80+ Freelancer-Tools, die das Leben erleichtern

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Der Alltag eines Freelancers ist oft stressig und die Zeit für unproduktive Arbeiten ist knapp. Zum Glück gibt es zahlreiche Tools, Apps und Services, die unliebsame Arbeiten vereinfachen und so das Leben erleichtern. Wir haben in diesem Artikel eine umfassende Auswahl dieser Tools aus Kategorien wie Produktivität, Projektmanagement, Finanzen, Kommunikation oder Marketing zusammengestellt und erläutern, was die Tools für Freelancer besonders nützlich macht.


Inhalt des Artikels:

  1. Cloudspeicher
  2. Design & Gestaltung
  3. Finanz-Tools
  4. Kalender-Tools
  5. Kommunikations-Tools
  6. Legal-Tools
  7. Marketing Tools
  8. Notiz-Tools
  9. Produktivitätstools
  10. Projektmanagement Tools
  11. Weiterbildungstools
  12. Zeiterfassungstools

Cloudspeicher

Gerade wenn man als ortsunabhängiger Freelancer tätig ist oder auf verschiedenen Geräten arbeitet, macht Cloudstorage Sinn. Auch, wenn Sie größere Mengen an Daten bearbeiten und diese Ihrem Auftraggeber zur Verfügung stellen wollen, wird dies durch einfach zugängliche Cloudspeicher-Lösungen erleichtert.

1. Dropbox

Dropbox ist mit Sicherheit eine der bekanntesten Cloudspeicher Lösungen auf dem Markt. Die Nutzung von Speicherplatz bis 2 GB ist kostenlos. Außerdem können in der Cloud gespeicherte Dateien für andere freigegeben, mit zeitgleich mit anderen bearbeitet und geteilt werden. Wer mehr Speicherplatz benötigt, kann auf ein Bezahlmodell upgraden.

2. Google Drive

Google Drive ist die Alternative zu Dropbox und ebenfalls eine Lösung für Cloudspeicher. Drive ist für alle mit Google Account zugänglich und ermöglicht auch den Zugriff auf die Google-Tools Docs, Sheets und Slides. Außerdem ist es auch hier möglich, die gespeicherten Dokumente freizugeben, gemeinsam zu bearbeiten und zu teilen. Bei Google Drive sind sogar 15 GB Speicher kostenlos.

3. Spinbackup

Spinbackup bietet eine Backup-Lösung speziell für die Google Suite und Office 365. Die Basisversion ist kostenlos und bietet 3 GB Backup-Speicherplatz. Für 4 $ pro Monat gibt es das komplette Backup aller Daten aus der G-Suite und Office 365. 

Design & Gestaltung

Egal in welcher Branche man als Freelancer tätig ist – Dinge professionell visualisieren zu können hilft immer. Daher haben wir hier einige Design-Tools aufgeführt, für Anfänger und Profis.

4. Canva

Canva ist eines der meistgenutzten Design-Tools, da es nicht nur kostenlos verfügbar ist, sondern auch sondern sich auch sehr einfach bedienen lässt und unzählige Vorlagen bereitstellt. Mit Canva ist es möglich, professionelle Grafiken zu erstellen, auch ohne professionellen Design-Background. Canva ist intuitiv zu bedienen und ermöglicht den Download der erstellten Grafiken in vielen Formaten. 

5. InVision

InVision ist eine beliebte UI-Prototyping-WebApp. In InVision können zwar keine Desings an sich erstellt werden, jedoch können bestehende Elemente einfach importiert und umgewandelt werden. So können beispielsweise Animationen, Gesten und Transitionen hinzugefügt werden, um vollständig interaktive Prototypen zu erschaffen. Anschließend kann der Entwurf direkt über Dropbox geteilt und kommentiert werden – so können Kunden direkt in den Designprozess involviert werden und schnell und aktiv Feedback geben. 

6. Behance

Behance ist ein Adobe Produkt und dient der Erstellung und Präsentation eines Projektportfolios. Im Grunde ist Behance eine Social Media Plattform, auf der die Mitglieder Profile erstellen, auf denen sie ihre Projekte präsentieren. Diese Projekte können beispielsweise aus Bildern, Videos, Prozessen oder anderen digitalen Inhalten bestehen. Die Projekte auf Behance können geteilt werden, da jedes über eine eindeutige URL verfügt. Projekte können auch „geliked“ werden und man sieht, wie viele Besucher sich das Projekt bereits angesehen haben. Es ist auch möglich, den einzelnen Profilen zu folgen, damit man über Updates auf deren Seite automatisch informiert wird. 

7. Adobe Creative Cloud

Adobe Creative Cloud ist die wohl bekannteste Sammlung von Design-Tools, da sie auch von Grafikern und Designern gern genutzt wird. Der Zugang zur Adobe CC wird durch eine Abo-Mitgliedschaft ermöglicht. So erhält man Zugriff auf Illustrator, Photoshop, Acrobat, Premiere Pro/After Effects, und InDesign. Man kann sich dabei sein Abo bis zu einem gewissen Grad selbst zusammenstellen und so nur die Tools abonnieren, die man wirklich verwenden will. Die Mitgliedschaft (und der zu bezahlender Preis) stellt sich dementsprechend zusammen.

8. Affinity Designer and Photo

Wem die Adobe Creative Cloud zu teuer ist, hat mit den Produkten von Affinity eine hochwertige und trotzdem günstige Alternative. Affinity Designer, Affinity Photo und Affinity Publisher decken sich zu größten Teilen mit Adobe Illustrator, Photoshop und InDesign was den Leistungsumfang betrifft, jedoch ohne monatliches Abonnement – hier werden die Produkte einmalig bezahlt.

9. Shotsnapp

Shotsnapp ist ein Tool für einfache, schnelle Mockups. Um Ihren Kunden einen realitätsgetreuen Eindruck einer App oder Website geben zu können, helfen sogenannte Mockups. Diese können mit Shotsnapp in kurzer Zeit erstellt werden. Einfach das gewünschte Anzeigegerät auswählen, den Entwurf des Designs einfügen und Detaileinstellungen wie Größe, Farbe oder Positionen vornehmen. Anschließend lässt sich das komplette Mockup herunterladen und teilen. Die Basisversion von Shotsnapp ist kostenlos.

Finanz-Tools

Gerade wenn man keinen kaufmännischen Hintergrund hat und Buchhaltung, Rechnungsstellung und co. lästige und unliebsame Aufgaben darstellen, die man gerne vor sich hinschiebt. Damit dies nicht passiert, empfiehlt es sich, in gute Tools zu investieren, die einem das Leben einfacher machen.

10. PayPal

PayPal ist ein virtuelles Bezahlsystem, über das kleine und mittelgroße Beträge überwiesen werden können. Für Freelancer eignet sich PayPal nicht nur wegen den vielen zusätzlichen Geschäftskunden-Features, sondern auch, weil PayPal als komplette Zahlungslösung eingesetzt werden kann. Zusätzlich gibt es von PayPal für Freelancer die PayPal Business Debit Mastercard.

11. Finanzguru

Mit der Finanzguru App lassen sich Bankkonten und ihre Bewegungen einfach an einem Ort versammeln und überwachen. In der App lassen sich Konten von den meisten Banken hinterlegen aber auch Verträge mit verschiedenen Dienstleistern. So können Geldfluss und Kosten exakt abgebildet und kontrolliert werden.

12. SalesKing

SalesKing ist in seiner einfachsten Form ein Webdienst zur unkomplizierten Erstellung von Online-Rechnungen. Nebst der Rechnungserstellung bietet SalesKing auch eine Lösung für die Angebotsverwaltung und enthält diverse CRM Features. SalesKing lässt sich gut in die Unternehmensbuchhaltung integrieren, da es über vielfältige Exportmöglichkeiten verfügt. Der Dienst kommt in drei Preisabstufungen daher – Silver, Gold oder Platin – im Rahmen von 12 bis 36 Euro.

13. Open3A

Open3A ist „das open source Rechnungsprogramm für kleine und mittlere Unternehmen“ und unterstützt Sie bei der schnellen Erstellung von Rechnungen, Angeboten, Lieferscheinen und Gutschriften. Die Grundversion ist kostenlos, für weitere Funktionen können Plug-Ins dazugekauft werden. 

14. Yourbestbuddy

Your Best Buddy ist ein junges Unternehmen aus dem Rhein-Main-Gebiet, das sich darauf spezialisiert hat, die mühsame Buchführung für Freelancer zu übernehmen. Eine echte Erleichterung für Freelancer und Selbständige. Belege können digital in die Cloud hochgeladen werden, die „Buddies“ ordnen diese anschließend den entsprechenden Konten selbständig zu und erledigen die Verbuchung. Die Buchhaltung kann jederzeit tagesaktuell abgerufen und zum Jahresabschluss vom Buchhalter direkt heruntergeladen werden. Der Service ist somit vollständig digitalisiert und man spart sich das Suchen von physischen Belegen. Der Preis richtet sich nach Aufwand und wird individuell bestimmt. 

Leistungsübersicht von Your Best Buddy (Quelle: yourbestbuddy.eu)

15. Lexoffice

Eine attraktive, deutschsprachige Lösung für die Buchhaltung kommt von Lexoffice. Die Software bietet einen Rundumservice, angefangen bei der Zeiterfassung, über die Erstellung von Rechnungen bis hin zur kompletten Steuererklärung. Der Service ist aufgeteilt in drei unterschiedliche Leistungspakete. Das Basispaket zur Erstellung von Rechnungen und mit Onlinebanking kostet um die 8 Euro. 

16. Zuper

Zuper ist eine unabhängige Budget Management App, mit der sich ganz einfach alle Konten hinterlegen, verwalten und die Ausgaben so im Blick halten lassen. In der kostenlosen App lassen sich ganz einfach alle Bankkonten, Kreditkarten und Sparpläne verbinden und können so aus einer einzigen App verwaltet werden. Kontobewegungen können so unkompliziert überwacht werden. Zudem kann mit der App Reports erstellt werden, um eine noch bessere Kostenübersicht zu haben. So hat man seine Finanzen immer im Auge. 

17. Moneymoney

Ein weiteres beliebtes Finanztool, speziell für Mac-Nutzer, ist Moneymoney. Damit lässt sich einfach tracken, wo Ihr Geld herkommt und wo es hingeht. Auch mit Moneymoney lassen sich Überweisungen und Umbuchungen tätigen, Budgets und Kategorien definieren sowie grafische Auswertungen erstellen. So bleiben die Finanzen und das Budget unter Kontrolle. Die App ist sehr übersichtlich und intuitiv aufgebaut und sie kann 30 Tage gratis getestet werden. Sind die 30 Tage um, kann man sich eine Lizenz für 29,99 € kaufen, um Moneymoney weiter zu verwenden. 

18. Kontist

Kontist ist in der Basisversion ein einfaches, kostenloses Geschäftskonto für Freelancer. Wer die erweiterten Features, wie die automatische Steuerberechnung, dynamische Steuervorauszahlung und die Anbindung an die Buchhaltung nutzen will, kann sich für 9 Euro pro Monat die Premium-Mitgliedschaft sichern.

19. Billomat

Mit Billomat erstellen Sie auf effizienteste Weise rechtsgültige Angebote und Rechnungen. Weiter wird mit Billomat ganz einfach die Buchhaltung digitalisiert, Belege für die Auftragsabwicklung erstellt und das Mahnwesen automatisiert. Das Basispaket kostet 6 Euro im Monat.

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Kalender-Tools

Organisation und Planung ist das A und O für erfolgreiche Freelancer. Daher macht es auch Sinn, sich für einen nützlichen Kalender zu entscheiden. Ob dieser in physischer Variante oder digital geführt wird, kann jeder für sich selbst entscheiden.

20. Google Calendar

Der Google Kalender ist ein allseits bekannter Bestandteil der Google Suite. Die Kalenderfunktion ist besonders nützlich, weil sie sich auf allen Geräten synchronisieren lässt – und weil Google vermehrt neue Features für die Nutzung im geschäftlichen Umfeld integriert. Der Google Calendar ist mit Google Konto kostenlos nutzbar.

21. Calendly

Kalender abgleichen, um freie Termine zu finden, die für alle passen, ist zeitaufwändig. Calendly bietet die Möglichkeit, freie Termine als Auswahl an ihre Meetingpartner zu senden. Aus den zur Verfügung stehenden Terminen können die Empfänger dann genau den Termin auswählen, der auch für sie passt. Die Software ist in der Basisversion kostenlos und lässt sich in Google-Kalender, Office 365, Outlook und iCloud integrieren.

Kommunikations-Tools

Kommunikation ist auch für Freelancer eine der wichtigsten Disziplinen im Arbeitsalltag. Nichtsdestotrotz kann der ewige E-Mail-Verkehr oder kompliziertes Gechatte zum Zeitfresser werden. Mit den folgenden Tools lässt sich, die Kommunikation vereinfachen und effizienter zu gestalten.

22. Boomerang

Boomerang ist ein Add-On für Gmail, mit dem sich E-Mails planen und zeitverzögert senden lassen. Außerdem kann über Boomerang die Inbox „aufgeräumt“ werden, indem E-Mails ein- bzw. ausgeblendet werden und zur Erinnerung markiert werden können. Boomerang ist auch für mobile Geräte und Android verfügbar und in der Basisversion kostenlos.

23. Hunter.io

Hunter.io überprüft die Gültigkeit von E-Mail-Adressen. Wollen Sie z.B. für die Kaltakquise direkt mit den relevanten Entscheidungsträgern in Kontakt treten, hilft hunter.io dabei ihre Adressliste automatisch zu prüfen. Bis zu 100 Adressprüfungen im Monat sind dabei kostenlos, sollen mehr E-Mail-Adressen gefunden werden, gibt es abgestufte Monatspläne von 39 Euro an aufwärts.

24. Voila Norbert

Voila Norbert wurde von Ahrefs als das genauste E-Mail Finder Tool ausgezeichnet. Es verfügt ebenfalls über die Funktion, E-Mail-Adressen von relevanten Personen zu finden und zu verifizieren. Voila Norbert ist ab 39 € im Monat verfügbar. Aktuell gibt es auch eine kostenlose Testversion für fünf E-Mail-Abfragen. 

25. Slack

Slack ist eins der bekanntesten Kommunikationstools in der Arbeitswelt und wird in unzähligen Firmen eingesetzt. Es ermöglicht die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und ganzen Teams im Sofortnachrichtenformat und vereinfacht so den Austausch nicht nur mit Kollegen, sondern auch zwischen Auftraggeber und Freelancer. Mit Slack lassen sich nicht nur Sofortnachrichten austauschen, sondern auch Dateien versenden. Es zeichnet sich durch die sehr intuitive Bedienbarkeit und die übersichtliche Benutzeroberfläche aus. Auch hier ist die Basisversion kostenlos.

26. Mixmax

Mixmax ist ein Plug-In für Ihr Gmail-Konto, das das Google-E-Mail mit Zusatzfunktionen wie beispielsweise E-Mail-Tracking, E-Mail-Templates oder E-Mail-Scheduling ausstattet. Die Basisversion von Mixmax ist kostenlos.

27. FastMail

FastMail ist ein E-Mail Provider aus Australien, der seit 2010 zum Opera Softwarekonzern gehört. Der E-Maildienst zeichnet sich – wie der Name schon impliziert – durch schnelle Funktionalitäten aus. FastMail besticht durch schnelle Suche und Synchronisation von E-Mails, Kalenderdaten, Kontakten und Notizen, aber auch durch die sehr sichere – optionale – Zwei-Weg-Verifikation. So wird sichergestellt, dass Niemand außer Sie selbst, Ihre E-Mails lesen kann. FastMail verspricht außerdem “No ads, ever”. Den „Basic“-Account gibt’s ab 3 $ pro Monat.

28. Skype

Als wohl bekanntester Anbieter für VOIP-Anrufe darf Skype auf dieser Liste der Kommunikationstools nicht fehlen. Skype ermöglicht Audio- und Videotelefonie übers Internet. Zusätzlich bietet Skype einen Chatnachrichten-Service und die Möglichkeit, in Echtzeit Gespräche zu übersetzen. Die gute Sprachqualität ist eines der Top-Argumente, die für Skype sprechen. Außerdem ist der Service kostenlos, vorausgesetzt man hat sich mit einem Account registriert.

29. Zoom

Zoom ist ebenfalls ein Tool für Videotelefonie, das im Gegensatz zu Skype aber für Unternehmen entwickelt wurde. Es verfügt daher über verbesserte Funktionen für Videokonferenzen, wie z.B. das integrierte Whiteboard oder die Freigabe des Bildschirms für andere Gesprächsteilnehmer. Die Gratisversion beschränkt Gruppengespräche auf 40 Minuten, bevor sich alle Teilnehmer wieder neu einloggen müssen. 

30. Onlien-Meeting

Wem Skype oder Zoom nicht gefällt, der hat mit dem deutschen Online-Meeting Tool von experte.de eine weitere Möglichkeit, digital zu kommunizieren. Das Tool ermöglicht ebenfalls Videocalls mit bis zu 30 Teilnehmenden, Display-Sharing und hat eine Chatfunktion. Ausserdem ist weder eine Anmeldung oder die Angabe von persönlichen Daten, noch ein Softwaredownload nötig – mit einem Klick kann der Anruf gestartet werden.

31. Join Me

Ein weiteres Tool für Videokonferenzen ist Join Me. Es verfügt über vielfältige Features speziell für Businesscalls und Videokonferenzen – beispielsweise persönliche Anruflinks oder personalisierbare Videohintergründe – ist aber nicht kostenlos erhältlich. Die Basisversion kostet 9 Euro pro Monat.

32. Fleep.io

Fleep ist ein Kollaborationstool mit Messenger und Video. So ermöglicht es, die Zusammenarbeit in Teams und die gesamte Kommunikation an einem Ort zu versammeln. Kollegen, Partner und Kunden können sich über Fleeps Chatfunktion austauschen. Ist jemand kein Fleep-Kunde, kann er trotzdem in die Kommunikation eingebunden werden, indem er seine E-Mail-Adresse hinterlegt und so alle Nachrichten und Dateien, die ausgetauscht werden, per E-Mail erhält. Fleeps Basisversion ist kostenlos.

Teamplayer oder Einzelkämpfer?

Nicht erst seit dem DSGVO ist es essenziell, in Sachen Datenschutz und Privatsphäre abgesichert zu sein. Daher haben wir auch zwei Legal-Tools in unsere Liste aufgenommen.

33. Termsfeed

Mit Termsfeed lassen sich rechtlich korrekte Richtlinien und Bedingungsstatements erstellen und in Ihrer Onlinepräsenz einbetten. Von Cookie-Statements über Nutzungs- oder Teilnahmebedingungen bis hin zu Datenschutzrichtlinien und Disclaimern, lassen sich auf Termsfeed die notwendigen rechtlichen Dokumente gemäß DSGVO-Standards zusammenstellen und als Code in die Website einbauen.

34. HelloSign

HelloSign ermöglicht das Senden und Empfangen von zu 100% rechtsverbindlichen elektronischen Signaturen. Das Tool hilft Freelancern dabei, Formalitäten schnell, sicher und unkompliziert online abzuwickeln. Ein weiterer Pluspunkt von HelloSign ist das benutzerfreundliche und intuitive Design. Außerdem lässt es sich via API mit anderen Tools verbinden. Die Basisversion ist kostenlos.

Marketing Tools

Akquise ist für Freelancer ein Dauerthema, deshalb dürfen in unserer Aufzählung natürlich die Marketing-Tools nicht fehlen.

35. Mailchimp

Mailchimp ist eine bewährte Lösung für kleine Unternehmen und Freelancer, zur Erstellung von E-Mail Newslettern. Mit Mailchimp lassen sich ganz einfach visuell ansprechende Newsletter verschicken. Zusätzlich lassen sich mit dem Tool aussagekräftige Auswertungen erstellen, um die Newsletter Kampagnen laufend zu verbessern. Die Basisversion ist gratis und bietet zahlreiche Möglichkeiten bei der Erstellung der Newsletter wie auch zur Integration von weiteren Tools (CMS, CRM oder E-Commercelösungen). 

36. Pipedrive

Mit Pipedrive lassen sich Marketing und Kommunikation mit den Kunden einfach aber effektiv automatisieren und kontrollieren. Das beliebte CRM-Tool ist leicht zu bedienen und über die „Pipeline“ bleiben Kundengeschäfte stets im Blick. Außerdem bietet das CRM Verkaufsauswertungen pro Mitarbeiter und die Möglichkeit, externe Apps zu integrieren. Somit können beispielsweise auch Rechnungen oder E-Mais direkt aus Pipedrive verschickt werden. Nach der 30-Tage-Probeversion kostet das Tool mindestens 12,50 € pro Monat.

37. Sendinblue

Sendinblue bezeichnet sich als Relationship-Marketing-Tool. Es hilft dabei, die (Marketing-)Kommunikation mit Kunden auf verschiedenen Kanälen stattfinden zu lassen und bietet Lösungen für E-Mail, SMS, Chat und Social Media Marketing, sowie für Landingpages. Außerdem verfügt Sendinblue über zusätzliche CRM Funktionen. Für Freelancer ist es in erster Linie eine günstige Alternative zu Mailchimp.

38. SendOwl

SendOwl ist ein einfaches, aber effizientes E-Commerce Tool, das eine schnelle Angebotserstellung ermöglicht.  Wer digitale Produkte verkaufen will, spart damit Zeit und Nerven. Durch die einfache Integration in die eigene Website kann das Verkaufen schnell und vor allem auch ohne große technische Skills beginnen. Die gesamte Kaufabwicklung – vom Zahlungsmittelmanagement über den Checkout bis hin zur sicheren Auslieferung der Ware – erfolgt über SendOwl. Bezahlen können die Kunden entweder per Kreditkarte oder PayPal. Die günstigste Option für bis zu 10 Produkte gibt’s bereits ab 9 $ im Monat. 

39. Provenexperts

Provenexperts.com ist eine Kundenfeedback-Plattform. Gerade für Freelancer, die Wert auf eine gute Reputation legen, eignet sich der Onlinedienst. Kunden können hier öffentlich die Arbeit der Freelancer bewerten und Feedbacks hinterlassen können. Da man die Basisversion kostenlos erhält und das ProvenExperts Zertifikat einfach auf der eigenen Website einbinden kann, kann sich damit schnell ein positiver Marketing-Effekt entwickeln. 

40. Hootsuite

Social Media gehört schon lange ins Marketingportfolio von Freelancern. Damit Sie die Übersicht über Ihre Kanäle und Posts behalten, gibt es Social Media Scheduling-Apps. Hootsuite ist eines der beliebtesten dieser Apps und zeichnet sich dadurch aus, dass sich alle Social-Media-Kanäle aus einer Hand bedient werden können – von einfachen Posts bis hin zu Communitymanagement und Werbekampagnen. Außerdem bietet es vielfältige Analysefunktionen, mit denen sich der Erfolg und die Effektivität der Posts kontrollieren lassen. Hootsuite gibt es in einer kostenlosen Grundversion, sowie nach Zusatzleistungen abgestufte Bezahlversionen.

41. Mention

Mention ist ein Social-Media-Monitoring-Tool, das anzeigt, wo gerade über Sie bzw. Ihre Marke gesprochen wird. Mention überprüft über eine Milliarde Onlinequellen, um live Updates bezüglich Erwähnungen der hinterlegten Namen oder Begriffe zu liefern. Außerdem liefert es Konkurrenzanalysen und identifiziert Influencer. Die Basisversion von Mention ist kostenlos.

42. Streak

Streak ist eine App, die die GMail Inbox in ein CRM Tool verwandelt. Es ermöglicht das Anlegen von verschiedenen Workflows, in denen die E-Mails geclustert und in CRM-Workflows zusammengefasst werden. Zudem enthält es erweiterte E-Mail Funktionen wie die Sendungsverfolgung, womit überprüft werden kann, ob eine E-Mail bereits angekommen und gelesen wurde. Die Basisversion von Streak ist kostenlos. 

43. Squarespace, 44. Jimdo & 45. Wix

Ganz egal als was Freelancer tätig sind – eine eigene Website ist heute so gut wie in jedem Marketing-Mix Pflicht. Wer diese ohne tiefgehende technische Vorkenntnisse selbst zusammenbauen möchte, hat eine große Auswahl an sogenannten Website-Baukasten-Anbietern. Egal ob Sie sich für Jimdo, Wix oder Squarespace entscheiden, das Prinzip ist überall dasselbe: Im Baukastenstil – meist per Drag&Drop werden die Webseitenelemente angeordnet und mit den eigenen Texten und Bildern befüllt. Natürlich sollten Sie dabei die wichtigsten Erfolgsfaktoren beachten.

Notiz-Tools

Damit auch im stressigen Freelancer-Alltag kein To-Do unter den Tisch fällt, sind Aufgabenlisten unentbehrlich.

46. Evernote

Evernote ist eine Notizapp, die sich durch vielfältige Organisier- und Suchmöglichkeiten auszeichnet. Die Notizen lassen sich in Notizbüchern sammeln, diese wiederum können in Thematische „Stapel“ gegliedert werden. Außerdem können Erinnerungen gesetzt und Checklisten erstellt werden. Durch die Teilen-Funktion können die Notizen für andere freigegeben und in Teams bearbeitet werden.

47. Todoist

Todoist ist eine To-Do-Listen App, mit der sich Aufgabenlisten in einem Kalender terminieren lassen. Der Kalender kann mit anderen Kalendern synchronisiert werden und dazu bietet Todoist die Möglichkeit in Teams an den Aufgaben zu arbeiten. Die App funktioniert on- und offline und über Clients für PC und Mac, über Add-ins für Firefox, Chrome und Outlook oder im Webbrowser. Die Grundversion von Todoist ist kostenlos. 

48. One Note

One Note ist eine cloudbasierte Notizapp von Microsoft. Die Notizen können somit auf verschiedenen Geräten abgerufen werden, da sie ständig synchronisiert sind. Bei One Note werden die Notizen in sogenannten Notizbüchern gesammelt, was eine übersichtliche und simple Struktur ermöglicht. Alles in allem ist die App sehr einfach und intuitiv zu bedienen und die Basisversion ist kostenlos erhältlich.

Produktivitätstools

Produktiv sein und es auch bleiben ist manchmal gar nicht so einfach. Daher haben wir hier einige kleine Helfer aufgelistet, die Freelancer dabei unterstützen, effizienter zu arbeiten.

49. 1Password

1Password ist – wie der Name schon impliziert – ein Passwortmanager, mit dem Sie sich nur noch ein einziges Passwort, das Masterpasswort, merken müssen. Alle eingegebenen Passwörter werden sicher in der Cloud, oder alternativ auf Dropbox, iCloud und einer WLAN-Verbindung gespeichert. 1Password kostet knapp 3€ pro Monat im Abo für Einzelpersonen.

50. IFTTT

IFTTT steht für „if this then that“ und ist ein Automatisierungs-Tool für verschiedene Anwendungen. Es verbindet verschiedenste Apps und Plattformen miteinander und lässt diese mit „Wenn-dann“-Befehlen zusammenarbeiten. Dafür werden die App oder Plattform sowie die Trigger-Aktion festgelegt, die dann das gewünschte Ergebnis in einer anderen (oder derselben) App/Plattform auslöst. Nebst der Möglichkeit, sich seine eigenen Wenn-dann-Funktionen zu erstellen, bietet IFTTT bereits eine große Auswahl an vorprogrammierten Automatisierungen, beispielsweise für Social Media, Workflows, Onlineshopping und sogar für das Smart Home. 

51. Pocket

Mit Pocket lassen sich jegliche Inhalte, denen Sie im Internet begegnen, mit einem Klick in einer Bibliothek abspeichern. So können beispielsweise nützliche Infos, lesenswerte Artikel oder auch Bilder in Pocket hinterlegt und mittels Schlagworten sortiert werden.

Produktivität ist für Sie kein Fremdwort?

52. TextExpander

TextExpander ist ein Textbaustein-Tool, mit dem sich oft benutzte Ausdrücke und lange Sätze über selbst definierte Shortcuts ganz einfach schnell einfügen lassen. Insbesondere bei der Beantwortung von E-Mails, beim Verfassen von Standardschreiben oder für oft verwendete Code-Schnipsel beim Programmieren bietet sich der TextExpander an.

53. RescueTime

Nur kurz auf Facebook gesurft und schon ist der halbe Nachmittag rum! Wie konnte das denn passieren? RescueTime prüft die Bildschirmaktivitäten und zeichnet auf, wie viel Zeit auf welchen Webseiten verbracht wird. Das Tool generiert detaillierte Reports womit sich ganz einfach Rückschlüsse ziehen lassen, wo die Zeit geblieben ist und wo gegebenenfalls Maßnahmen unternommen werden sollten.

54. StayFocusd

StayFocusd unterstützt Freelancer – wie der Name schon verrät – darin, fokussiert zu bleiben. Die Google Chrome Extension begrenzt die Zeit, für die hinterlegten Websites. Wurde die verfügbare Zeit für diese Websites aufgebraucht, sind sie für den Rest des Tages nicht mehr aufrufbar. Somit bleibt nichts anderes übrig, als die Arbeit zu erledigen.

55. Mindmeister

Mindmaps sind bekannte und bewährte Mittel um Gedanken, Ideen oder auch ganze Projekte zu visualisieren und zu strukturieren. Mindmeister macht dies in digitaler Form. Mit dem Onlinetool können mehrere Personen zusammen, ortsunabhängig an ihren Projekten arbeiten. Mit Mindmeister lassen sich aber nicht nur Mindmaps visualisieren – aus den einzelnen Elementen lassen sich Tasks ableiten, die dann in dem Tool geplant werden. So entsteht aus einer Brainstorming Session ganz einfach ein konkreter Projektplan. Die Basisvariante ist kostenlos.

56. Brave Browser

Werbung nervt – auch im Internet. Dass das ständige Sammeln von Daten von Google und Co. mit Ad-Blockern und Privacy-Tools möglich ist, ist bekannt. Genau dies tut auch Brave Browser. Er verhindert, dass Daten automatisch an Google gesendet werden und blockiert Ads – wenn dies gewünscht ist. Auf die bewährten Chrome-Erweiterungen muss man indes nicht verzichten, da Brave Browser diese alle unterstützt. 

57. Last Pass

Last Pass ist ein weiteres Passwortmanager Tool, das sich durch besonders einfache Bedienung auszeichnet. So sind Ihre Passwörter sicher geschützt und lästiges Passwort-Zurücksetzen, gehören der Vergangenheit an. Die Grundversion ist kostenlos.

58. Journey

Viele Freelancer schwören auf das Schreiben von Tagebüchern bzw. das Führen eines Journals. Auch wenn physische Notizbücher noch nicht ganz aus der Arbeitswelt verschwunden sind, gibt es mehr und mehr digitale Lösungen dafür.

Viele Freelancer schwören auf das Schreiben von Tagebüchern bzw. das Führen eines Journals. Auch wenn physische Notizbücher noch nicht ganz aus der Arbeitswelt verschwunden sind, gibt es mehr und mehr digitale Lösungen dafür.

Eine davon ist beispielsweise Journey. Die journaling App überzeugt durch schlichtes Design und eine einfache, intuitive Bedienung. Außerdem läuft sie auf Mac und Windows.

Viele Freelancer schwören auf das schreiben von Tagebüchern bzw. das Führen eines Journals. Auch wenn physische Notizbücher noch nicht ganz aus der Arbeitswelt verschwunden sind, gibt es mehr und mehr digitale Lösungen dafür.

Eine davon ist beispielsweise Journey. Die journaling App überzeugt durch schlichtes Design und eine einfache, intuitive Bedienung. Außerdem läuft sie auf Mac und Windows.

59. Diarium

Die Tagebuchapp Diarium ermöglicht Windows-Nutzern schnelles und unkompliziertes Scheiben von täglichen Einträgen und Sammeln von Gedanken und Ideen.

60. Day One

Für Mac-Nutzer gibt’s die Day One App, die sich ebenfalls großer Beliebtheit erfreut und war daher auch schon öfter als Apples Editors Choice im Appstore gelistet. Sie zeichnet sich durch Einfachheit aus, besitzt aber eine Vielzahl von Zusatzfeatures wie z.B. Vorlagen oder die Möglichkeit, allerlei Zusatzinformationen zum Eintrag hinzuzufügen. Außerdem lässt Day One auch Reminder zu. Die Basisversion ist kostenlos.

61. Things

Unter den vielen verschiedenen Produktivitätstools auf dem Markt, zeichnet sich Things durch ein schönes Design und die besonders einfache Handhabung aus. Die App ist für iOS und Mac erhältlich. Anstatt unzählige Details zu den Tasks anzuzeigen, lässt sich Things so personalisieren, dass lediglich die wichtigsten Elemente der To-Dos zu sehen sind. So bleibt die Liste übersichtlich und der Fokus auf Produktivität. 

62. Magic

Magic ist ein Personal-Assistant-Service, der den physischen Assistenten fürs Büro ersetzt. Per Sofortnachricht wird mit der Person, die als „On-Demand-Assistent“ zur Verfügung steht, kommuniziert. Diese erledigen administrative Arbeiten wie z.B. Autos mieten, Termine vereinbaren oder Abklärungen treffen. Die virtuellen Assistenten arbeiten für 35€ pro Stunde, 24/7.

Projektmanagement Tools

Projektmanagement hat in den letzten Jahren einen besonderen Boom erlebt und zahlreiche Methoden dazu sind bekannt. Kein Wunder, dass es unzählige Applikationen und Tools gibt, das Freelancer beim Projektmanagement unterstützen.

63. Asana

Asana ist ein beliebtes Projektmanagement-Tool, das vor allem durch sein schönes, aufgeräumtes Design und die einfache Handhabung punktet. Es kann mit verschiedensten anderen Tools (bspw. Slack, Jira, GMail, Dropbox etc.) verknüpft werden und bietet so eine gute Projektplattform, um in Teams zu arbeiten. Asana ist für bis zu 15 Nutzer kostenlos. Premium Accounts kosten 10.99 € pro Nutzer, Business Accounts 24.99 € pro Nutzer. 

64. Trello

Trello ist ein weiteres beliebtes Projektmanagement-Tool, das durch eine klare, intuitive Struktur überzeugt. Die Projekte (Boards) können in verschiedenen Themen (Listen) unterteilt werden, die mit Karten (Aufgaben) gefüllt werden. Beliebig viele Teammitglieder können den verschiedenen Projektboards hinzugefügt werden. Trello eignet sich durch seine Flexibilität für jede Art von Projekt, von simplen To-Do Listen bis zum komplexen Redaktionsplan. Die Basisversion mit bis zu 10 Teamboards ist kostenlos, weitergehende Funktionen werden pro Nutzer / Monat bezahlt.

65. Basecamp

Basecamp ist ebenfalls ein Projektmanagement-Tool, das den Schwerpunkt aber eher auf konstantem Austausch zwischen den Projektteam-Mitgliedern und weniger auf taskfokussiertem Projektmanagement hat. Das Dashboard bei Basecamp bietet einen Überblick über alle Aktivitäten im Projekt und bildet die Bereiche Collaboration, File-Sharing, Meilensteine und To-Do-Listen ab. Da sich der Service auf die Arbeit im Team spezialisiert hat, fehlen typische Projektmanagement-Funktionen wie Reports oder Fortschrittsdiagramme bei Basecamp. Die Basisversion für bis zu 3 Projekte, 20 User und 1 GB Speicherplatz ist kostenlos. Die Business Version ist als Flatrate ausgelegt und kostet 99 € im Monat.

66. FunctionFox

FuncstionFox ist eine App, die zur Zeiterfassung sowie auch für jegliche Schritte des Projektmanagements verwendet werden kann. Das Tool bietet in der Gratisversion die Möglichkeit zur Zeiterfassung, zur Budgetplanung und -Kontrolle und ermöglicht vielfältige Reports zur Auswertung. 

67. Cushion

Cushion wurde von einem Freelancer entwickelt, der von sich selbst sagt, dass seine Arbeitszeit nie richtig geplant war und er sich daher zu viele Projekte aufbürdete. Um seine verfügbaren Ressourcen besser unter Kontrolle zu haben, entwickelte er das Projektmanagement-Tool. Cushion soll Freelancern helfen, ihre Zeit vorausschauend zu planen, anstatt hinterher zu rennen. Das Tool zeichnet sich dadurch aus, dass die Projekte einzeln erfasst werden können und in übersichtlichen Gantt-Charts visualisiert werden. So ist die verfügbare Zeit oder allfällige Engpässe sofort erkennbar. Außerdem lässt sich die App mit Zeiterfassungs- und Invoicing-Tools kombinieren. Die Basisversion von Cushion gibt´s ab 8 € im Monat.

68. Harpoon

Harpoon ist ein Projektmanagement-, Zeiterfassungs- und Rechnungsstellungs-Tool, das von Anfang an die Ziellinie im Blick hat – daher wird auch als erstes festgelegt, wie viel der Freelancer verdienen muss / will. Sind Ausgaben, Kosten und gewünschter Profit erfasst, gibt Haproon den Betrag aus, der erreicht werden muss, um den entsprechenden Lebensstil zu finanzieren. So erstellen Freelancer eine detaillierte Finanzplanung fürs ganze Jahr. Harpoon gibt’s als 30-Tage-Testversion und kostet im „Freelancer“-Abo 99 $ pro Monat.

69. Monday

Monday ist ein Projektmanagement-Tool, das vor allem eins will: einfach sein. Diesen Anspruch erfüllt die intuitive Software perfekt, denn mit dem übersichtlichen Dashboard und der gut strukturierten Projektansicht eignet sich Monday für simple wie auch sehr komplexe Projekte und wird auch bei projekt-unerfahrenen Teams schnell verstanden. Je nach Leistungsumfang definiert sich der Preis bei Monday. Das Basispaket mit den essenziellen Projektmanagement-Funktionen kostet 49 Euro pro Monat. 

70. Goodlance

Goodlance vereint Zeiterfassung, Rechnungsstellung, Buchhaltung, Planung, Auftragsmanagement und Kundenmanagement alles an einem Ort. Es ist definitiv ein All-in-One Tool für Freelancer, die am liebsten die Rundumbehandlung haben und umfassenden Service mögen. Goodlance baut seinen Service stetig aus und fügt weitere Features hinzu. Die Basisversion (für Teilzeitfreelancer) ist kostenlos, die umfassende Premiumversion kostet 9,99 Euro im Monat.

Weiterbildungs-Tools

Eine der wichtigsten Eigenschaften als Freelancer ist Fachwissen. Freelancer sind Spezialisten in ihrem Gebiet und müssen sich stets fit halten, um ihre Produkte und Dienstleistungen am Puls der Zeit anzubieten. Hierfür ist stetige Weiterbildung essenziell. In der Liste dürfen daher Weiterbildungsplattformen nicht fehlen.

71. Skillshare

Skillshare ist eine der bekanntesten und beliebtesten Online-Learning-Plattformen der Welt. Digitale Lerninhalte werden – meist über Video – praxisnah und verständlich von jeweiligen, bekannten Branchen-Experten vermittelt. Egal ob Business-Themen, Design oder IT, Lernwillige finden auf der Plattform Kurse zu jedem erdenklichen Thema. Das volle Repertoire von mehr als 25’000 dieser Kurse erhält man mit einem Abo für rund 8 Euro im Monat. Knapp 2’000 der Kurse sind auch kostenlos zugänglich und wer nicht gerne die Katze im Sack kauft, kann Skillshare Premium zwei Monate kostenlos testen. 

72. Udemy

Udemy ist neben Skillshare eine der größten Plattformen für online Kurse und Weiterbildung. Die Lerninhalte von Udemy sind für Berufstätige und Studenten ausgelegt und bietet ähnlich viele Online-Kurse in verschiedensten Kategorien an, wie die Konkurrenz von Skillshare. Bei Udemy werden die Kurse einzeln bezahlt. 

Im Artikel E-Learning Plattformen für Freelancer haben wir weitere Bildungsplattformen und Apps genauer unter die Lupe genommen.

Zeiterfassungstools

Jeder Freelancer, der sein Einkommen per Stundensatz abrechnet, braucht ein zuverlässiges Zeiterfassungstool. Von simplen Stoppuhren bis zur integrierten Buchhaltungs-Rundumlösung gibt es verschiedenste Möglichkeiten für Freelancer.

73. Hubstaff

Hubstaff ist ein Zeitmesser, der spezifisch dafür entwickelt wurde, Remote-Arbeiter zu tracken. Neben der Zeiterfassung bietet Hubstaff auch eine automatische Abrechnung, Echtzeitverfolgung und GPS. Weiter gibt es die Möglichkeit, durch regelmäßige Screenshots den sogenannten „Activitylevel“ zu überprüfen und es lässt sich in viele andere Tools (wie z.B. Trello oder PayPal) integrieren.

74. Harvest

Harvest ist ein Zeiterfassungs-Tool, mit dem sich nicht nur ganz einfach die geleistete Arbeitszeit tracken lässt, es verfügt auch über viele Zusatzfunktionen. So können direkt aus der App heraus Rechnungen erstellt werden und dank der Budget-Funktion lassen sich Kapazitäten berechnen. Harvest kommt als iOS, Android und Desktop App für Mac sowie als Browsererweiterung für Chrome und Safari daher. Zudem kann Harvest in mehr als 100 Drittanbieter-Tools integriert oder via API mit eigenen Tools verbunden werden. So viel Funktionalität hat ihren Preis: Wer an mehr als 2 Projekten arbeitet bezahlt 12 $ pro Nutzer / Monat. 

75. Toggl

Toggl ist ein simpler Timetracker, mit dem sich die Zeit mit einem Klick erfassen lässt. Wird der Klick einmal vergessen, erinnert Sie Toggl daran, den Tracker einzuschalten. Die erfasste Zeit lässt sich verschiedenen Projekten und Kunden zuordnen. Toggl kann als Desktop App oder als Extension für Google Chrome heruntergeladen werden. 

76. Clockify

Clockify sagt von sich, das einzige wirklich kostenlose Time-Tracking-Tool auf dem Markt zu sein. Es bietet eine einfache Zeitmessung sowie die Möglichkeit, die Zeiteinträge zu verwalten und als Reports zu exportieren. Zusätzlich können Aufträge verteilt, Zeitschätzungen eingegeben und Nutzerprofile erstellt und verwaltet werden. Clockify ist für alle Nutzer kostenlos. Es kann als Desktop App (Windows, Apple, Linux), Mobile App (Android und iOS) oder Web App (Chrome und Firefox) benutzt werden. 

77. Timeneye

Timeneye ist ein simples, intelligentes Time-Tracking-Tool für Freelancer, um ihre Arbeitsstunden und Projekte richtig zu erfassen. Außerdem bietet es die Möglichkeit, Budgets zu setzen und den Stundensatz zu erfassen. 

78. There.pm

There.pm ist eine einfache App, die Ihnen sagt, welche Uhrzeit gerade bei den Teammitgliedern in anderen Ländern und Zeitzonen ist. Die App gibt es bisher nur für Mac, soll aber bald auch für andere verfügbar sein. 

79. Jephi

Damit Freelancer den Stundensatz korrekt an die Kunden verrechnen können, kommen sie um eine zuverlässige Zeiterfassung nicht herum. Jephi bietet hier eine einfache Lösung, bei der Projekte angelegt und den Kunden direkt zugeordnet werden können. Die Zeit wird dann erfasst und auf das jeweilige Projekt gebucht. Die Gratisversion ist kostenlos. Wer direkt aus Jephi seine Rechnungen erstellen möchte, hat diese Möglichkeit bei der Bezahlversion.

80. Clockado

Clockodo ist ein Zeiterfassungstool speziell für Freelancer und kleine Unternehmen, mit dem sich nicht nur die Arbeitszeit einfach erfassen lässt. Es ist intuitiv und flexibel in der Bedienung und bietet die Möglichkeit, umfassende Berichte zu erstellen. Nach 14 Tagen kostenloser Probe kostet das Tool 6.50 € pro Nutzer.

81. Mite

Mite ist ein besonders simples Zeiterfassungs-Tool. Es macht genau das, was es soll – nämlich die Arbeitszeit erfassen – entweder per Stoppuhr oder durch manuelle Eingabe der Arbeitszeit. Mite lässt sich durch API mit anderen Tools verbinden, um beispielsweise die Arbeitszeiten direkt an die Rechnungsstellungssoftware zu exportieren. 

82. TimeTrack

TimeTrack hilft beim Planen und Umsetzen von Projekten, da es nicht nur die Zeit erfassen kann, sondern auch einzelne Projektschritte. Das Programm wertet den Projektfortschritt laufend aus und erstellt umfassende Berichte.

Über den Autor

Natascha Baumann

Natascha Baumann studierte Business Administration mit Schwerpunkt International Entrepreneurship und Digital Media an der Fachhochschule Nordwestschweiz. Sie ist seit Dezember 2019 im Team von freelancermap.de tätig.

Von Natascha Baumann

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