Business Analystin & IT-Trainerin | ERP-/Kernsysteme · DMS · DOXIS

Neues System. Altes Chaos?

Dein alter Prozess wandert 1:1 ins neue System, und dein Team macht es weiter auf seine Art. Ich schaue deinen Anwender:innen über die Schulter, finde heraus, wie wirklich gearbeitet wird, und bringe Prozess und System zusammen. Mein Schwerpunkt: Einführungen von ERP-/Kernsystemen, DMS und DOXIS.

Projektbegleitung

Ich begleite dein Projekt über die ganze Strecke: von der Analyse bis zum Go-live und darüber hinaus. Im Vordergrund steht die Systemeinführung. Projekterfahrung habe ich seit 2005.

Verstehen

• Gespräche mit deinem Fachbereich, ich lasse mir die Prozesse zeigen

• gemeinsame Termine mit Fachbereich und IT

• Termine allein mit der IT

• Workshops mit neutraler Moderation, um Anforderungen zu klären

Festhalten

• Anforderungen als Beschreibung nach Muss, Soll und Kann

• Entscheidungen sowie erledigte und offene Punkte im Ticket

• Stand und abgestimmte Punkte per E-Mail

Testen und anleiten

• Testfälle beschreiben

• Unterstützung, wenn dein Fachbereich die Testfälle durchführt

• Arbeitsanweisungen mit Screenshots erstellen

• Unterstützung bei Veränderungsprozessen (Change Management)

Prozessanalyse (fest dabei)

Ich sehe die stillen Umwege und Workarounds, die täglich Zeit kosten und in jeder Prozessbeschreibung fehlen. Ich spreche mit deinen Anwender:innen, schaue ihnen bei der Arbeit zu und halte fest, wie wirklich gearbeitet wird. Dein Fachbereich prüft die Dokumente, die Rückmeldungen fließen ein. Gemeinsam finden wir die Schwachpunkte im Prozess und optimieren sie, bevor er ins System wandert.

Typisch dokumentiere ich:

• wie heute wirklich gearbeitet wird, mit allen Besonderheiten und Umwegen

• den Prozessablauf als Schaubild

• die Schwachstellen im Prozess und konkrete Empfehlungen

IT-Training (auf Wunsch)

Dein Team bekommt Zeit, sich in das neue System einzuarbeiten, und jemanden an die Seite, der es bedienen kann.

• Auftragsklärung: Zielgruppe, Dauer und Inhalte legen wir gemeinsam fest

• Schulungskonzept, auf Wunsch vorab zur Prüfung

• Training im Testsystem an Beispielen aus eurem Alltag

• in Präsenz mit höchstens 8 Personen, online mit höchstens 6

• Schulungshandbuch mit Screenshots, auf Wunsch Video-Learnings

Systeme & Branche

• ERP-/Kernsysteme und Dokumentenmanagementsysteme wie DOXIS

• Tools: Jira, Confluence

• Meine Wurzeln liegen in der Versicherungsbranche. Die Methode funktioniert überall dort, wo Menschen mit neuer Software arbeiten sollen.

• remote im deutschsprachigen Raum, vor Ort nach Absprache

Beispiele aus der Praxis

• Einführung DOXIS: Teil des Projektteams, Konzeption der Schulungsinhalte, Erstellung von Video-Learnings und Durchführung der Mitarbeiter-Schulungen

• Outlook-Optimierung: firmenweite Schulungen zur Nutzung des Kalendersystems

• Testmanagement: Prüfung und Dokumentation von Testfällen