08.10.2026 aktualisiert
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Executive Assistant | C-Level-Assistenz I PA I Düsseldorf
Düsseldorf, Deutschland
Düsseldorf +25 km
Allgemeine Hochschulreife (1998)Über mich
Als freiberufliche Executive Assistant und Interimsassistenz unterstütze ich Sie vor Ort im Raum Düsseldorf, hybrid oder remote. Mit über 20 Jahren Erfahrung unterstütze ich Unternehmen zuverlässig bei anspruchsvollen administrativen und organisatorischen Aufgaben.
Skills
Interim ManagementOffice ManagementOffice365Assistenz der Geschäftsführung
C-Level-Assistenz & Executive Support
Über 20 Jahre Erfahrung als Sparringspartnerin von Führungskräften auf C-Level. Entlastung von Geschäftsführern in Termin-, Kommunikations- und Reisemanagement sowie eigenverantwortliche Priorisierung und proaktive Prozessverbesserung im Tagesgeschäft.
Projektmanagement & Prozessoptimierung
Eigenverantwortliche Umsetzung von Projekten inklusive Stakeholder-Koordination. Erstellung von SOPs, Workflows und Reporting-Strukturen sowie Prozessautomatisierung und Tool-Implementierung für verschiedene Unternehmenstypen.
Kalender- & Kommunikationsmanagement
Umfassendes Kalender- und Inbox-Management, Planung und Koordinierung von Terminen, Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie Protokollführung. Kommunikationsmanagement auch in englischer Sprache auf internationalem Niveau.
Reisemanagement & Reisekostenabrechnung
Planung und Buchung nationaler und internationaler Geschäftsreisen sowie vollständige Reisekostenabrechnung für Führungskräfte verschiedener Unternehmen.
Eventmanagement & Veranstaltungsorganisation
Organisation von All-Hands Meetings, Teamevents, Tagungen und Workshops sowie Koordination von Trainings und Reiseorganisation für internationale Teilnehmer.
Dokumentenmanagement & Entscheidungsvorlagen
Erstellung von Entscheidungsvorlagen, PowerPoint-Präsentationen und Angebotsunterlagen in Deutsch und Englisch. Nutzung von Google Drive, SharePoint, Dropbox und Egnyte.
Automatisierung & KI-Tools
Einsatz von Automatisierungstools wie Zapier und ManyChat sowie KI-Tools wie ChatGPT und Claude zur Effizienzsteigerung operativer Abläufe.
Projektmanagement-Tools
Sicherer Umgang mit Projektmanagement-Software wie Trello, Asana und Notion zur Steuerung und Nachverfolgung von Projekten und Aufgaben.
Kommunikations- & Office-Software
Fundierte Kenntnisse in MS Office, Microsoft 365, Google Workspace, Outlook, Teams, Zoom und Slack fuer die taeglich professionelle Buero- und Teamkommunikation.
Personalverwaltung & HR-Koordination
Koordination von HR-Prozessen, Verwaltung von Arbeitsvertraegen und Zeugnissen sowie Unterstuetzung bei Recruiting und Einarbeitung neuer Teammitglieder.
Über 20 Jahre Erfahrung als Sparringspartnerin von Führungskräften auf C-Level. Entlastung von Geschäftsführern in Termin-, Kommunikations- und Reisemanagement sowie eigenverantwortliche Priorisierung und proaktive Prozessverbesserung im Tagesgeschäft.
Projektmanagement & Prozessoptimierung
Eigenverantwortliche Umsetzung von Projekten inklusive Stakeholder-Koordination. Erstellung von SOPs, Workflows und Reporting-Strukturen sowie Prozessautomatisierung und Tool-Implementierung für verschiedene Unternehmenstypen.
Kalender- & Kommunikationsmanagement
Umfassendes Kalender- und Inbox-Management, Planung und Koordinierung von Terminen, Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie Protokollführung. Kommunikationsmanagement auch in englischer Sprache auf internationalem Niveau.
Reisemanagement & Reisekostenabrechnung
Planung und Buchung nationaler und internationaler Geschäftsreisen sowie vollständige Reisekostenabrechnung für Führungskräfte verschiedener Unternehmen.
Eventmanagement & Veranstaltungsorganisation
Organisation von All-Hands Meetings, Teamevents, Tagungen und Workshops sowie Koordination von Trainings und Reiseorganisation für internationale Teilnehmer.
Dokumentenmanagement & Entscheidungsvorlagen
Erstellung von Entscheidungsvorlagen, PowerPoint-Präsentationen und Angebotsunterlagen in Deutsch und Englisch. Nutzung von Google Drive, SharePoint, Dropbox und Egnyte.
Automatisierung & KI-Tools
Einsatz von Automatisierungstools wie Zapier und ManyChat sowie KI-Tools wie ChatGPT und Claude zur Effizienzsteigerung operativer Abläufe.
Projektmanagement-Tools
Sicherer Umgang mit Projektmanagement-Software wie Trello, Asana und Notion zur Steuerung und Nachverfolgung von Projekten und Aufgaben.
Kommunikations- & Office-Software
Fundierte Kenntnisse in MS Office, Microsoft 365, Google Workspace, Outlook, Teams, Zoom und Slack fuer die taeglich professionelle Buero- und Teamkommunikation.
Personalverwaltung & HR-Koordination
Koordination von HR-Prozessen, Verwaltung von Arbeitsvertraegen und Zeugnissen sowie Unterstuetzung bei Recruiting und Einarbeitung neuer Teammitglieder.
Erfahrung
Berufserfahrungmehr als 10 Jahre
Freelancer seit2023
Sprachen
DeutschMutterspracheEnglischverhandlungssicher
Projekthistorie
Kernkompetenzen:
- Executive Assistance auf C-Level
- Termin-, Reise- und Veranstaltungsmanagement
- Inbox- und Kommunikationsmanagement
- Projektmanagement und operative Koordination
- Prozessoptimierung und Workflow-Entwicklung
- Digitale Prozesse und Automatisierungen
- Stakeholder- und Dienstleisterkoordination
- Erstellung von SOPs, Dokumentationen und Entscheidungsgrundlagen
- Kommunikation auf Deutsch und Englisch
Kalendermanagement, Inbox-Management, Planung und Koordinierung von Terminen, Vor- und Nachbereitung und Buchung von Geschäftsreisen, Reisekostenabrechnung, Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen, Organisation von All-Hands Meetings und Teamevents, Koordination HR-Prozesse, Urlaubsvertretung für die Assistenz des CEO/CCO. Eigenständige Priorisierung und proaktive Prozessverbesserung im Tagesgeschäft.
Assistenz der Geschaeftsfuehrung (COO) bei der Deutsche Glasfaser GmbH in Duesseldorf.