04.09.2026 aktualisiert

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100 % verfügbar

Freelancer, Eventmanager, Projektleiter, Project Manager, B2B Events,

Berlin, Deutschland
Weltweit
intl. Tourismus Management (Betriebswirtschaft)
Berlin, Deutschland
Weltweit
intl. Tourismus Management (Betriebswirtschaft)

Profilanlagen

Projektportfolio_PaulSchäfer26.pdf

Über mich

Event- und Projektmanager mit Schwerpunkt auf Festivals, Konzerte und Großveranstaltungen. Vorbereitung und Umsetzung von Großevents Eventogistik (Planung, Aufbau, Ablaufkoordination) Hospitality- und Guest-Experience-Management Produktions- und Operations-Management Administrative Unterstützung

Skills

AsanaUnterstützung für Live-VeranstaltungenProjektplanungVeranstaltungsmanagementEventmanagerProjektmanagementMusikindustrieUnterhaltungs- und TourismusmanagementNachhaltigkeitNachhaltiges ManagementAssistenz der GeschäftsführungTourismus
Ich bin freiberuflicher Event- und Projektmanager mit Schwerpunkt auf Festivals, Konzerte und Großveranstaltungen.
Mit Erfahrung bei renommierten Events wie Lollapalooza Berlin, Superbloom, CSD Berlin und Dreamlight Concertsbringe ich umfassende Expertise in den Bereichen Event Operations, Premium Hospitality, Logistik und Projektplanung mit.
In den vergangenen Jahren habe ich sowohl im Backstage- und Künstlerbereich als auch in der Gesamtkoordination von Festival-Erlebnissen gearbeitet – von Konzeptentwicklung und Budgetsteuerung bis hin zur Vor-Ort-Leitung während des Festivals.
Ich arbeite strukturiert, lösungsorientiert und mit großem Fokus auf Kommunikation und Teamführung – auch unter Druck.

Meine Arbeitssprachen sind Deutsch, Englisch und Französisch (fließend, C2-Niveau).

Mögliche Projekte / Einsatzbereiche:
  1. Festival- und Konzertlogistik (Planung, Aufbau, Ablaufkoordination)
  2. Hospitality- und Guest-Experience-Management
  3. Künstler- und Tour-Betreuung (Talent Liaison)
  4. Produktions- und Operations-Management
  5. Vorbereitung, Umsetzung und Nachbereitung von Großevents
  6. Administrative und organisatorische Unterstützung für Event-Teams
Ich bin europaweit verfügbar – sowohl für Projektphasen in der Vorbereitung als auch für operative Einsätze während und nach Veranstaltungen.


Erfahrung

Berufserfahrung5 - 10 Jahre
Freelancer seit2024

Sprachen

DeutschMutterspracheEnglischverhandlungssicherFranzösischMuttersprache

Projekthistorie

Project Lead Brand & Festival Experience

Lollapalooza Berlin / Superbloom Festival

Medien und Verlage

Freelancer, Event Operations (Lollapalooza Berlin / Superbloom Festival), Projektmanager

GoodLive AG | Berlin

Medien und Verlage

50-250 Mitarbeiter

·Unterstützung der Festivaldirektorin bei allen Abteilungsübergreifenden Projekten zur
Zusammenführung aller Bereiche zu einem stimmigen Event.
·Begleitung sowie Vor- und Nachbereitung aller Meetings und Ortsbegehungen.
·Kalendermanagement, Emailmanagement, Erstellung von Briefings, Agendas, Executive
Summaries, Pitches, Entscheidungsvorlagen.
·Eigenständiges Projektmanagement zu aufkommenden Themen, insbesondere in den
Experience Bereichen (non-music).
·Enge Zusammenarbeit und Kontaktperson für Departmentheads (Produktion, Look&Feel,
Security, Marketing, etc).
·Abwesenheitsvertretung der Festivaldirektorin.

Project Lead for Premium Hospitality – Superbloom Festival

Superbloom Festival GmbH & Co KG
· Leitung der Planung und Umsetzung von Premium-Hospitality-Bereichen
· Definition und Verwaltung der Premium-Ticketkategorien (Comfort & Comfort Deluxe)
· Inhaltliche Entwicklung des räumlichen und erlebnisorientierten Hospitality-Konzepts
· Kalkulation von Preisstrukturen und Sicherstellung der Rentabilität, Budgetführung
· Steuerung aller administrativen Prozesse und Dokumentationen
· Koordination der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit mit internen Teams und
Dienstleistern
· Führung und Supervision des Hospitality-Teams vor Ort

Project Lead for Arts, Installations & Special Projects – Lollapalooza Berlin

FRHUG Festival GmbH (Lollapalooza Berlin)
· Mitwirkung am künstlerischen Gesamtkonzept für das 10-jährige Festivaljubiläum
· Kuratieren von Walking Acts, Kunstinstallationen und Auswahl teilnehmender Artists
· Leitung aller Produktionsphasen und Koordination der Abläufe vor Ort
· Erstellung von Konzepten und Pflege der Dokumentation (z. B. in Asana)
· Überwachung von Budget- und Ressourcenplanung
· Koordination von Logistik und technischen Anforderungen
· Sicherstellung vollständiger Dokumentation und Zertifizierungen
· Schnittstelle zwischen Kreativ-, Technik- und Produktionsteams

Freelancer, Co-Lead des Inklusionsteams

CSD Berlin e.V. | Berlin
·Vorbereitung aller Inkusionsmaßnahmen zur Barrierearmut.
·Aufstellung, Betreuung und Strukturierung eines Inklusionsteams aus Volunteers.

Freelancer, Assistenz der Projektleitung
·Administrative Unterstützung zu anfallenden Themen.
·Reisebuchungen, Gästelistenmanagement, Projektmanagement.

Executive Assistant

BMG Rights Management GmbH | Berlin
·Erster Ansprechpartner für Anfragen von Mitarbeitenden, Artists, Managements, etc.
·Kalendermanagement, Emailmanagement, Vor- und Nachbereitung von Meetings.
·Erstellung von Briefings, Agendas, Executive Summaries, Pitches, Entscheidungsvorlagen.
·Eigenständiges Projektmanagement zu aufkommenden Themen des Executives.
·Koordination von Signingprozessen zwischen A&Rs, Legal und Marketingteams.
·Planung und Durchführung von Konferenzen und (Promo-) Veranstaltungen.
·Reisebuchung und -abrechnung inkl. Transport per Fahrservice/Bahn/Flug/Privatjet.
·Enge Zusammenarbeit mit DSP-, Marketing & Data-Teams, Teilnahme an Repertoiremeetings.

Office Manager 01/2022 - 04/2022
alle auf Seite 2 unter "Junior Office Manager" aufgeführten Tätigkeiten, sowie:
·Hauptverantwortlicher für alle bürobezogenen Themen, intern (Mitarbeitende) wie extern
(Gäste, Vermieter, Gewerke).
·Enge Zusammenarbeit mit Department Heads zur bestmöglichen Gestaltung des Büroalltags.

Office Manager

Junior Office Manager

BMG Rights Management GmbH | Berlin
·Mitarbeiter im Front Office mit diversen Tätigkeiten im täglichen Musikgeschäft.
·Koordination von Arbeitsabläufen, Logistik, Bestellungen und Unterstützung von KollegInnen aller Abteilungen.
Planung von New Work Bauvorhaben innerhalb des Büros und Koordination von Gewerken.
·Erster Kontakt bei telefonischen, schriftlichen sowie persönlichen Anfragen.
·Organisation von Sommer- und Weihnachtsfeiern sowie Veranstaltungen im Büro.
·Ausbilder von Bertelsmann-Auszubildenden im Office Management.

Theken- und Servicemitarbeiter / Artist Backstage Support

SaarEvent und First Choice | Saarbrücken
·Unterstützung der Veranstaltungsmanager für einen reibungslosen Ablauf von Konzerten, Kongressen, Tagungen,
Open Airs und weiteren Veranstaltungen.

Travel Agent

"Peterpans Adventure Travel" | Sydney
·B2C Verkauf von Abenteuerreisen; Zusammenstellung und Beratung im Office.
·Organisation von Promo-Events zur Neukundenakquise.

Bartender und Servicemitarbeiter

"Arnie & Jules BarBQ" Saarbrücken

Betriebsleitung und Barchef

"Aramis & Jules" | Saarlouis
·Führung und Schulung von 15 Mitarbeitenden, Implementierung der Firmenstandards, Erstellung der
Getränkekarte, Marketing auf sozialen Netzwerken.
·Betreuung, Vor- und Nachbereitung von (Außen-) Veranstaltungen.

Servicemitarbeiter und Teamleiter

"Blockhaus" St. Nikolaus

Zertifikate

Event Sustainability Management (ISO20121:2024 Intro) Event Sustainability Management (ISO20121:2024 Intro)

BSI

2024


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