So funktioniert die Steuererklärung für Freelancer 2025

Die Steuererklärung ist für die meisten Freelancer ein eher unbeliebtes To-Do der beruflichen Selbstständigkeit. Auch wenn der Lifestyle als Freelancer viel Freiheit und Flexibilität beinhaltet, ist es gerade als Freelancer wichtig, sich mit den Fristen und Vorgaben der Steuererklärung auseinander zu setzen.

Die Freiberufliche Tätigkeit ist für einige Menschen ein berufliches Wunschziel. Schließlich haben Freelancer viele Freiheiten und Annehmlichkeiten. Neben der eigenständigen Auswahl von Projekten zählt auch die flexible Einteilung der Arbeitszeit dazu. Im Alltag kommen jedoch auch Aufgaben auf Freelancer zu, die nicht zu den beliebtesten zählen. Eine davon ist die Steuererklärung.

Für viele kann dieses Thema so abschreckend wirken, dass sie ihren Traum von der Selbstständigkeit hinauszögern oder gar nicht erst in die Realität umsetzen. Auch wenn das deutsche Steuerrecht nicht gerade leicht zu durchblicken ist, sollten Freiberufler zumindest die Grundlagen verstehen. Alles, was darüber hinaus geht, lässt sich mithilfe eines Steuerberaters regeln. Grundsätzlich sollte im Hinterkopf behalten werden, dass unnötige Nachzahlungen nicht befürchtet werden müssen.

Die Einkommensteuer bei Freelancern

Generell gibt es in Deutschland eine steuerlichen Grundfreibetrag, welcher im Jahr 2024 12.084 Euro beträgt. 2024 waren es noch 11.784 Euro. Er entspricht dem Existenzminimum pro Kopf und dient dazu, alle lebensnotwendigen Dinge wie Lebensmittel, Kleidung, Mietkosten usw. zu bezahlen. Alles, was darüber hinaus verdient wird, muss entsprechend versteuert werden.

Die Einkommensteuer ist dabei abhängig von den jährlichen Einnahmen aus einer selbstständigen Tätigkeit. Je mehr man als Freelancer verdient, desto mehr Einkommensteuer muss bezahlt und in der Einkommensteuererklärung berücksichtigt werden. Bei verheirateten Paaren verdoppelt sich der Grundfreibetrag entsprechend.

Die folgende Tabelle gibt Übersicht über die Einkommensgrenzen und Prozentsätze für 2024 (progressiver Steuersatz):

Um von Anfang an alles richtig zu machen, muss sich jeder Freelancer beim zuständigen Finanzamt steuerlich erfassen lassen, indem der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausgefüllt wird. Hier muss unter anderem auch die Prognose der zukünftigen Einnahmen im Gründungsjahr angegeben werden.

Auf dieser Grundlage wird die erstmalige Einkommenssteuervorauszahlung ermittelt, die alle drei Monate im Voraus zu leisten ist. Diese Zahlungen sind jeweils am 10. zu entrichten. Um eventuelle Säumniszuschläge zu vermeiden, sollten Freelancer am Besten einen Dauerauftrag von ihrem Geschäftskonto aus einrichten.

Fristen der Einkommensteuer-Vorauszahlungen für das Geschäftsjahr 2024

Wichtige Fristen bei der Steuererklärung als Freelancer

Die Steuererklärung für das Vorjahr muss normalerweise bis spätestens zum 31. Juli des jeweiligen Kalenderjahres abgegeben werden. Hier lohnt sich ein Blick auf die offiziellen Seiten der jeweils zuständigen Finanzämter. In der Regel gewähren diese nach einem entsprechenden Antrag auch im Normalfall eine Fristverlängerung bis Ende September.

Hierfür ist zwingend eine Begründung anzugeben. Wer sich bei der Einkommensteuererklärung von einem Steuerberater helfen lässt, hat länger Zeit. Mit Steuerberater kann die Steuererklärung des Steuerjahrs 2024 sogar bis zum 30. April 2026 abgegeben werden.

Lese-Tipp: Einen Überblick über sonstige wichtige Termine und Fristen bekommen Selbstständige (Gewerbetreibende und Freiberufler) in diesem Ratgeber.

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Die Umsatzsteuer bei Freelancern

Die Umsatzsteuer ist allgemein auch unter der Mehrwertsteuer bekannt. Jeder Selbstständige muss auf die von ihm angebotenen Produkte oder Dienstleistungen eine Umsatzsteuer leisten. Hierbei gibt es zwei Sätze: Den regulären Steuersatz von 19 % und den ermäßigten Satz von nur 7 %. Welcher davon für Freelancer relevant ist, hängt immer von den jeweils angebotenen Leistungen ab. Welcher Steuersatz gilt, wird im Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Für freiberufliche Grafiker oder Journalisten kann beispielsweise der ermäßigte Steuersatz gelten, wenn es um urheberrechtlich geschützte Werke und die Übertragung von Nutzungsrechten geht.

Um hier auf der sicheren Seite zu sein, empfiehlt es sich, einen Steuerberater zu fragen oder sich an das Finanzamt zu wenden. Bei der Umsatzsteuer gilt: Es wird die eingenommene mit der selbst gezahlten Steuer verglichen. Die jeweilige Differenz gehört am Ende dem Finanzamt. Doch als Freiberufler kann die Umsatzsteuer auch wieder zurückverlangt werden. Auf eigenen Ausgaben, wie die erste Büroeinrichtung, kann der dabei gezahlte Betrag an Umsatzsteuer in der sogenannten Umsatzsteuervoranmeldung von der Steuer abgesetzt werden.

Die Kleinunternehmerregelung

Wer neben einer Freiberuflichen Tätigkeit ein Kleinunternehmen betreibt, kann von der sogenannten Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen. Diese befreit von der Zahlung der Umsatzsteuer. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn die Tätigkeit mit keinen großen Anschaffungen verbunden ist und es deswegen auch nicht möglich ist, die gezahlte Umsatzsteuer zurückzuerhalten.

Zudem spart die Kleinunternehmerregelung wertvolle Zeit, die sonst für die Buchhaltung reserviert gewesen wäre. Um als Kleinunternehmen zu gelten, dürfen die Gewinne aus dem Vorjahr nicht mehr als 25.000 € betragen. Zudem dürfen die Einnahmen aus dem aktuellen Jahr nicht höher als die Grenze von 100.000 € sein.

In 4 Schritten zur Steuererklärung für Freelancer

Im ersten Schritt sollten Freelancer einen konkreten Zeitplan für die steuerliche Erfassung aufstellen. Dieser muss selbstverständlich die gesetzlichen Fristen berücksichtigen. Im Folgenden müssen die notwendigen Belege vorbereitet und die Formulare festgelegt werden. Belege sollten, wie bereits erwähnt, geordnet und abgeheftet werden, um späteres Chaos zu vermeiden. Zudem empfiehlt es sich, alle Rechnungen, Belege und Dokumente in die nachfolgenden Kategorien zu sortieren.

• Sonderausgaben
• Außergewöhnliche Belastungen
• Werbungskosten

Die eigentliche Steuererklärung wird dann im letzten Schritt erstellt. Gegebenenfalls muss eine EÜR erstellt werden. Weiterhin sollten Freiberufler sich bei der Steuersoftware ELSTER registrieren, wenn nicht bereits geschehen. Danach werden EÜR und Einkommensteuererklärung mit ELSTER oder einer anderen Software erstellt. Zuletzt müssen die gemachten Angaben überprüft und die Formulare abgesendet werden.

Welche Unterlagen sind für die Steuererklärung als Freelancer wichtig?

Auch wenn mittlerweile viele Prozesse digitalisiert wurden, ist die Buchhaltung heutzutage immer noch mit viel Papierkram verbunden. Bescheinigungen, Rechnungen und Ähnliches, was als PDF-Dokument versendet wurde, sollte deshalb ausgedruckt und in einem Ordner verwahrt werden. Am sinnvollsten ist hier eine chronologische Reihenfolge.

Am Jahresende werden Einnahmen und Ausgaben verglichen und ergeben einen Gewinn oder Verlust. Das persönliche Einkommen ist hierbei die Basis für die Berechnung der zu zahlenden Steuern. Hiervon werden bestimmte Ausgaben abgezogen, die die Einkommensteuer reduzieren. Hierfür sind ebenfalls Belege nötig, die beispielsweise Folgendes umfassen können:

• Bescheide über Beiträge zur Renten-, Kranken-, Pflegeversicherung
• Belege über Spendenbeträge für gemeinnützige Organisationen
• Bescheide über Ausgaben für Kindererziehung, Werbungskosten und haushaltsnahe Dienstleistungen

Spätestens beim Ausfüllen eines Steuerformulars kommen Freelancer mit dem Mantelbogen in Berührung. Dieser stellt den Hauptbestandteil der Steuererklärung dar und muss von jedem Steuerpflichtigen ausgefüllt werden. Mithilfe dieses Bogens werden alle relevanten Informationen abgefragt. Wer als Selbstständiger oder Gewerbetreibender eine steuerliche Erklärung abgeben muss, benötigt zusätzlich weitere Angaben.

Insgesamt gibt es 20 weitere Formulare, wobei Freelancer nur die Vordrucke ausfüllen müssen, die auch tatsächlich relevant sind. Solche Anlagen sind beispielsweise:

• Anlage EÜR: Einnahmen-Überschuss-Rechnung
• Anlage S: Vermerk über alle Einkünfte aus freiberuflicher Arbeit
• Anlage G: Vermerk über alle Einkünfte aus einem Gewerbebetrieb
• Anlage V: Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung

Darüber hinaus gibt es noch weitere Anlagen. Das zuständige Finanzamt kann hier bei Unklarheiten weiterhelfen. Kleinunternehmer, Freiberufler als auch Gewerbetreibende, die weniger als 22.000 € Umsatz pro Jahr erwirtschaftet haben, müssen zusätzlich ihren Gewinn durch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) belegen, indem sie die Anlage EÜR elektronisch an das Finanzamt übermitteln.

Elster & Co. – Hilfsmittel für die Steuererklärung

Worauf Freelancer nur schwer verzichten können, ist ELSTER. Diese Software wird für die elektronische Steuererklärung von Bund und Ländern kostenlos auf elster.de angeboten. Heutzutage ist die digitale Übermittlung der Steuerformulare zum Standard geworden. Lediglich in besonderen Situationen akzeptiert das Finanzamt Einkommensteuererklärungen oder Umsatzsteuererklärungen auf Papier. ELSTER ist daher für die Steuer das wichtigste Hilfsinstrument für Freiberufler.

Für die Buchhaltung und die Steuer gibt es natürlich viele Möglichkeiten. Wer sich gut mit Tabellenkalkulationsprogrammen wie Excel auskennt, benötigt oftmals keine Steuer- oder Buchhaltungssoftware, solange Einnahmen und Ausgaben überschaubar sind. Hier lassen sich die wichtigsten Daten kontinuierlich eintragen. Wichtig ist, dass Selbstständige hierbei das zu versteuernde Einkommen in Nettobeträge und Umsatzsteuer konsequent trennen. Auf diese Weise werden die regelmäßig anfallenden Umsatzsteuervoranmeldungen und die EÜR ganz leicht.

Gerade Selbstständige, die frisch durchstarten, scheuen sich oftmals davor, die Steuererklärung abzugeben. Eine weitere Methode ist daher die Beauftragung eines Steuerberaters. Dieser verursacht zwar zunächst höhere Kosten, hilft allerdings auch bei anderen Aufgaben und kann bei relevanten rechtlichen Fragen unterstützen. Je besser das Geschäft des Freelancers läuft, desto unüberschaubarer werden dabei auch die steuerlichen Behandlungen.

Welche Vorteile bietet ein Steuerberater?

• Spart Nerven & Zeit
• Spart Geld durch Beratung zu aktuellen Steuergesetzen
• Übernimmt sämtlichen Papierkram
• Steht in engem Kontakt zum Finanzamt
• Kann auch weitere Aufgaben übernehmen (z. B. Umsatzsteuer-Voranmeldung, Umsatzsteuer-Jahresanmeldung)
• Fristverlängerungen bis zur Abgabe der Erklärung
• Kosten für den Steuerberater können als Betriebsausgabe von der Steuer abgesetzt werden

Zusammenfassung zur Steuererklärung für Freelancer

Um die Abgabe der Steuer kommt kein Freelancer herum. Wer jedoch im Alltag seine Rechnungen abheftet und sorgfältig die Ein- und Ausgaben erfasst, sollte auch keinen Ärger mit dem Finanzamt bekommen. Auch wenn die Steuerlast manchmal etwas hoch ausfällt, kommen die Beiträge letztlich allen Menschen zugute. Auch die Infrastruktur, die Selbstständige ebenfalls nutzen können, wird aus diesem Topf bezahlt. Insofern entstehen mit der richtigen Organisation und Übersicht keine unangenehmen Überraschungen und Freelancer können sich voll und ganz auf ihre Hauptaufgabe konzentrieren.