Beschreibung
Gesucht: PMO / Projektassistenz Obsidian 40-50 % (w/m) September 2020 - September 2022. Könnte das interessant für Sie sein?Mit dem vorliegenden Abruf sollen Dienstleistungen im Bereich Project Office beschafft werden, die die Gesamtprojektleitung in allen anfallenden Planungs-, Organisations-, Controlling-, Erfassungs-, Monitoring-, Informations- und Kommunikationsaufgaben qualifiziert unterstützen.
Muss-Kriterien:
- 3 Jahre Erfahrung im Bereich PMO / Projektassistenz oder ähnlich
Bis zum Mandatsstart sind folgende Zertifikate vorzuweisen:
- Zertifikat IPMA Level D, gleichwertig oder höher;
- Zertifikat HERMES 5 Foundation
1.1 Ausgangslage
Die Anwendung VZAVG dient den kantonalen AVG Vollzugsstellen und dem Bund, die in der Schweiz bewilligten Arbeitsvermittlung- und Personalverleih Betriebe zu bewirtschaften. Auf dieser Anwendung werden Be-triebs-, Personen- und Bewilligungsdaten erfasst und mutiert sowie Arbeitsvermittlungs- und Personalver-leihbewilligungen erstellt, verwaltet und ausgedruckt.
Zudem werden alle Betriebe einmal jährlich dazu aufgefordert, online statistische Daten über ihre Tätigkeit einzulesen. Die erfassten Statistikdaten werden in zusammengefasster Form auf dem WEB Auftritt (www.avg-seco.admin.ch) des SECO veröffentlicht.
Der WEB Auftritt ist gleichzeitig das Verzeichnis der bewilligten privaten Arbeitsvermittlungs- und Personalverleihbetrieben.
Es dient den Stellensuchenden insbesondere auch dabei, einen bewilligten Arbeitsvermittlungs- oder Personalverleihbetrieb zu finden.
Die Anwender des VZAVG sind kantonale Mitarbeitende sowie Mitarbeitende von SECO PA.
Im VZAVG sind über 6‘700 Betriebe (Tendenz steigend) und ca. 7‘500 Leiter (Tendenz steigend) registriert.
Langfristig ist seitens des Systembetreibers der IBM Mainframe keine strategische Plattform mehr. Aus diesen sowie aus wirtschaftlichen Gründen soll die Anwendung neu erstellt werden.
Das SECO wird bis Mitte 2022 ein neues System konzipieren, welches mit einer vollständigen Digitalisierung die bestehenden Prozesse grundlegend vereinfacht. Als Ziellösung wird die SAP Plattform der ALK sowie das Online Portal arbeit.swiss angestrebt. Der Zugang erfolgt über das IAM ALV.
2 Beschrieb des Auftrags
2.1 Inhalt des Auftrags
Die Anbieterin erstellt ein Angebot für die administrative Unterstützung im Projekte Obsidian, neues VZAVG System. Die Leistungen umfassen das Projektmanagement Office (PMO), Unterstützung des Geschäftsprozessverantwortlichen, des Business Engineers und der Projektleitung.
Die zu erbringenden Leistungen umfassen:
? Terminkoordination und Terminvereinbarungen
? Übernahme von Reporting-Aufgaben für die Projektleitung
? Aufbau und Umsetzung des Projektcontrollings
? Tracking der Zeiterfassung des Projektteams
? Erstellung von Protokollen für Workshops und Besprechungen
? Koordination der Kommunikationen zwischen den Teilprojekten
? Ausarbeitung von Präsentationen zum Projektfortschritt oder Vertiefungsthemen
? Die Betreuung der SharePoint und/oder FABASOFT-Ablagestruktur des Projekts
? Ausarbeitung von Marketing- und Kommunikationstexten für Newsletter oder Pressemitteilungen für das Projekt
? Unterstützung bei der Erstellung von Projektdokumentationen (Lieferobjekte nach HERMES)
? Unterstützung der Projektleitung bei der Durchführung von qualitätssichernden Aufgaben
Die betrieblichen Anforderungen sowie die Grundsätze von HERMES an die Dokumentation sind sicherzustellen.
AP1:
Protokolle Sitzungen
Erwartetes Ergebnis: Erstellung von analytischen Protokollen zu Projektsitzungen.
Abnahmekriterien: Die Protokolle sind erstellt, sprachlich korrekt, gut verständlich und wo nötig freigegeben und abgelegt.
a. Inhalt / Methodik
Das Projekt führt verschiedene Sitzungen (regelmässige und einmalige) durch. Zur Nachvollziehbarkeit ist es unabdingbar, dass diese Sitzungen protokolliert werden. Die Protokolle sind aufzuteilen nach Informa-tion, Pendenzen, Entscheide. Ebenfalls müssen der Name der Sitzung (z.B. Projektausschuss-Meeting, Projektkernmeetings, …) sowie das Datum der Sitzung und die Anwesenden nachvollziehbar dokumentiert sein.
b. Messgrösse
Die erstellten und, wo nötig, freigegebenen Protokolle sind in der Projektablage abgelegt und können ein-gesehen werden. Freigegebene Protokolle sind als pdf-File abzulegen.
c. Termin
Laufend bis 30.09.2022.
AP2:
Unterstützung der Projektleitung in Reporting Aufgaben
Erwartetes Ergebnis: Sämtliche Auswertungen / Reportings, welche das Projekt erstellen muss, sind in der richtigen Form und in den richtigen Templates termingerecht er-stellt.
Abnahmekriterien: Die Auswertungen / Reportings können termingerecht zur Verfügung gestellt werden.
a. Inhalt / Methodik
Das Projekt muss verschiedene Auswertungen/Reportings erstellen. Deren Inhalt wird vom Projektleiter geliefert. Das Projektoffice muss sicherstellen, dass diese in den richtigen Templates erstellt sind, dass die Termine eingehalten werden und dass die Auswertungen/Reportings korrekt abgelegt sind.
b. Qualität
Templates von TC müssen benutzt werden.
c. Messgrösse
Alle Reporting-Papiere sind mit den richtigen Templates erstellt.
d. Termin
Laufend bis 30.09.2022.
AP3:
Unterstützung der Projektleitung in Controlling Aufgaben
Erwartetes Ergebnis: Die Aufwände der internen Projektmitarbeitenden und die Kosten der externen Projektmitarbeitenden müssen monatlich erfasst und aktualisiert werden.
Abnahmekriterien: Eine Übersicht über aufgelaufene Kosten und geleistete Stunden ist erstellt, aktuell und ein Bezug zu den SOLL-Kosten / Stunden ist erstellt.
e. Inhalt / Methodik
Die Aufwände der internen und der externen Projektmitarbeitenden müssen erfasst und aktualisiert werden. Ebenfalls muss sichergestellt werden, dass festgestellt wird, wenn Verträge auslaufen oder Kostendächer erreicht werden. Dazu muss das Projektoffice eine Vertragsübersicht erstellen, in dieser die Kostendächer pro Vertrag eingeben und mit den monatlichen Stundenrapporten aktuell halten. Bevor ein Kostendach erreicht wird, muss das Projektoffice den Projektleiter darauf hinweisen, damit Massnahmen ergriffen wer-den können.
Ebenfalls muss das Projektoffice auf monatlicher Basis einen Vergleich zwischen geplanten und geleisteten Stunden der internen Mitarbeitenden und externen Kosten erstellen und diese der Projektleitung zur Verfü-gung stellen.
f. Termin
Laufend bis 30.09.2022.
AP4:
Durchführung von Qualitätsmanagement-Aufgaben
Erwartetes Ergebnis: Für sämtliche Lieferergebnisse nach Projektplan werden die QS-Vorgaben eingehalten.
Abnahmekriterien: Befundlisten sind erstellt und von den Autoren / Ersteller kommentiert.
g. Inhalt / Methodik
Das Projektoffice unterstützt die Projektleitung bei der Erstellung des Prüfplans und setzt die Qualitäts-massnahmen anschliessend um. Insbesondere stellt es sicher, dass die Autoren die geplanten Termine für die einzelnen Versionen der Lieferobjekte einhalten und dass die richtigen Review-Personen das Lieferob-jekt reviewen und zeitgerecht ihre Befunde einreichen.
h. Messgrösse
Sämtliche Lieferobjekte des Projekts sind erstellt. Die Erarbeitungen der Lieferobjekte (Entscheidungen, Befunde) sind nachvollziehbar.
i. Termin
Laufend bis 30.09.2022.
AP5:
Terminkoordination im Rahmen des Projekts
Erwartetes Ergebnis: Die Projekttermine werden koordiniert, es werden Einladungen versandt, es stehen Räumlichkeiten zur Verfügung.
Abnahmekriterien: Meetings im Rahmen des Projekts können durchgeführt werden.
j. Inhalt / Methodik
Das Projekt führt verschiedene Meetings durch (? Kapitel 2.1.1.1). Zur Durchführung dieser Meetings muss das Projektoffice sicherstellen, dass ein genügend grosser Zeitraum gefunden wird, in welchem die Teil-nehmenden Zeit haben und ein entsprechendes Sitzungszimmer zur Verfügung steht.
k. Termin
Laufend bis 30.09.2022.
AP6:
Betreuung der Ablagestrukturen
Erwartetes Ergebnis: Die Ablageorte Acta Nova und Sharepoint sind aktuell und enthalten die aktuellen Inhalte gemäss den Vorgaben des Projekthandbuches. Ergeb-nisse, welche für den Applikationsbetrieb notwendig sind, werden im Atlassian Werk-zeug Confluence als WIKI erfasst.
Abnahmekriterien: Alle Lieferergebnisse werden gemäss den Vorgaben des Projekthandbuchs abgelegt..
l. Inhalt / Methodik
Das Projekt verwendet als Projektablage Sharepoint. Ergebnisse, welche für den Applikationsbetrieb not-wendig sind, werden im Confluence als WIKI erfasst. Zusätzlich müssen alle Unterlagen, welche für den Nachweis der ordnungsgemässen Führung des Projektes notwendig sind, im Acta Nova abgelegt werden. Das Projektoffice muss dafür Sorge tragen, dass diese Unterlagen an den richtigen Positionen in den rich-tigen Versionen abgelegt und empfängergerecht zugänglich sind.
m. Termin
Laufend bis 30.09.2022.
AP7:
Unterstützung der Projektleitung in Marketing- und Kommunikationsaufgaben
Erwartetes Ergebnis: Erstellung eines Kommunikationskonzepts und Durchführung der darin enthaltenen Massnahmen.
Abnahmekriterien: Das Kommunikationskonzept wird freigegeben, die Massnahmen termingerecht umgesetzt.
n. Inhalt / Methodik
Das Projektoffice unterstützt bei der Erstellung des Kommunikationskonzepts und setzt die darin definierten Massnahmen (z.B. projektinterner Newsletter, TC-Newsletter) um.
o. Termin
Laufend bis 30.09.2022.
3.2 Dauer und Umfang des Auftrags
Der Auftrag beginnt am: 14.09.2020
und endet am: 30.09.2022
benötigte Rolle: Project Office Manager / Projektassistenz
Der Umfang der benötigten Leistungen wird auf max. 1’600 Stunden geschätzt, wobei diese zeitlich auf 25 Monate verteilt sind => ca. 40-50% Pensum
Arbeitsort: Bern
Bitte senden Sie mir bei Interesse eine Mail oder rufen Sie mich an ( / )
Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme
Freundliche Grüsse
René Schwab
Schwab Solutions GmbH