Was macht eine Virtuelle Assistenz?

Die Virtuelle Assistenz ist ein selbstständiger Dienstleister, der Gewerbetreibende und Freiberufler im digitalen Raum unterstützt. Virtuelle Assistenten sind meist im Homeoffice oder in Coworking-Spaces im Einsatz. Die Kommunikation zwischen der Virtuellen Assistenz und den Auftraggebern erfolgt meist über E-Mail, Videokonferenzen, Telefonate oder Messenger.

Das Wichtigste in Kürze

• Virtuelle Assistenz ist ein flexibles Selbstständigen-Berufsbild, das administrative, organisatorische oder spezialisierte digitale Aufgaben übernimmt.
• Aufgabenfelder reichen von Backoffice- und Sekretariatsaufgaben über Social Media bis hin zu spezialisierten digitalen Services.
• Durchschnittliche Jahresgehälter liegen aktuell bei rund 39.200 Euro brutto, mit deutlichen Unterschieden nach Branche und Verantwortung.

Berufsbild

Die meisten Virtuellen Assistenten arbeiten als Freelancer für mehrere Auftraggeber. Feste Anstellungen gibt es seltener, aber sie sind möglich.

Eine Virtuelle Assistenz kann in sämtlichen Branchen Aufträge akquirieren. Zu den häufigsten Auftraggebern gehören Online Betriebe (z, B. Online Shops, Anbieter von Online Kursen, Online Coaching, Blogger und Podcaster), Handwerksbetriebe, Unternehmensberater, Buchhalter und Rechtsanwälte.

Aufgaben und Tätigkeiten

Jede Virtuelle Assistenz kann selbst entscheiden, welche Leistungen sie anbieten möchte. Zu den typischen Aufgaben zählen Sekretariat, Backoffice und Administration, Terminmanagement, elektronische Ablage, die Korrespondenz, das Korrigieren und Lektorieren von Texten, die Planung von Besprechungen, Vorbereitung von Meetings, Organisation von Reisen, das Erstellen von Präsentationen, Rechnungslegung, Sortieren von Belegen, Erfassen und Aktualisieren von Daten sowie inhaltliche Recherchen.

Auch das Social Media Management, die Initiierung der Profile in den sozialen Netzwerken (z. B. Facebook, Instagram, Pinterest, Twitter, Youtube, Xing) sowie der Aufbau einer Community gehören zu den Dienstleistungen vieler Virtueller Assistenten. Manche selbstständige Dienstleister bieten ihren Kunden auch Unterstützung beim Webdesign und bei Werbetexten an.

Welche Aufgaben hat eine Virtuelle Assistenz?

• Sekretariat, Backoffice und Administration
• Vorbereitung von Meetings und Präsentationen
• Social Media Management
• Unterstützung beim Webdesign und Werbetexten

Anforderungen und Kompetenzen

Zu den zentralen persönlichen Skills gehören Zuverlässigkeit, Präzision, Motivation, Engagement, Organisationstalent, Verantwortungsbewusstsein sowie eine strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise. Darüber hinaus sind eine schnelle Auffassungsgabe, ein gutes Zeitmanagement sowie Problemlösungskompetenz erforderlich.

Eine virtuelle Assistenz sollte bereit sein, sich immer wieder in neue Themenbereiche einzuarbeiten. Je nach Dienstleistungsangebot können weitere Skills hinzukommen, beispielsweise eine ausgeprägte Affinität zu Technik und digitalen Medien, Kreativität sowie ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten.

Was muss eine Virtuelle Assistenz können?

• Zuverlässigkeit und Organisationsstärke
• Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Kommunikationsfähigkeit
• Technisches Grundverständnis

Ausbildung und Voraussetzungen

Für diesen Beruf existiert keine formalisierte Ausbildung. Zukünftige Virtuelle Assistenten bereiten sich durch Online Kurse oder Praktika auf ihr Engagement vor. Durch Bücher und Tutorials ist auch die eigenständige Einarbeitung möglich.

Eine kaufmännische Ausbildung ist hilfreich. Viele Virtuelle Assistenten beginnen mit einfachen Tätigkeiten wie Recherche, Dateneingabe und Backoffice. Daher stellt der sichere Umgang mit dem PC und dem Internet eine Mindestvoraussetzung dar. Dann ist eine sukzessive Ausdifferenzierung des Dienstleistungsangebots möglich. Die Bereitschaft zur eigenständigen Kundenakquise sollte ebenfalls gegeben sein.

Weiterbildung

Um die Erfolgsquote bei der Akquise zu steigern, sollte sich eine virtuelle Assistenz regelmäßig weiterbilden. Durch Online Kurse, Studiengänge, Fernstudiengängen, Workshops oder Seminare bereiten sich Virtuelle Assistenten auf zukünftige Aufgaben und Aufträge vor. Typische Inhalte sind Office Management, Programmierung, Social Media Management, Online Marketing Management, Podcast-Service, Webdesign sowie Datensicherheit und Datenschutz.

Die Umsätze hängen von der Qualifikation, Erfahrung, der Arbeitszeit und der angebotenen Dienstleistung ab. Als Untergrenze gilt ein Stundensatz von 17 Euro. Dies führt bei einer Arbeitszeit von 40 Stunden pro Woche zu einem monatlichen Umsatz von 2.700 Euro. Um das Einstiegsgehalt zu berechnen, müssen hiervon aber die Kosten abgezogen werden.

Mit zunehmender Berufserfahrung ist ein Stundensatz von 50 Euro realistisch. Auch hierbei müssen aber die Kosten berücksichtigt werden, um das Top Gehalt zu ermitteln. Eine virtuelle Assistenz kann auch Pauschalpreise anbieten. Dazu ist es aber erforderlich, den Aufwand eines Projektes genau abzuschätzen.

Gehalt eines Virtuellen Assistenten

Wie viel verdienen festangestellte und selbstständige Virtuelle Assistenten? Und wer verdient mehr? Hier geben wir alle Details zu den Gehältern bzw. Stundensätzen.

Einen großen Gehaltsvergleich zwischen Freelancern und Festangestellten haben wir hier.

Wie viel verdient eine Virtuelle Assistenz?

Wie viel verdient eine selbstständige Virtuelle Assistenz?

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