung: Summe der offenen Rechnung
- Zinsen: Maximal 5% über dem Basiszinssatz
- Mahnkosten: Die erste Mahnung ist kostenfrei. Ab der zweiten Mahnung dürfen max. 2,50€ pro Mahnung verlangt werden
- Kosten für Bankrücklastschriften
- Auslagenpaschale: Max. 20€ pauschal für z.B. Porto, Telefon, Recherche etc.
Wie erkennt man ein seriöses Inkassounternehmen?
Dienstleister im Inkassobereich müssen in Deutschland den Vorgaben des Rechtsdienstleistungsgesetzes (RDG) entsprechen, das heißt: Jedes Büro muss gemäß §10 Rechtsdienstleistungsgesetz registriert sein. Hierfür benötigt es einen entsprechenden Registrierungsbescheid der zuständigen Aufsichtsbehörde. Ob ein Inkassodienstleister registriert ist, können Verbraucher im Rechtsdienstleistungsregister kostenfrei einsehen.
Dennoch gibt es unter registrierten Inkassounternehmen auch schwarze Schafe. Seriöse Inkassounternehmen sind zusätzlich oft Mitglieder in größeren Interessensverbänden wie z.B. dem Bundesverband Deutscher Inkasso Unternehmen e.V. (BDIU).
