Kennen Sie das? Die unliebsame To-do-Liste wird immer länger, doch Sie finden ständig andere Dinge, die viel wichtiger sind und vorher erledigt werden müssen? Ein klassischer Fall von Prokrastination. In diesem Artikel lesen Sie, wie Sie mit verschiedenen Motivationshilfen dagegen vorgehen, um Ihre Zeit produktiv zu nutzen.
Es gibt Tätigkeiten, die wir aus purer Freude an der Tätigkeit selber ausführen und andere, bei denen Anreize von außen benötigt werden. Diese beiden grundlegenden Formen werden bezeichnet als:
- Intrinsische Motivation
- Extrinsische Motivation
Im Alltag sind beide Formen der Motivation anzutreffen. Oftmals überschneiden oder ergänzen sie sich. Die nachstehende Tabelle soll einen kurzen Überblick über die Unterschiede aufzeigen:
| Intrinsische Motivation | Extrinsische Motivation |
| Intrinsische Motivation bezieht sich auf Motivation, die aus einer Aufgabe selbst entspringt, etwa weil diese bedeutsam erscheint und Freiraum bei den Entscheidungen bietet. | Extrinsische Motivation speist sich aus den Ergebnissen eines Verhaltens und zusätzlichen Konsequenzen von außen – typischerweise Anreize wie Geld. Auch Lob und Anerkennung von anderen sind klassische extrinsische Anreize – eben alles, was von außerhalb eines Verhaltens selbst kommt, um das Verhalten zu motivieren. |
| Personen, die aus einer intrinsischer Motivation heraus agieren, sind im Vergleich mit extrinsisch motivierten Personen zufriedener mit ihrer Tätigkeit (genießen den Weg), verfolgen die Ziele hartnäckiger, freuen sich mehr über das Erreichen eines Zieles und verkraften Misserfolg besser (z.B. Ryan und Connell, 1989; Sheldon et al., 2004). | Extrinsische Motivation ist, wenn man es hart formuliert, dann das Mittel der Wahl, wenn es nicht gelingt, Arbeitstätigkeiten selbst motivierend genug zu gestalten – oder wenn man die falschen Personen zur Erfüllung der Aufgabe ausgewählt hat, die keinen eigenen Antrieb für die Arbeitsaufgaben mitbringen. |
| Die intrinsische Motivation hat einen sehr deutlichen Effekt auf die Arbeitsleistung (Cerasoli, Nicklin und Ford, 2014). Hier zahlt sich der höhere persönliche Einsatz von intrinsisch motivierten Menschen aus. | Extrinsische Motivation ist eine wunderbare Ergänzung zur intrinsischen Motivation. Sie liefert in der Regel einen zusätzlichen Motivationsschub (Cerasoli, Nicklin und Ford, 2014). |
| Sie wirkt sich vor allem auf die Qualität der Arbeit aus (Cerasoli, Nicklin und Ford, 2014). Qualität lässt sich schwerer als Quantität extern kontrollieren, steuern und belohnen. | Sie wirkt vor allem auf die Quantität der Leistung (Cerasoli, Nicklin und Ford, 2014). |
| Intrinsische Motivation ist vor allem wirksam bei komplexen Tätigkeiten, die ein hohes Maß an Eigenverantwortung, Kreativität und Autonomie verlangen. Bei diesen sorgt sie für die nötige innere Steuerung des Menschen, der die Tätigkeit ausführt. | Extrinsische Motivation ist daher vor allem wirksam bei strukturierten Tätigkeiten, die wenig Selbstständigkeit erfordern. Bei diesen lässt sich meist die Leistung von außen gut messen und incentivieren. |
(Quelle: Wirtschaftspsychologische Gesellschaft, München)
Die meisten Freelancer, Freiberufler und Selbstständigen werden wohl überwiegend aus einer intrinsischen Motivation heraus ihren beruflichen Weg gegangen sein. Dennoch gibt es auch hier Tätigkeiten, die nicht ganz so viel Spaß machen und bei denen es daher erforderlich ist, über extrinsische Motivation zu agieren bzw. diese Motivationshilfen auch bewusst wahrzunehmen.
Ziele setzen als Motivationshilfe
Das Setzen und Erreichen von Zielen ist eine wichtige Unterstützung für Ihren Alltag. Dabei ist es wichtig, dass Sie Ihre Ziele nicht allgemein formulieren, sondern sehr konkret. Eine gute Methode hierfür ist es S.M.A.R.T.-Ziele zu setzten und zu erreichen. S.M.A.R.T steht für:
- S = Spezifisch -> Wer? Was? Wie? Wann?
- M = Messbar -> KPIs festlegen. Woran wird festgemacht, dass ein Ziel erreicht wurde?
- A = Allein erreichbar -> Die Zielerreichbarkeit muss (weitestgehend) in den eigenen Händen liegen.
- R = Realistisch -> Die Ressourcen (Zeit, Geld, Kompetenz etc.) zur Zielerreichung sind vorhanden.
- T = Terminiert -> Wann soll das Ziel erreicht sein?
Ziele können sowohl tages-, wochen- oder auch monatsbasiert sein. Sie helfen Ihnen dabei, den roten Faden im Auge zu behalten und fokussierter zu arbeiten.
To-Do-Listen erstellen
Um die gesetzten Ziele zu erreichen und auch um andere Aufgaben zu erledigen, sind To-Do-Listen eine sehr gute Unterstützung. Hier können auch größere Aufgaben und Ziele in kleinere Zwischenschritte aufgeteilt werden. To-Do-Listen helfen Ihnen dabei zu sehen, was Sie alles geschafft und erreicht haben.
Eine To-Do-Liste sollte, damit sie gut funktioniert, möglichst einfach aufgebaut sein und nur die wesentlichsten und wichtigsten Punkte enthalten. Die einfachste Form besteht aus drei Spalten:
- Priorität
- Aufgabe
- Deadline / Termin
Bei der erweiterten To-Do-Liste kommt noch eine weiter Spalte hinzu:
Diese erweiterte Liste kann zu einer dritten, komplexeren To-Do-Liste ausgebaut werden. Diese besteht dann in der Summe aus bis zu sieben Spalten:
| Priorität | Aufgabe | Aufwand/Zeit | Mittel | Beteiligte Personen | Deadline | Erledigt am |
| | | | | | | |
Am besten erstellen Sie Ihre To-Do-Liste immer zu einem festgelegten Zeitpunkt. Am besten bewährt hat sich beim Führen der To-Do-Liste folgende Vorgehensweise:
- Schreiben Sie alle Aufgaben auf, die Ihnen durch den Kopf gehen
- Überlegen Sie sich, wieviel Zeit Sie für die einzelnen Aufgaben etwa benötigen
- Legen Sie einen Termin fest, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss/soll
- Priorisieren Sie die Aufgaben
Ob Sie die To-Do-List am Anfang oder am Ende einer Woche erstellen, bleibt natürlich voll und ganz Ihren persönlichen Vorlieben überlassen. Hilfreich ist es jedoch, einen fixen Zeitpunkt festzulegen.
Nachdem Sie eine Aufgabe auf der Liste erledigt haben, streichen Sie diese einfach aus oder vermerken dies im Feld „erledigt am“. Sie werden sehen, dass es unglaublich motivierend ist zu sehen, dass die Liste immer kürzer wird. Auf diese Weise erkennen Sie auf einen Blick, was Sie alles geschafft und erreicht haben.
Die Top-3-Taktik
Wenn Sie sich von ewig langen und immer länger werdenden To-Do-Listen eingeschüchtert fühlen und dann nur noch zu mehr Prokrastination neigen, sollten Sie die Top-3-Taktik ausprobieren.
Bei dieser Methode werden jeweils am Abend (oder am frühen Morgen) nur drei Aufgaben für den kommenden Tag vorgenommen und priorisiert. Wichtig dabei ist, dass es sich um drei Aufgaben handelt, die auch an einem Tag geschafft werden können. Größere To-dos können Sie auch in Teilaufgaben unterteilen.
Mit der Top-3-Taktik wissen Sie gleich von Arbeitsbeginn an, was ansteht und können so direkt loslegen. Ist die erste – und wichtigste – Aufgabe geschafft, ist die Motivation, die nächste Aufgabe anzupacken, gleich viel größer!
Da bei der Methode jeden Tag die ganze „To-do-Liste“ abgehakt wird, beenden Sie den Arbeitstag mit einem Gefühl der Befriedigung und werden umso motivierter sein, am nächsten Tag wieder mit vollem Elan anzufangen.
Selbstbelohnung / Erfolge feiern
Wenn Sie ein für Sie wichtiges Ziel erreicht haben, haben Sie allen Grund zu feiern und sich selbst zu belohnen. Wie Sie dies tun, bleibt natürlich Ihnen überlassen:
- Klopfen Sie sich selbst auf die Schulter
- Gönnen Sie sich ein schönes Abendessen
- Stoßen Sie mit Freunden auf Ihren Erfolg an
- etc.
Wichtig ist hierbei, dass Sie den Erfolg sehr bewusst genießen und dafür innehalten, da Sie hieraus auch die Motivation und Energie für die Zukunft ziehen.
Weitere wichtige Motivationshilfen
- Holen Sie sich Feedback von Freunden, Geschäftspartner und Kunden. Dieses Feedback ist eine hervorragende Motivationsquelle und zudem ein gutes Qualitätsmanagement-Tool.
- Wenn Sie die Möglichkeit haben, arbeiten Sie zumindest gelegentlich im Team und feiern dann auch gemeinsam Ihre Erfolge.
- Suchen Sie nach Gleichgesinnten. Es gibt Stammtische und Interessengruppe jeglicher Couleur. Ein Austausch auf dieser Ebene hilft Ihnen zu erkennen, wo Sie stehen und ist eine nicht zu unterschätzende Motivationshilfe.
