Was macht ein Office Manager?

Ein Office Manager ist das zentrale Organisations- und Steuerelement im Unternehmen. Er ist das Bindeglied zwischen der Unternehmensleitung und den Mitarbeitern und für die effiziente Gestaltung von Arbeitsabläufen und Büroorganisation zuständig. Dabei muss ein Office Manager stets den Überblick über das ganze Unternehmen behalten und sich stetig weiterentwickeln, um mit den dynamischen Veränderungen in seinem Berufsfeld Schritt halten zu können.

Das Wichtigste in Kürze

• Koordination administrativer Prozesse, Team-Kommunikation und Effizienzsteigerung.
• Das durchschnittliche Bruttojahresgehalt liegt bei 39.000 Euro.
• Anerkannte IHK-Zertifikate und berufliche Qualifizierungen stärken berufliche Chancen.

Berufsbild

Nur sehr wenige Berufsfelder haben in den letzten Jahrzehnten einen so großen Wandel durchlaufen wie die klassische Büroarbeit. Mit der Entwicklung zahlreicher IT Programme und Kommunikationsmittel und der damit verbundenen Digitalisierung sind die Möglichkeiten effizient zu arbeiten, so groß wie nie zuvor. Gleichzeitig verändern sich die Anforderungen an die Mitarbeiter.

Genau an dieser Stelle kommt der Beruf des Office Managers, oder auch Büroleiter genannt, ins Spiel. Office Management ist damit ein Teilbereich der Unternehmensadministration mit Fokus auf Planung, Organisation und Koordination.

Ein Office Manager ist für das reibungslose Funktionieren aller Tätigkeiten im Büroalltag verantwortlich. Dabei ist er die rechte Hand des Managements und fungiert als Bindeglied zwischen den Führungskräften und den Mitarbeitern. Seine Tätigkeit ist sehr vielfältig, denn hierzu gehört viel mehr als bloß E-Mails zu schreiben, Kundenanrufe zu bearbeiten oder ein paar Termine in MS Office zu organisieren.

Je nach Größe, Art und Struktur des Unternehmens hat der Office Manager Einblicke in viele verschiedene Bereiche und muss stets den Überblick behalten. Den Arbeitsalltag einer Abteilung und der jeweiligen Führungskräfte effizient organisieren – dies ist die Hauptaufgabe im Office Management und macht die Tätigkeit spannend, aber auch verantwortungsvoll.

Aufgaben und Tätigkeiten

Als Office Manager erfüllt man ein breites Spektrum an Aufgaben. Zu den konkreten Tätigkeiten eines jeden Office Managers gehören üblicherweise klassische Sekretariatsaufgaben, wie zum Beispiel den Empfang und die Bewirtung von Besuchern, die Reiseplanung von Mitarbeitern oder die Bestellung von Büromaterialien.

Doch dies ist nur ein kleiner Ausschnitt: Der Schwerpunkt des Berufes liegt mittlerweile eher auf Management Aufgaben. Welche Aufgaben einen Büroleiter hierbei konkret erwarten, hängt stark vom jeweiligen Unternehmen ab. In kleineren Unternehmen ist der Office Manager eher ein Spezialist, während in großen Konzernen ein Alleskönner gefragt ist.

Ein Office Manager motiviert Mitarbeiter und kann sogar bei Personalgesprächen eingebunden werden. Oft zählt auch die autarke Verhandlung über Rahmenverträge mit Dienstleistern und die Organisation von Weiterbildungen zu seinem Pflichtprogramm. Mehr als eine klassische Assistenz unterstützt er die Geschäftsführung bei der Realisierung von Projekten. Zudem hängen die Aufgaben des Büroleiters stark davon ab, ob es sich um ein Büro mit Publikumsverkehr, also ein Front Office, oder ohne handelt.

Ein Büroleiter behält zudem das große Ganze im Auge und stellt sicher, dass in seinem Verantwortungsbereich alle Prozesse gut laufen und die Kommunikation zwischen den Abteilungen reibungslos funktioniert.

Welche Aufgaben hat ein Office Manager?

• Organisation und Optimierung interner Abläufe
• Kommunikation mit Mitarbeitern, Führungskräften und externen Partnern
• Koordination von Terminen, Ressourcen und Büroprozessen
• Vorbereitung und Assistenz bei Projekten
• Verantwortung für Büroinfrastruktur und -materialien

Anforderungen und Kompetenzen

Die Arbeit als Office Manager ist sehr vielfältig. Daher benötigen Personen, die in dieser Funktion arbeiten wollen, eine Vielzahl unterschiedlicher Fähigkeiten.

Zu den Hard Skills zählen gute EDV-Kenntnisse und Erfahrungen in Internetrecherchen. Je nach Unternehmen kommen noch Kenntnisse im Projektmanagement oder in spezifischen IT-Tools hinzu. Zudem sollte man, wenn man als Office Manager arbeiten möchte, schon mal erste Berührungspunkte mit dem Thema Office Management gemacht haben.

Als Büroleiter sollte man sehr strukturiert sein, da die Arbeitsbelastung oft hoch ist. Durch die Zusammenarbeit mit zahlreichen Bereichen im eigenen Unternehmen und externen Dienstleistern sind zudem Kommunikationsstärke und Durchsetzungskraft gefragt. Um ein zuverlässiger Partner im Office zu sein, ist es wichtig, sich selbst gut zu organisieren und Aufgaben eigenständig zu erledigen oder zu delegieren.

Der Office Manager ist Repräsentant seines Unternehmens. Dementsprechend sollte man über ein gepflegtes Erscheinungsbild und mindestens sichere Englischkenntnisse verfügen, um auch mit ausländische Kontakten gut kommunizieren zu können.

DIN-Normen, neue Tools oder DSGVO – die Aufgaben im Büro unterliegen einem dynamischen Wandel. Deshalb ist es in diesem Beruf wichtig, immer am Ball zu bleiben und fortlaufend Weiterbildungen zu absolvieren. Nur so kann mit den Anforderungen des Jobs Schritt gehalten werden.

Was muss ein Office Manager können?

• Kenntnisse in Bürosoftware und Datenorganisation
• Fähigkeit zur Prozessanalyse und -optimierung
• Kommunikationsstärke
• Strukturierte Arbeitsweise und Organisation
• Problemlösungsfähigkeit und Flexibilität
• Teamorientierung und Konfliktfähigkeit

Ausbildung und Voraussetzungen

Es gibt viele Wege, um ans Ziel zu kommen. Dies gilt auch für den Beruf des Büroleiters. Dementsprechend gibt es keinen spezifischen Ausbildungsweg, um in diesem Berufsfeld Fuß zu fassen. Jedoch empfiehlt es sich, mindestens eine kaufmännische Ausbildung mit zu bringen. Ein offizielles Studium sucht man hingegen vergebens. Jedoch gibt es Office Manager Weiterbildungen, welche vor der jeweiligen IHK abgelegt werden müssen.

Wer bereits über ein wirtschaftswissenschaftliches Studium verfügt, kann auf das IHK Zertifikat verzichten, da durch das Studium bereits genügend kaufmännische Grundlagen vorhanden sind. Bringt man bereits praktische Erfahrungen im Sekretariat mit, steigen die Chancen, einen Job im Office Management zu bekommen.

Gehalt

Das Gehalt im Office Management beträgt mindestens 33.100 Euro im Jahr. Mit steigender Berufserfahrung sind, je nach Branche und Größe des Unternehmens, aber auch bis zu 47.000 Euro möglich. Der durchschnittliche Jahresverdienst beträgt rund 39.000 Euro. Generell ist die Entlohnung stark von den eigenen Qualifikation abhängig.

Wie viel verdient ein Office Manager?

Wie viel verdient ein selbstständiger Office Manager?

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