Immer mehr Freelancer teilen sich ein Büro: Grafiker, Journalisten und Steuerberater – alle an einem Ort, in einer Bürogemeinschaft. Welche Vorteile und Nachteile eine Bürogemeinschaft hat und was Sie unbedingt beachten müssen, erfahren Sie in diesem Artikel.
Was ist eine Bürogemeinschaft?
Die Bürogemeinschaft klingt auf den ersten Blick wie eine studentische WG. Tatsächlich gibt es einige Ähnlichkeiten und Vorteile. Im Grunde geht es darum, dass mehrere Freelancer und Freiberufler Büroräume mieten und gemeinsam nutzen.
Die Rechtsform der Bürogemeinschaft ist eine GbR. Jeder Freelancer arbeitet hier jedoch als Einzelunternehmer. Die GbR selbst wird nach außen nicht sichtbar, da sie lediglich die rechtliche Seite für die Mitglieder der Bürogemeinschaft regelt.
Bürogemeinschaften bieten sowohl Vor- als auch Nachteile.
Vorteile der Bürogemeinschaft
Die Bürogemeinschaft bietet viele Vorteile. Die drei wichtigsten sind:
- Geteilte und somit niedrige Kosten
- Produktives Arbeiten
- Aufbau eines Netzwerkes
1. Niedrigere Kosten
Der größte Vorteil der Bürogemeinschaft ist die Kostenteilung. In einem Büro fallen neben den Kosten für die Bürofläche viele zusätzliche Kosten an. Unter anderem:
- Strom
- Wasser
- Investitionskosten für die Büroinfrastruktur und Möbel.
In einer Bürogemeinschaft teilen Sie diese Kosten mit den anderen Mietern. Dadurch zahlen Sie nur einen deutlich geringeren Anteil der anfallenden Kosten.
2. Produktiver Arbeiten in der Bürogemeinschaft
Auch die Produktivität spielt eine große Rolle. Viele Menschen lassen sich im heimischen Umfeld leicht ablenken. Andere möchten ihre private Ruhezone nicht mit Arbeit belasten. Ob der ständige Blick auf Facebook oder der Freund, der an der Tür klingelt – im Büro können Sie diese Ablenkungen umgehen und genießen die uneingeschränkte Arbeitsatmosphäre.
3. Networking und Synergie-Effekte
Aus dem Netzwerk Ihrer Partner in der Bürogemeinschaft können auch für Sie wichtige Kontakte entstehen. So ist auch die Expertise der Kollegen vorteilhaft. Bei Problemen oder Fragen ist möglicherweise ein Experte im Haus, der weiterhelfen kann.
Dennoch ist dieses Konzept nicht unproblematisch. Für Kunden muss erkennbar sein, dass es sich nicht um eine Firma handelt, sondern jeder Freelancer für sich genommen ein Unternehmen darstellt.
Nachteile der Bürogemeinschaft
Bei allen Vorteilen hat auch eine Bürogemeinschaft Ihre Nachteile. Die drei wichtigsten sind:
- Lärmpegel
- Abhängigkeit von anderen Mietern
- Mangelnde Flexibilität
1. Hoher Lärmpegel stört die Konzentration
Wenn mehrere Menschen in einem Büro zusammenarbeiten, lässt sich ein erhöhter Lärmpegel meist nicht vermeiden – sei es durch wiederholtes Telefonklingeln, telefonieren oder Gespräche anderer Mitglieder. Lärm ist ein Störfaktor. Dieser kann sich negativ auf Ihre Konzentration bei der Arbeit auswirken.
Bereits kaum wahrnehmbare Konzentrationslücken von nur 4,4 Sekunden können die Wahrscheinlichkeit verdreifachen, Fehler bei der Arbeit zu machen. Mit Trennwänden, Einzelbüros oder separaten Räumen für Besprechungen, lässt sich dieser Nachteil jedoch schnell aufheben.
2. Abhängigkeit von anderen Mietern
Der wohl größte Vorteil der Bürogemeinschaft ist gleichzeitig auch ihr wohl größter Nachteil. Aufgrund der Kostenteilung müssen Sie jede Entscheidung gemeinsam mit Ihren Mitmietern per Abstimmung treffen. In einer Bürogemeinschaft sind Sie daher immer von der Meinung Ihrer Mitmieter abhängig.
Diese Abhängigkeit wird außerdem dadurch verstärkt, dass meist ein Mitglied der Bürogemeinschaft als Hauptmieter im Mietvertrag eingetragen ist. Der Hauptmieter trägt die finanzielle Verantwortung gegenüber dem Vermieter. Wenn Ihre Mitmieter also nicht die beste Zahlungsmoral haben oder durch finanzielle Schwierigkeiten regelmäßig in Zahlungsrückstand treten, müssen Sie sich darum kümmern.
3. Die Bürogemeinschaft macht unflexibel
Flexibilität und Mobilität sind für Freelancer und Freiberufler extrem wichtig. Es gilt, agil zu bleiben, um stets in den Städten vertreten zu sein, wo die Projekte am profitabelsten sind. Mit einer Bürogemeinschaft machen Sie sich nicht nur langfristig von Ihren Mitmietern abhängig, Sie legen sich auch auf einen Standort fest. Daher gewinnen moderne Bürolösungen mit kurzfristigen Vertragslaufzeiten, wie Coworking Spaces, zunehmend an Bedeutung.
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Coworking Spaces: Die moderne Bürogemeinschaft
Eine Weiterentwicklung der klassischen Bürogemeinschaft sind Coworking Spaces. Sie sind im Grunde auch Bürogemeinschaften. Jedoch haben sie meistens eine geringere Verbindlichkeit als eine Bürogemeinschaft. In Coworking Spaces können Sie Arbeitsplätze zeitweise oder langfristig mieten – sei es für wenige Stunden, Tage oder auch monatsweise. Für reisende Freelancer sind die Coworking Spaces gerade aufgrund flexibler Preismodelle sehr vorteilhaft.
Wenn Sie in einer neuen Stadt ankommen, können Sie sich einen Arbeitsplatz mieten und sofort mit der Arbeit beginnen. Hierfür müssen Sie keine langfristig bindende Verträge unterschreiben. In dem temporären Büro finden Sie alles, was Ihr Herz begehrt: Konferenzräume, Drucker, Kaffee und Snacks.
Eine Übersicht von Coworking Spaces in Deutschland finden Sie hier im Blog.
Jede Bürogemeinschaft benötigt einen Vertrag
Wenn Sie sich dazu entschließen mit anderen Freelancern oder Freiberuflern zusammen eine Bürogemeinschaft zu gründen, ist ein Vertrag die wichtigste Grundlage, um das geschäftliche Miteinander zu regeln.
Der Bürogemeinschafts-Vertrag besteht standardmäßig aus folgenden Punkten:
- Präambel
- Zweck der Gesellschaft
- Gemeinsamer Name
- Geschäftsräume und Sitz
- Berufsausübung
- Verschwiegenheit
- Vertretung bei Urlaub, Fortbildung und Krankheit
- Kundenschutz
- Verträge der Bürogemeinschaft
- Kostenanpassung
- Personal
- Geschäftsführung und rechtsgeschäftliche Vertretung
- Beschlussfassung
- Gesellschafterversammlungen
- Vermögen der Gesellschaft
- Buchführung und Bilanzierung
- Ausgabenverteilung, Einlagen und Entnahmen
- Informations- und Kontrollrechte
- Dauer der Gesellschaft und Geschäftsjahr
- Ausscheiden eines Gesellschafters
- Ordentliche Kündigung
- Außerordentliche Kündigung
- Folgen des Ausscheidens
- Liquidation
- Schiedsgerichtsklausel
- Schriftformklausel
- Salvatorische Klausel
Eine detaillierte Vorlage für den Bürogemeinschaftsvertrag gibt’s online.
Tipps für ein angenehmes Miteinander
Damit es keine Probleme gibt, sollten alle Mitglieder der Bürogemeinschaft den Mietvertrag unterschreiben oder einen Vertrag mit dem Hauptmieter abschließen. Dieser würde in dem Fall an die restlichen Freelancer gewissermaßen untervermieten. Der Vertrag muss so geregelt sein, dass der Austritt eines Mitglieds das Abkommen nicht beeinflusst.
Weiterhin ist es ratsam, interne Regelungen zu nutzen, damit es nicht zu Unstimmigkeiten kommt. Wie wird zum Beispiel vorgegangen, wenn eine Entscheidung getroffen werden muss, die alle Mitglieder betrifft? Wird in solchen Fällen abgestimmt, und wenn ja, wie? Dinge, die sonst noch zu klären sind:
- Wie werden die Kosten für Anschaffungen verteilt?
- Was geschieht, wenn ein Mitglied seine Schulden nicht zahlen kann?
- Was passiert mit einem frei gewordenen Platz, wenn jemand die Gemeinschaft verlässt?
Die Regeln sollten schriftlich festgehalten und von allen Mitgliedern unterschrieben werden.
Bürogemeinschaft: die nötigen Versicherungen
Der Abschluss einer Berufshaftpflichtversicherung empfiehlt sich als Freelancer generell, insbesondere wenn sie aufgrund ihrer Tätigkeit hohe Schäden verursachen können. Doch auch in einer Bürogemeinschaft ist es ratsam, den Abschluss einer Versicherung für Freelancer und Freiberufler zum Aufnahmekriterium zu machen. Die Versicherung sollte für Schäden aller Art haften.
Weitere sinnvolle Versicherungen:
- Vermögenshaftpflichtversicherung
- Inhaltsversicherung
- Elektronikversicherung
- Gewerberechtschutzversicherung
1. Vermögenshaftspflichtversicherung
Auch die Vermögensschadenhaftpflichtversicherung ist eine Berufshaftpflichtversicherung. Sie ist für alle Personen und Firmen, bei denen ein Berufsversehen echte Vermögensschäden zur Folge hat, geeignet. Dies betrifft hauptsächlich Tätige aus dem Dienstleistungssektor, die aus beruflichen Gründen fremde Vermögensinteressen wahrnehmen und beratend, begutachtend, prüfend, verwaltend, vollstreckend, beurkundend oder aufsichtsführend für andere tätig werden. Zielgruppen sind beispielsweise Architekten, Rechtsanwälte, Steuerberater, Notare, Berufsbetreuer und Ärzte.
2. Inhaltsversicherung
Um die Einrichtung des Büros zu schützen, ist auch der Abschluss einer Inhaltsversicherung sinnvoll. Diese ersetzt die Wiederherstellungs- und Wiederbeschaffungskosten von beschädigten, zerstörten oder abhanden gekommenen Sachen.
3. Elektronikversicherung
Für die Gewährleistung eines ordnungsgemäßen Arbeitsablaufs ist die Nutzung von Elektronikgeräten. Diese sollten auch dementsprechend mit einer Elektronikversicherung abgesichert werden. Die Elektronikversicherung dient der Absicherung vieler Schäden an elektronischen und elektrotechnischen Anlagen und Geräten.
4. Gewerberechtschutzversicherung
Auch der Abschluss einer gewerblichen Rechtsschutzversicherung ist für erwerbstätige Selbstständige sinnvoll. Denn die Gewerberechtsschutzversicherung deckt alle Kosten für Rechtsstreitigkeiten infolge des rechtsgeschäftlichen Handelns ab. Dies ist dann der Fall, wenn der Rechtsstreit mit der selbstständigen Tätigkeit zusammenhängt.
Fazit
Der Zusammenschluss mehrerer Freiberufler und Freelancer in einem Büro kann durchaus viele Vorteile mit sich bringen. Ob das der Fall ist, hängt von den gesteckten Rahmenbedingungen sowie den einzelnen Personen, Ihrer Leistung und Seriosität ab.
