23.09.2026 aktualisiert
100 % verfügbar
Virtuelle Assistenz | Back Office | Office Management | Kaufmännische Unterstützung
Neu-Ulm, Deutschland
Nur Remote
Allgemeine Hochschulreife (Abitur), Lessing-Gymnasium Neu-UlmÜber mich
Ich unterstütze Unternehmen zuverlässig bei Backoffice, Büroorganisation, E-Mail- und Aufgabenmanagement, Auftragsbearbeitung sowie vorbereitender Buchhaltung. Erfahrung aus laufenden Freelancer-Projekten und eigener Selbstständigkeit. Vollzeit verfügbar und kurzfristig einsatzbereit.
Skills
BuchhaltungAsanaCRM-SystemeKundenkommunikationDokumentenmanagementE-Mail-ManagementAllgemeine Administrative UnterstützungOffice ManagementAblauforganisationAufgabenmanagementAtlassian TrelloVirtuelles BüroBack OfficeDATEVBuchhaltungssoftware
Virtuelle Assistenz, Back Office & Office Management
Eigenständige Übernahme wiederkehrender Büroaufgaben und allgemeiner administrativer Tätigkeiten. Unterstützung von Geschäftsführung und Teams im Tagesgeschäft sowie strukturierte Organisation administrativer Abläufe.
Assistenz der Geschäftsführung
Unterstützung bei Termin-, Aufgaben- und Informationsmanagement, Nachhalten offener Vorgänge sowie Koordination organisatorischer und administrativer Themen.
Kaufmännische Administration & Buchhaltungsvorbereitung
Rechnungen und Belege ordnen, Unterlagen für die Buchhaltung vorbereiten, Kommunikation mit Steuerberatern und Behörden koordinieren sowie administrative kaufmännische Vorgänge bearbeiten.
E-Mail-, Termin- & Aufgabenmanagement
E-Mails bearbeiten und strukturieren, Termine koordinieren, offene Aufgaben nachhalten sowie Geschäftsführung und Mitarbeitende an Fristen und anstehende Aufgaben erinnern.
Angebots- & Auftragsbearbeitung
Angebote erstellen und bearbeiten, Aufträge administrativ begleiten und laufende Vorgänge zuverlässig nachhalten.
Dokumentenmanagement & Büroorganisation
Digitale Ablagen und Dokumente strukturiert organisieren, Informationen übersichtlich aufbereiten und eine verlässliche Büroorganisation sicherstellen.
Prozess- & Ablauforganisation
Administrative und operative Abläufe koordinieren, bestehende Prozesse strukturieren und organisatorische Verbesserungen im Tagesgeschäft umsetzen.
Kundenkommunikation, CRM & Vertriebsunterstützung
Kundenkontakte professionell bearbeiten, Kunden- und Vertriebsaktivitäten in CRM-Systemen dokumentieren sowie Vertriebs- und Kundenserviceprozesse administrativ unterstützen. Erfahrung in Kundenberatung, Akquise und Vertragsabschluss.
Microsoft 365 & Google Workspace
Routinierter Umgang mit Word, Excel, Outlook, Teams sowie Google Workspace für Office-, Kommunikations- und Zusammenarbeitsaufgaben.
Buchhaltungssoftware
Routinierter Umgang mit DATEV, Lexoffice, sevDesk und Lexware im Rahmen vorbereitender Buchhaltung und Belegorganisation.
Projektmanagement-Tools
Nutzung von Trello und Asana für Aufgabenmanagement, Nachverfolgung und Projektkoordination.
KI-Tools & Kommunikation
Nutzung von ChatGPT und weiteren KI-Tools sowie Slack und Zoom im Arbeitsalltag.
Erfahrung
Berufserfahrung0 - 5 Jahre
Freelancer seit2025
Sprachen
DeutschMutterspracheEnglischverhandlungssicherRussischverhandlungssicher
Projekthistorie
Freiberufliche Unterstützung im Backoffice und in der kaufmännischen Administration. Bearbeitung und Organisation von Rechnungen und Belegen, vorbereitende Buchhaltung, E-Mail- und Dokumentenmanagement, Angebots- und Auftragsbearbeitung, Termin- und Aufgabenmanagement sowie Kommunikation mit Steuerberater und Geschäftsführung. Tätigkeitsumfang je nach Bedarf ca. 20–40 Std./Woche.
Freiberufliche administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung. E-Mail- und Dokumentenorganisation, Angebots- und Auftragsbearbeitung, vorbereitende Buchhaltung, Terminorganisation, Nachhalten offener Aufgaben sowie Koordination laufender administrativer Vorgänge. Tätigkeitsumfang je nach Bedarf ca. 20–40 Std./Woche.
Eigenverantwortliche Organisation und Führung des Betriebs mit kaufmännischen, personellen und operativen Aufgaben. Buchhaltungsvorbereitung, Rechnungsbearbeitung, Personal- und Dienstplanung, Einkauf und Lieferantenkommunikation, Kundenservice, Lieferplattformen, Behördenkommunikation, Lagerorganisation sowie Optimierung betrieblicher Abläufe.