22.03.2026 aktualisiert
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Projektkoordination & Back‑Office Support | Operations & Teamorganisation | Effiziente Kommunikation
Düsseldorf, Deutschland
Nur Remote
Hotel- und Gaststättenbetriebswirtin, IHK geprüfte HotelmeisterinÜber mich
Mit über 18 Jahren Erfahrung in der gehobenen Hotellerie, Organisation und Kundenservice unterstütze ich Unternehmer/innen und Teams effizient in Back‑Office, Projektkoordination und Operations. Struktur, Verlässlichkeit und Organisationstalent stehen dabei im Fokus.
Skills
ForschungKalenderverwaltungKundenbeziehungsmanagementUnternehmenskommunikationGeschäftsprozesseProzessoptimierungTabellenKundendienstDatenbankenKundenbindungDatenmanagementE-Mail-ManagementProjektmanagementMedizinische TerminologiePflege
Ich bin eine erfahrene Premium Assistentin und Hotel- und Gaststättenbetriebswirtin mit betriebswirtschaftlichem Hintergrund, über 18 Jahren Erfahrung in Hotellerie, Gästekommunikation, Organisation und Administration.
Spezialisiert auf Back‑Office-Koordination, Projektkoordination und Teamorganisation, unterstütze ich Unternehmer/innen, Führungskräfte und Teams dabei, ihre Abläufe effizient, strukturiert und zuverlässig zu gestalten.
Hierfür biete ich eine umfassende Unterstützung im Back‑Office und Office-Management, einschließlich Termin- und Kalenderpflege, Reise- und Unterkunftsplanung, E-Mail-Management, Kundenservice, Dokumentation, Datenpflege, Recherche und Informationsaufbereitung. Dabei lege ich großen Wert auf Struktur, Genauigkeit und reibungslose Abläufe, damit Projekte und tägliche Geschäftsprozesse effizient umgesetzt werden können.
Meine Leistungen im Detail:
- Back‑Office & Operations Support: Organisation von administrativen Abläufen, Prozessoptimierung, Dokumentation, Datenpflege und Pflege von internen Systemen.
- Projektkoordination & Teamorganisation: Unterstützung bei der Planung, Ressourcenkoordination, Aufgabenverteilung, Fortschrittskontrolle, Reporting und Umsetzung von Projekten.
- Termin- & Reiseplanung: Koordination von Meetings, Geschäftsreisen, Unterkunfts- und Transportbuchungen, inklusive Rückruf- und Follow-up-Service.
- Kundenservice & Geschäftskommunikation: Betreuung von Kundenanfragen, Bearbeitung von E-Mails, Kundenbetreuung auf Deutsch und Englisch, Nachverfolgung von Aufgaben, professionelle Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern.
- Administrative Unterstützung: Erstellung, Bearbeitung und Pflege von Dokumenten, Tabellen, Präsentationen, Datenbanken, Recherche und Informationsaufbereitung.
- Digitale Tools & Softwarekenntnisse: Fundierte Kenntnisse in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Kalender- und Terminmanagementsystemen, E-Mail-Tools, Online-Meeting-Tools und weiteren Plattformen.
- Sprachen: Deutsch und Englisch in Wort und Schrift auf professionellem Niveau.
Durch meine strukturierte, vorausschauende und zuverlässige Arbeitsweise, übernehme ich Verantwortung für Projekte, entlaste Teams und sorge dafür, dass Abläufe reibungslos funktionieren.
Schwerpunkte & Kenntnisse:
Back‑Office-Koordination & Operations-Support
Projektkoordination & Teamorganisation
Termin- & Reiseplanung, Rückrufservice
Kundenservice & Geschäftskommunikation (Deutsch & Englisch)
E-Mail- & Kalenderverwaltung
Dokumentation, Datenpflege & Recherche
MS Office & digitale Tools
Struktur, Organisationstalent & Verlässlichkeit
Mit meinem Profil biete ich Unternehmer/innen, Führungskräften und Projektteams professionelle Unterstützung, administrative Entlastung und operative Effizienz – alles aus einer Hand und auf höchstem Niveau.
Erfahrung
Berufserfahrung0 - 5 Jahre
Freelancer seit2025
Sprachen
DeutschMutterspracheEnglischverhandlungssicherSpanischGrundkenntnisse
Projekthistorie
- Zentrale Koordination von Ein- und Ausgängen für Bewohner/innen, Lieferanten und Partner
- Verwaltung von Dokumenten, Hauspost und E-Mails, inkl. sorgfältiger Nachverfolgung
- Unterstützung der Geschäftsleitung bei administrativen Aufgaben und Terminplanung
- Zusammenarbeit mit allen Schnittstellen der Residenz
- Empathische Kommunikation mit Bewohnern/innen, Angehörigen und externen Partnern
- Wahrung von Diskretion, Würde und Ruhe im täglichen Umgang
- Eigenverantwortliche Dienstplan- und Personalplanung
- Enge Zusammenarbeit mit der Direktion, Unterstützung bei organisatorischen Entscheidungen
- Koordination von Terminen, Meetings und internen Abläufen
- Verwaltung von Materialbestellungen, Inventur und Budgetkontrolle
- Gästebetreuung auf 5-Sterne-Niveau, inklusive Beschwerdenmanagement
- Erstellung von Reports, Kassen- und Monatsabschlüssen
- Mitwirkung bei der Strategie und Umsetzung von Spa-Projekten in einem der weltweit führenden „Leading Hotels of the World“