Executive Assistant und Office Managerin

Executive Assistance auf C-Level

Langjährige Erfahrung in der Unterstützung von Vorständen und Geschäftsführung in internationalen Unternehmen mit komplexen Entscheidungs- und Kommunikationsprozessen.

Office Management

Umfassende Büroorganisation und -verwaltung mit strukturierter und vorausschauender Arbeitsweise in dynamischen Situationen.

Travel- und Eventorganisation

Professionelle Planung und Koordination von Geschäftsreisen, Veranstaltungen und Meetings auf nationaler und internationaler Ebene.

Stakeholder-Kommunikation

Koordination von Schnittstellen zu internen und externen Stakeholdern sowie Bearbeitung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.

Präsentationserstellung

Erstellung von Teasern und Filmschnitten sowie Aufbereitung von Präsentationen für das Intranet mit MS PowerPoint.

Intranet- und Contentpflege

Redakteurin für das Intranet und Pflege von Inhalten.

Krisen- und Evakuierungssituationen

Unterstützung in Krisen- und Evakuierungsszenarien in politisch instabilen Regionen.

Compliance-Überwachung

Überprüfung der Compliance bei Beschaffung, Einladungen und Reisekosten für Führungskräfte.

Projektkoordination

Unterstützung von M&A-Projekten und Koordination von Projekt- und Tagesgeschäft.

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PowerPoint-Training

Konzeption und Durchführung praxisnaher PowerPoint-Schulungen für Teams und Führungskräfte – mit Fokus auf klare Storylines, konsistentes Design, effiziente Workflows sowie adressatengerechte Visualisierung komplexer Inhalte (inkl. Vorlagen-/Masterpflege und Best-Practice-Standards). Einbindung von KI Tools zur Präsentationserstellung.

KI-Coaching für den Arbeitsalltag

Anwendung von KI-gestützten Methoden zur Effizienzsteigerung im Office-Alltag – z. B. für Textentwürfe, Zusammenfassungen, Strukturierung von Informationen, E-Mail- und Meeting-Vorbereitung sowie standardisierte Prompt-Workflows zur Qualitätssicherung und Zeitersparnis im administrativen Tagesgeschäft

Aufbau von Office-Strukturen

Aufbau, Standardisierung und Weiterentwicklung von Office-Strukturen und administrativen Prozessen – inklusive Einrichtung von Ablagen und Standards, Definition klarer Zuständigkeiten, Einführung wiederkehrender Routinen sowie Einarbeitung und Koordination von Assistenz- und Office-Teams für einen reibungslosen, skalierbaren Büro- und Management-Support.