Die 5 besten Tools für Freelancer

02.04.2019

Das Leben als Freelancer ist oft anstrengend und stressig. Wie gut, dass es mittlerweile eine ganze Fülle cleverer Cloud-Tools gibt, die euch das Leben leichter machen können. Strukturiert eure Arbeit und eure Alltag, plant organisierter und arbeitet smarter, um Zeit zu haben für die wirklich wichtigen Dinge in eurem Tag. trusted stellt euch in diesem Gastbeitrag fünf geniale kleine Tools vor, die euer Freelancer-Leben verändern werden.




Ihr Freelancer und anderen Selbstständigen habt es nicht leicht. Im Idealfall seid ihr ständig ausgebucht und mit Aufträgen zugedeckt; das verursacht aber auch eine ganze Menge Stress. Feste Arbeitszeiten? Festgeschriebener Urlaub? Pünktlicher Feierabend? Fehlanzeige! Bravourös meistert ihr den Akt auf dem Drahtseil und haltet die Balance, baut auch auf der einen Seite eine lohnende Existenz auf und versucht auf der anderen Seite, nicht in Arbeit zu ertrinken. Das kann auslaugend sein.

Hand aufs Herz, eine eurer größten Sorgen ist es doch, dass ihr immer alles alleine machen müssen, egal, in welcher Branche ihr tätig seid. Kundenakquise, Kommunikation, Rechnungsstellung und Buchhaltung, ganz zu schweigen vom eigentlichen Tagesgeschäft.

Glücklicherweise gibt es im Cloud-Kosmos eine Menge Tools, die euch Freelancern und Selbstständigen das Leben gehörig erleichtern können. 5 der besten dieser kleinen Alltagshelfer möchten wir euch heute vorstellen. Wir zeigen euch, was diese kostenlosen Tools so alles auf dem Kasten haben und wie sie euch helfen können, euren Tag und eure Arbeit besser zu organisieren und zu strukturieren. So bleibt am Ende des Tages bald mehr von der schwindenden Ressource “Zeit” für euch übrig.

Wunderlist

Wunderlist ist eine App, mit der ihr To-Do- und Aufgabenlisten erstellen könnt. Das klingt erstmal nicht spannend, kann euch das Leben aber durchaus einfacher machen. Vor allem, weil Wunderlist so einfach zu benutzen ist. Eure Aufgaben sind in nur ein paar Minuten erstellt - ob nun Einzelaufgaben oder umfangreiche Listen für größere Projekte. Außerdem könnt ihr für jede Aufgabe individuelle Erinnerungen, Fälligkeitsdaten und Benachrichtigungen hinzufügen, damit ihr keine wichtigen Termine und Abgaben mehr vergesst.

Legt euch doch zum Beispiel eine Liste für die Kundenakquise an, die ihr mit jedem neuen Kunden neu von oben nach unten durchgehen könnt. Kontakt hergestellt? Check. Angebot formuliert? Check. Angebotsschreiben erstellt? Check. Und so weiter. Oder macht euch Notizen über euren aktuellen Auftrag. Oder - auch möglich - pfeift mal auf die Arbeit und organisiert einen Camping-Trip mit Freunden.

Wunderlist könnt ihr geräteübergreifend benutzen, indem ihr eure To-Do-Listen synchronisiert. In der Weboberfläche angelegte Aufgaben tauchen so auch in der mobilen App für Android, iOS, Windows Phone oder Kindle Fire auf.

Die Basisversion von Wunderlist ist komplett kostenlos. Zahlen müsst ihr nur für die Business-Version Wunderlist Pro, mit der ihr Listen mit euren Kollegen teilen und gemeinsam an Projekten arbeiten könnt. Außerdem könnt ihr euch via Wunderlist in Kommentaren, Nachrichten und per File Sharing über laufende Aufgaben und Projekte austauschen.

Alles in allem ist Wunderlist eine chique (und vor allem kostenlose) kleine App mit einem tollen Look-and-Feel, mit der ihr alltägliche Aufgaben aber auch einmalige Projekte strukturiert planen und in Teilaufgaben herunterbrechen könnt. Damit geht ihr Projekte nicht nur organisierter, sondern auch mit mehr Elan und Freude an, denn: To-Do-Listen anlegen befreit den Kopf; Aufgaben abhaken macht uns glücklich. Probiert es doch einfach mal aus! Kostet ja nichts.

Trello

Auch unser zweites Tool Trello fällt unter die Kategorie “Organisation”. Trello ist eine Projektmanagement-Software, die nach der Kanban-Methode arbeitet. Klingt komplex? Ist es aber gar nicht. Kanban wurde ursprünglich vom japanischen Autohersteller Toyota entwickelt und sollte Produktions- und Fertigungsabläufe vereinfachen. Der sehr simple Trick: Jedes Projekt durchläuft auf einem “Kanban-Board” immer die gleichen Prozesse; zum Beispiel “Planung”, “Durchführung”, “Lektorat und Abnahme” und schließlich “Fertigstellung”. Dabei notiert ihr einzelne Projekte oder Aufgaben auf Karten (früher einfache Post-It-Zettel) und “klebt” sie an die entsprechende Position auf dem Board. Wenn ihr daran arbeitet oder einen neuen Meilenstein erreicht habt, verschiebt ihr die Karte entsprechend, bis sie alle Stationen durchlaufen hat. Das bedeutet, das Projekt ist abgeschlossen.

Trello macht dieses Konzept noch ein bisschen simpler (und auch ein bisschen hübscher), indem es das Kanban-Board digitalisiert. Der Gedanke dahinter ist, dass ihr strukturierter und konzentrierter an euren Projekten arbeiten könnt, wenn ihr immer auf einen Blick seht, wie weit euer Projekt schon fortgeschritten ist und welche Arbeitsschritte noch fehlen. Außerdem könnt ihr so auch eine ganze Reihe an Projekten parallel fahren, und wisst am Ende immer noch genau, wie weit ihr womit seid. Das spart euch Doppelbearbeitung und häufige Checks. Eure Kunden und Auftraggeber wiederum profitieren von schnelleren Durchlaufzeiten und weniger unnötiger Kommunikation.

Klingt cool? Finden wir auch. Noch cooler ist, dass Trello im Basistarif schon alle wichtigen Features mit an Bo(a)rd hat und dauerhaft kostenlos ist. Für Einzelkämpfer reicht das Gratis-Paket mit 10 integrierten Boards (ergo 10 Projekten) schon vollkommen aus; selbst kleine Teams kommen damit noch klar. Das allerbeste: Wenn ihr wollt, könnt ihr sogar eure Auftraggeber zu euren Boards einladen, damit sie den Fortschritt des Projekts selbst mitverfolgen können. Ein spitzenmäßiger kleiner Helfer, der euch viel Zeit und Nerven sparen wird.

Papierkram

Mit Papierkram regelt ihr - irgendwie logisch - euren Papierkram. Im Grunde ist das Tool so etwas wie ein zentraler Hub für alles: Ihr legt dort eine Kundendatenbank an, erstellt Dokumente wie Aufträge und Rechnungen, verbucht eingegangene Zahlungen direkt in der EÜR und UStVA, trackt eure Zeiten, verwaltet Preise für eure Dienstleistungen und Produkte, und so weiter und so fort.

 


Für eure Organisation wirkt das Teil wahre Wunder, weil es viele Prozesse verschlankt und beschleunigt und einige davon sogar automatisiert, so dass ihr euch gar nicht mehr darum zu kümmern braucht. Einmal aufgesetzt nimmt euch Papierkram wirklich viel lästige Arbeit ab. Dabei geht es hauptsächlich um die langweiligen Tasks; Papierkram eben. So könnt ihr euch befreiter eurem Kerngeschäft widmen und organisatorische Aufgaben in den Hintergrund rücken.

Das Beste an Papierkram sind die genialen Workflows; so könnt ihr erfasste Zeiten aus dem Time Tracker mit nur ein paar Klicks zu einer Rechnung hinzufügen und diese dann direkt aus Papierkram heraus an eure Kunden schicken. In der modernen und nutzerfreundlichen Oberfläche funktioniert das super einfach. Aber vorsichtig, nicht dass euch am Ende der langweilige Papierkram auch noch Spaß macht!

Mindmeister

Mindmeister ist ein cooles kleines Tool, um eure Gedanken zu ordnen und Ideen festzuhalten. In übersichtlichen Mindmaps könnt ihr Einfälle für eure Projekte festhalten oder Projekte direkt durchplanen. Das klappt dank Drag-and-Drop-Steuerung und einer sehr schlanken und cleanen Oberfläche auch sehr gut. Unterschiedliche Farben, Rahmen und Bilder sorgen dafür, dass ihr euch alle Infos leicht merken könnt. Das macht es auch einfacher, sie zuzuordnen und kreativ zu verknüpfen.

Farbenfrohe Mind Maps zu erstellen macht Spaß und geht schnell. Dabei trainiert ihr nicht nur euer Gedächtnis, sondern regt auch eure Kreativität an und denkt plötzlich an Details, die euch vorher vielleicht entgangen sind.

Der Basic-Tarif von Mindmeister ist kostenlos und enthält 3 Mind Maps, die ihr parallel pflegen könnt. Diese könnt ihr außerdem teilen und auch die Zusammenarbeit in Echtzeit ist bereits im Gratis-Tarif integriert. Falls ihr also mit Freunden und Kollegen gemeinsam brainstormen und Mind Maps anlegen wollt, steht euch hier nichts im Wege.

Toggl

Das letzte Tool auf unserer Liste ist das Zeiterfassungssystem Toggl. Das hat sich Einfachheit und Klarheit auf die Fahne geschrieben und erfüllt die eigenen Ansprüche ziemlich gut. Die Zeiterfassung funktioniert über alle Devices hinweg und ist super simpel dank eingebauter Stoppuhr. Einfach am Anfang eines Tasks den Timer starten, bei Unterbrechungen pausieren und am Ende anhalten. So seht ihr genau, wie viel Zeit ihr in eine Aufgabe investiert habt und könnt diese exakte Zeit in Rechnung stellen.

 

 

Vor allem aber dienen euch die aussagekräftigen Reportings von Toggl dabei, in Zukunft eure Kundenkommunikation zu verbessern. Wenn ein neuer Autraggeber beispielsweise wissen will, wann er mit ersten Ergebnissen rechnen kann, oder wie viel Zeit euch ein bestimmter Task kosten wird, habt ihr eine klare Antwort parat, die sich auf der Auswertung eurer zuletzt getrackten Zeiten stützt.

Auch die Basis-Version von Toggl ist für euch komplett kostenlos und kommt eigentlich schon mit allem, was ihr für die einfache Zeiterfassung so braucht. Nur für Special-Features wie Automatisierungen oder Reporting per Mail müsst ihr auf einen der bezahlten Plans zurückgreifen; als Selbstständiger reichen die Basis-Funktionen allerdings vollkommen aus.

Fazit: Volle Tool-Kraft voraus

Und da habt ihr sie, die fünf besten kleinen Helfer für den stressigen Freelancer-Alltag. Bessere Organisation, bessere Kommunikation und mehr Spaß an eurer Arbeit (auch an den langweiligen Aufgaben) sind mit diesen kleinen Wunderdingern garantiert. Und wenn ihr noch mehr hilfreiche und günstige Tools für eure Arbeit sucht, schaut doch mal bei trusted.de vorbei. Wir wünschen euch viel Spaß und viel Erfolg!





Bild: © stux - pixabay.com

Weitere Artikel

  • Was macht ein Data Visualizer?

    Der Data Visualizer setzt große Datenmengen grafisch um und ist für deren Visualisierung zuständig. Um dieser Aufgabe gerecht zu werden, ist er in der Regel ein Experte für Informationstechnik, verfügt aber auch über Fähigkeiten des Storytellings und Grafikdesigns.
  • Was macht ein Full Stack Developer?

    Ein Full Stack Developer ist ein Allround-Entwickler, der in vielen Gebieten der Software-Entwicklung bewandert ist und häufig eine begleitende oder überwachende Funktion einnimmt. Er ist gleichermaßen mit Front-End sowie mit Back-End vertraut und beherrscht im Idealfall alle gängigen Programmiersprachen.
  • Freelancer: Beste Wahl für Startups und Gründer

    Die Story klingt verlockend: Person X hat eine Idee und ist top motiviert, gründet ein Startup und ist erfolgreich. Den Traum vom eigenen Unternehmen verfolgen viele Gründer, doch so glatt wie hier läuft die Geschichte eher selten ab. Denn die meisten Jungunternehmer haben viel Motivation und wenig Geld – auf Dauer eine anstrengende Kombination, die an den Nerven zehren und die Geschäftsidee gefährden kann. So scheitern Gründer nicht selten daran, dass sie den finanziellen Aufwand ihres Startups unterschätzen und sich völlig überarbeiten, weil sie alles selbst erledigen wollen. Was Sie als Freelancer damit zu tun haben? Na, Sie sind die perfekte Besetzung für ein Startup-Team! Ist ein Gründer bereit Aufgaben zu delegieren, lohnt es sich in jedem Fall für ihn einen Freelancer anzuheuern und damit sein Startup auf Erfolgskurs zu bringen.

Kommentare

  • Keine Kommentare vorhanden

Artikel kommentieren