Referenzschreiben für Freelancer: Wichtigste Infos & Muster - Freelancer Blog

Referenzschreiben für Freelancer: Wichtigste Infos & Muster

14. September 2023 / 5 Min /

Häufig stehen Freelancer vor dem Problem, die eigenen Erfahrungen belegen zu müssen. Hierbei helfen Referenzschreiben. Der nachfolgende Artikel verrät, was es zu beachten gilt.

Was ist ein Referenzschreiben für Freelancer?

Mit dem Referenzschreiben wird Freelancern durch deren Auftraggeber ein Schreiben verfasst, das die Arbeit des Freelancers ausschließlich positiv bewertet und ihn als Auftragnehmer für neue Aufträge und Projekte empfiehlt. Es bestätigt die Zufriedenheit der Kunden noch einmal und wertet die geleistete Dienstleistung auf.

Dabei werden fachliche Fähigkeiten und Erfolge genauso bewertet wie die Persönlichkeit des Freelancers und die Zusammenarbeit mit Kollegen. Gute Referenzen sind meist Türöffner für die erfolgreiche Projektakquise und sorgen dafür, dass Qualifikationen und Errungenschaften eines Freelancers glaubwürdig erscheinen. Der Aussteller des Schreibens ist in der Regel entweder ein ehemaliger Vorgesetzter oder Auftraggeber des Freiberuflers. 

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Referenzschreiben vs. Empfehlungsschreiben

Der Unterschied zwischen Referenzschreiben und Empfehlungsschreiben ist ein ganz einfacher: Für das Referenzschreiben wird aufgrund des empfehlenden Charakters häufig der Begriff „Empfehlungsschreiben“ verwendet. Das ist so aber nicht ganz richtig. Es existiert tatsächlich ein wesentlicher Unterschied zwischen einem Empfehlungsschreiben und dem Referenzschreiben:

  • Empfehlungsschreiben sind in der Regel an einen bestimmten Empfänger oder Empfängerin gerichtet bzw. an dies adressiert und beziehen sich auf die Zukunft. Es soll somit der Freelancer für eine bestimmte, künftige Aufgabe empfohlen werden. 
  • Referenzen für Freelancer sind im Schwerpunkt auf die Vergangenheit bezogen. Mit ihnen werden vor allem Qualifikationen und bisher ausgeübte Tätigkeitsschwerpunkte aufgegriffen. Im Gegensatz zu Empfehlungsschreiben sind Referenzen nicht an einen bestimmten Empfänger adressiert.

Referenzschreiben oder Portfolio für Freiberufler

Für freie Experten ist es essenziell, Nachweise über die Art, Qualität und den Erfolg ihrer Leistungen zu erhalten.  Mit Ihnen können Freelancer ihre Expertise aufzeigen und ihr Selbstmarketing durch die positive Einschätzung dritter Personen stärken. Freelancer sollten daher unbedingt als Qualitätsnachweis für potenzielle Auftraggebende ein Referenzschreiben von ihren zufriedenen Kunden verlangen. Oftmals ist diesen allerdings gar nicht bewusst, dass es ein solches Referenzschreiben gibt, weshalb es sinnvoll ist, aktiv auf die jeweiligen Auftraggeber zuzugehen. Je nach Branche können die Referenzschreiben mit aussagekräftigen Arbeitsbeispielen für Freiberufler unabdingbar sein, um neue Aufträge zu sichern. Daher lohnt es sich auch, aus den erfolgreichsten und beeindruckendsten Arbeiten ein Portfolio zu erstellen, das die schriftlichen Referenzen unterstützt. Das schindet nicht nur Eindruck bei potenziellen Kunden, sondern kann auch aus der Masse hervorstechen.

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Inhalt und Aufbau

Inhaltlich setzt sich ein Referenzschreiben aus der Beschreibung der ausgeführten Tätigkeiten, der Leistungsbeurteilung und der Verhaltensbeurteilung zusammen. Aber auch die Abschlussformel, die Dank oder sogar Bedauern ausdrücken kann, ist zusammen mit der Formulierung der Zukunftswünsche aussagekräftig. Selbstverständlich sind Ort, Datum und Unterschrift auf dem Schriftstück obligatorisch.

Referenzschreiben für Freiberufler müssen keiner bestimmten Form oder Struktur folgen. Mit dem Referenzschreiben soll sogar eine persönliche Form gewahrt bleiben. Daher werden sie vom Referenzgeber oder von der Referenzgeberin auch in der Ich- bzw. Wir-Form verfasst. Dennoch existieren gewisse Standards bezüglich des strukturellen Aufbaus:

  • Briefkopf des Ausstellers
  • Telefonnummer des Ausstellers (für Rückfragen)
  • Datum und Betreff (z. B. „Referenz für…“)
  • kompakte Vorstellung des Ausstellers
  • Zeitraum der Zusammenarbeit mit dem Freelancer
  • Qualifikationen und Fähigkeiten (mit Bezug zu konkreten Aufgaben)
  • Erfolge des Freiberuflers (besonders erwähnenswerte Leistungen)
  • Sozialverhalten und Bewertung (Persönlichkeit, Soft-Skills, Eignung für angestrebte Tätigkeit)
  • Unterschrift des Ausstellers
Vorlage Referenzschreiben

Darauf sollten Freelancer bei Referenzen achten

Freiberufler verbringen einen großen Teil ihrer Zeit mitSelbstmarketing. Neben der Dokumentation von Arbeitsproben haben sich im sogenannten Referenz-Marketing auch berufliche Empfehlungen oder Referenzschreiben etabliert. 

Eine Referenz muss als freiwillige Leistungsdokumentation keiner festgelegten Struktur folgen. Der Auftraggeber sollte daher rechtzeitig nach ein paar Zeilen gefragt werden, der die Arbeitsergebnisse festhält.

Inhaltlich sollte in einem Referenzschreiben aber ähnliche Informationen enthalten sein wie in einem Arbeitszeugnis. Es gilt immer zu prüfen, ob folgende Punkte im Referenzschreiben vorhanden sind:

  • Wer ist der Auftraggeber?
  • In welchem Zeitraum wurde die Dienstleistung erbracht?
  • Was war der Auftrag, worin bestanden die Tätigkeitsfelder konkret?
  • Wie war die interne und externe Zusammenarbeit (Mitarbeiter, Projektleiter, Auftraggeber, externe Gesprächspartner)
  • War der Auftraggeber mit den Resultaten zufrieden (Fachkompetenz, Zielerreichung)?
  • Ansprechpartner sowie Telefonnummer oder E-Mail-Adresse des Auftraggebers
  • Abschlussformel, Unterschrift

Referenzschreiben als Marketingtool verwenden

Das Referenzschreiben ist auch heute noch ein unfassbar wichtiges Werbemittel, um als Freelancer innerhalb einer Bewerbung, auf einer Website oder den Social Media Kanälen die erworbenen und angewandten Qualifikationen, Fähigkeiten und Fertigkeiten zu belegen.

Mehr hilft jedoch nicht immer mehr. Besonders in Bewerbungen sollten nicht viele, sondern relevante Referenzen hinzugefügt werden. Die Begrenzung auf die aktuellen, mit dem meisten Bezug zum neuen, angestrebten Projekt ist hierbei zu empfehlen.

Grundsätzlich wird eine Referenz vom Referenzgeber durchweg positiv formuliert und ist somit ein perfektes Instrument für Marketingaktivitäten. Hierbei kann man besonders treffende Formulierungen – vorausgesetzt der Aussteller ist mit der Publikation einverstanden – als Testimonials verwenden.

Tipp für Selbstständige: Muster vorbereiten

In manchen Unternehmen fehlt es oftmals an Zeit, Schriftstücke über die Leistung eines Freelancers zu erstellen, zumal sie dazu auch arbeitsrechtlich nicht verpflichtet sind. Wer eine Referenz erhalten möchte, sollte die Sache für die Referenzgeber möglichst einfach halten.

Am besten ist es daher, einen entsprechenden Entwurf unterschriftsreif vorzubereiten und vom Auftraggeber unterzeichnen zu lassen.

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