19.08.2026 aktualisiert

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Business Support | Projektkoordination | Office Management

Gmund a. Tegernsee, Deutschland
Gmund a. Tegernsee +50 km
Management in der Gesundheitswirtschaft (B.Sc. Bachelor of Science)
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Profilanlagen

CV-Profile_Kathrin Gentili_DE_August 2026.pdf

Über mich

Als Interims- und Projektassistenz unterstütze ich bei personellen Engpässen und entlaste Unternehmer, Führungskräfte und Teams bei administrativen Aufgaben und komplexen Projekten.

Skills

BudgethilfeVeranstaltungsmanagementAllgemeine Administrative UnterstützungProjektmanagementOffice ManagementBüroabläufe Reise-KoordinationVirtuelles BüroBack OfficeBudgetierungAssistenz der GeschäftsführungPersönliche Assistenz
Ihre Partnerin für Projektkoordination & Office Management

Ich biete professionelle, administrative und projektbasierte Unterstützung für Selbstständige, Geschäftsführer, Führungskräfte sowie Unternehmen an. Mein Ziel ist es, Ihnen durch flexible und schnelle Unterstützung den erforderlichen Freiraum zu verschaffen, damit Sie sich wieder auf ihr Kerngeschäft fokussieren können.


KERNKOMPETENZEN:
  1. Geschäftsführungs- & Persönliche Assistenz
  2. Administration täglicher Geschäftsabläufe
  3. Terminmanagement, Organisation, Reisebuchung
  4. Eventplanung und -organisation (z.B. Firmenevents)
  5. (Virtual) Office Management
  6. Projektmanagement und -unterstützung
  7. Optimierung / Etablierung digitaler Ablagestrukturen
  8. Budgetüberwachung, Rechnungsbearbeitung
  9. Vorbereitende Buchhaltung
  10. Digitalisierung und Strukturierung von Dokumenten, Belegen etc.

KURZBIO:
  1. Mehrjährige Erfahrung als Geschäftsführungsassistenz sowie Senior Coordinator/ Assistenz im Bereich Finanzen, Marketing und Sales
  2. Mehrjährige Berufserfahrung in verschiedenen Unternehmen der Gesundheitsbranche –vom jungen Start-up bis zur komplexen Konzernstruktur
  3. Abgeschlossenes Studium „Management in der Gesundheitswirtschaft“ (B.Sc.) –Schwerpunkt Pharma
  4. Abgeschlossene Ausbildung als Medizinische Fachangestellte

WAS MICH AUSZEICHNET:

Ich habe eine ausgeprägte Leidenschaft für Struktur und Organisation. Es erfüllt mich, klare Abläufe zu schaffen und Ordnung in unterschiedlichste Bereiche zu bringen – sei es in Prozessen oder im allgemeinen Arbeitsumfeld. Mein Ziel ist es, Effizienz und Übersichtlichkeit zu schaffen und so nachhaltige Ergebnisse zu erzielen.


SOFT SKILLS:
  1. Höchstmaß an Zuverlässigkeit & Flexibilität
  2. Unternehmerisches, vernetztes Denken und Handeln
  3. Schnelle Auffassungsgabe
  4. Strukturiert & gewissenhaft
  5. Detailorientiert & pragmatisch
  6. Hoher Qualitätsanspruch
  7. Diskretion & Empathie
  8. Gutes Zahlenverständnis


TOOLS:
  1. MS Office 365
  2. SharePoint
  3. SAP / SAP ARIBA
  4. Navision
  5. Oracle
  6. Lexoffice
  7. Zoom, MS Teams
  8. Workday
  9. Concur

Erfahrung

Berufserfahrung5 - 10 Jahre
Freelancer seit2024

Sprachen

DeutschMutterspracheEnglischgut

Projekthistorie

Interimprojekt: Interim Marketing & Sales Coordinator (Branche: Pharma)

Pharma und Medizintechnik

500-1000 Mitarbeiter

Projekt: Überbrückung einer vakanten Position im Bereich Sales & Marketing Coordinator.

Tätigkeitsbereiche:
  1. Projektkoordination & operativer Support im Bereich Marketing & Sales
  2. Koordination von Sponsorship- und anderen Verträgen, Vertragsmanagement
  3. Planung von Events und Meetings
  4. Budgetüberwachung und Erstellung von Reports
  5. Koordination von Materialfreigaben / Re-Approvals in Veeva PromoMats
  6. Support bei Erstellung von Purchase Orders, Vendor Onboarding Prozess

Personal Assistant | Prozessoptimierung (Branche: Steuerberatung)

Wirtschaftsprüfung, Steuern und Recht

10-50 Mitarbeiter

Projekt: Unterstützung der Geschäftsführung einer Steuerberatungsgesellschaft bei administrativen Aufgaben sowie Prozessoptimierung

Tätigkeitsschwerpunkte:
  1. Unterstützung der Geschäftsführung im administrativen Tagesgeschäft und bei strategischen Aufgaben
  2. Standardisierung und Dokumentation von Prozessen zur Optimierung interner Abläufe
  3. Pflege und Verwaltung von Mandantenstammdaten, Bearbeitung eingehender Mandantenanfragen via E-Mail und Telefon
  4. Virtuelle Büroorganisation, Kalendermanagement und Koordination von Terminen

Interim Office & Project Manager (Branche: Pharma)

Pharma und Medizintechnik

500-1000 Mitarbeiter

Projekt: Überbrückung einer vakanten Position im Bereich Office & Project Management mit direkter Unterstützung des VP General Manager DACH

Tätigkeitsschwerpunkte:

  1. Operative Unterstützung des VP General Manager DACH im Tagesgeschäft, inkl. Meeting-Organisation, Kommunikation, Projektkoordination und Begleitung strategischer Themen
  2. Planung und Durchführung interner Meetings und externer Veranstaltungen
  3. Vertrags- und Rechnungsmanagement: Verwaltung von Lieferantenverträgen, Purchase Orders (PO), Budgettracking, Zusammenarbeit mit Finance und Legal, Pflege auditkonformer Ablagestrukturen
  4. Koordination administrativer HR-Prozesse (Onboarding neuer Mitarbeiter, Einrichtung von Arbeitsplätzen)

Interimprojekt: Prozessoptimierung & Auftragsabwicklung (Branche: Tiernahrung)

Konsumgüter und Handel

50-250 Mitarbeiter

Projekt: Prozessoptimierung & operative Unterstützung in der Auftragsabwicklung / Bestellwesen


Tätigkeitsschwerpunkte:
  1. Erstellung eines strukturierten und praxisnahen Prozesshandbuchs für die Auftragsbearbeitung zur internen Standardisierung
  2. Analyse bestehender Abläufe und Optimierung von Prozessschnittstellen
  3. Unterstützung des Teams in der operativen Auftragsabwicklung, insbesondere bei der Bearbeitung eingehender Kundenbestellungen im ERP-System (Microsoft Dynamics NAV)
  4. Koordination der Projektkommunikation und Abstimmung mit den relevanten Fachbereichen

Interim Geschäftsführungs- und Projektassistenz (Branche: Tiernahrung)

Konsumgüter und Handel

50-250 Mitarbeiter

Überbrückung einer vakanten Position im Bereich Geschäftsführungs- und Projektassistenz
Branche: Tiernahrung, Raum München

Tätigkeitsschwerpunkte:
  1. Unterstützung der Geschäftsleitung bei sämtlichen organisatorischen und administrativen Belangen, Terminkoordination und Kalendermanagement
  2. Planung und Organisation von Meetings, Tagungen und Events
  3. Aufbereitung von Zahlen und Berichten sowie Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsvorlagen
  4. Einführung eines Projekttools zur besseren Übersicht aller Projekte

Senior Project Coordinator | Senior Country Administrative Coordinator Germany (Festanstellung)

BeiGene Germany GmbH

Pharma und Medizintechnik

50-250 Mitarbeiter

  • Assistenz der Geschäftsleitung und Support des Management Teams Deutschland und Österreich
  • Budgetplanung und -überwachung, Prüfung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen, vorbereitende Buchhaltung
  • Projektmanagement, -koordination und Prozessoptimierung
  • Office Management / Büro-Organisation
  • Planung und Organisation interner Meetings und Events
  • HR-Support, z.B. Onboarding neuer Mitarbeiter

Senior Administrative Assistant Marketing & Sales Biosimilars (Festanstellung)

Biogen GmbH

Pharma und Medizintechnik

250-500 Mitarbeiter

  • Teamassistenz des Marketing- sowie Sales-Teams inklusive Außendienst bei u.a. der Organisation von Sponsorship-Veranstaltungen
  • Eigenständige Übernahme von Marketingprojekten
  • Koordination von Materialfreigaben, Druckaufträgen
  • Webshop- und Artikelpflege
  • Erstellen und Verwalten entsprechender Purchase Orders sowie Rechnungsbearbeitung

Coordinator Market Access & Corporate Affairs (Festanstellung)

Celgene GmbH

Pharma und Medizintechnik

5000-10.000 Mitarbeiter

  • Budgetplanung und -tracking
  • Erstellen und Verwalten von Purchase Orders
  • Rechnungsbearbeitung
  • Vertragsmanagement
  • Organisation von Veranstaltungen, Meetings & Events
  • Reiseplanung und -buchung
  • Support in abteilungsbezogenen Projekten wie z. B. Bearbeitung von Spendenanfragen der Abteilungen Corporate Communications / Public Relations / Patient Advocacy

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