Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR): kostenlose Excel-Vorlage und Checkliste
Neben der doppelten Buchführung (GuV) gibt es die Einnahmen-Überschuss-Rechnung zur alternativen Gewinnermittlung. Aber wo liegen die Unterschiede? Wer darf sie erstellen? Welche Einnahmen und welche Ausgaben sind eigentlich gemeint? Und was ist bei der EÜR zu beachten? All diese Fragen und mehr beantworten wir in diesem Artikel. Außerdem stellen wir eine kostenlose Vorlage zum Download zur Verfügung.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist die vereinfachte Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EstG.
- Freiberufler dürfen die EÜR ohne Umsatz- oder Gewinngrenze nutzen. Für Gewerbetreibende gilt sie, solange der Jahresumsatz unter 800.000 Euro und der Gewinn unter 80.000 Euro liegt (§ 241a HGB)
Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR): Was ist das?
Unternehmen aller Art sowie Freiberufler sind dazu verpflichtet, Umsätze sowie Gewinne oder Verluste zu ermitteln. Diese Werte ergeben die Basis für steuerliche Berechnungen, etwa für die Einkommensteuer.
Der Gesetzgeber bietet Unternehmen hierfür zwei Möglichkeiten der Gewinnermittlung: Entweder die komplexere doppelte Buchführung, die auch als „Gewinn- und Verlustrechnung“ (GuV) bekannt ist oder die vereinfachte Buchführung; die „Einnahmen-Überschuss-Rechnung“ (EÜR).
Bei der EÜR dürfen die Unternehmen, die dem Gesetz nach dazu berechtigt sind, einfach alle Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenüberstellen. Dadurch wird dann entweder der Gewinn oder der Verlust des Unternehmers ermittelt. Die rechtliche Grundlage der Einnahmen-Überschuss-Rechnung bildet das Einkommensteuergesetz (EStG) in § 4 Absatz 3:
„Steuerpflichtige, die nicht auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, und die auch keine Bücher führen und keine Abschlüsse machen, können als Gewinn den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen.“ – Einkommensteuergesetz (EStG), § 4 Gewinnbegriff im Allgemeinen, Absatz 3
Kostenlose EÜR-Vorlage zum Download
Mit unserer EÜR-Vorlage können Selbstständige, die nicht buchhaltungspflichtig sind, alle Einnahmen und Ausgaben des laufenden Geschäftsjahres im Blick behalten. Nichtsdestotrotz muss bei der Abgabe der Einkommensteuererklärung das Formular in ELSTER ausgefüllt werden; die Anlage EÜR.
So wird die EÜR ausgefüllt
Schritt für Schritt zur fertigen EÜR:
- Beleg-Nr., Bezeichnung und Transaktionsdatum eintragen. Maßgeblich ist das Datum der Zahlung, nicht das Rechnungsdatum.
- Bei Einnahmen den Netto-Betrag und die enthaltene Umsatzsteuer in die Spalten „Netto“ und „USt“ eintragen.
- Bei Ausgaben ebenso vorgehen.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG lassen alle Umsatzsteuer-Spalten leer.
- Am Jahresende steht in der Summenzeile der Gesamtwert jeder Spalte, darunter Gewinn oder Verlust sowie die Umsatzsteuer-Zahllast.
- Die ermittelten Werte in die Anlage EÜR in ELSTER übertragen.
Wer darf eine EÜR erstellen?
Die Buchführungspflicht ergibt sich aus dem Steuerrecht (§ 141 Abgabenordnung) und dem Handelsrecht (§ 238 Handelsgesetzbuch). Demnach müssen Gewerbetreibende, Land- und Forstwirte, eingetragene Kaufleute sowie Handels- und Kapitalgesellschaften (z. B. OHG, GmbH, AG) die doppelte Buchführung durchführen.
Der Gesetzgeber definiert im gleichen Zug auch Ausnahmen, die stattdessen die einfache Buchführung, also die Einnahmen-Überschuss-Rechnung durchführen dürfen:
- Gewerbetreibende, Händler sowie Land- und Forstwirte und eingetragene Kaufleute, die einen Jahresumsatz von weniger als 800.000 Euro und weniger als 80.000 Euro Gewinn erzielen (§ 241a HGB)
- Freiberufler wie Ärzte, Ingenieure, Designer, etc., da sie zwar selbstständig sind, jedoch nicht zu den Gewerbetreibenden und anderen Einkommensarten zählen
Überblick: In diesen Fällen darf EÜR genutzt werden
Für Freiberufler gibt es keine Umsatz- oder Gewinngrenze – sie dürfen die EÜR dauerhaft nutzen. Freelancer, die unter Umständen einen Gewerbebetrieb haben, müssen bei der Umsatz- bzw. Gewinnschwelle jedoch vorsichtig sein. Das Finanzamt teilt schriftlich mit, ob von der einfachen EÜR zur doppelten Buchführung gewechselt werden muss.
| Gruppe/ Rechtsform | EÜR erlaubt? | Bedingung |
| Gewerbetreibende | Ja, wenn… | Jahresumsatz < 800.000 € und Gewinn < 80.000 € |
| Land- und Forstwirte / Händler | Ja, wenn… | Jahresumsatz < 800.000 € und Gewinn < 80.000 € |
| Eingetragene Kaufleute | Ja, wenn… | Jahresumsatz < 800.000 € und Gewinn < 80.000 € |
| Freiberufler (z.B. Ingenieur, Arzt, Designer) | Ja | Keine Umsatz- oder Gewinngrenze |
| Freelancer mit Gewerbebetrieb | Ja, wenn… | Schwellenwerte nicht überschritten werden; darüber hinaus entsteht doppelte Buchführung |
| Handels- und Kapitalgesellschaften (z.B. OHG, GmbH, AG) | Nein | Sind buchführungspflichtig |
Einnahmen-Überschuss-Rechnung vs. doppelte Buchführung
Kapitalgesellschaften sowie Kaufleute und Gewerbebetriebe, die über 800.000 Euro Umsatz pro Jahr erzielen, sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Dabei handelt es sich um die weitaus aufwändigere Version der EÜR. Unternehmen müssen unter anderem:
- Eine Eröffnungsbilanz erstellen, die das Vermögen und Verluste zum Zeitpunkt der Unternehmensgründung enthält
- Inventur führen, um den Zu- und Abgang des Umlaufvermögens zu dokumentieren
- Eine Schlussbilanz erstellen, die das Vermögen sowie Verluste am Ende des Geschäftsjahres enthält
- Ein Hauptbuch sowie Nebenbücher führen
- Aufschlüsseln der liquiden Mittel (Bank und Kasse) in Aktiva und Passiva
Im Gegensatz zur doppelten Buchführung ist das Verfahren zur Gewinnermittlung bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung deutlich einfacher. So müssen beispielsweise Freiberufler, die von der Buchführungspflicht befreit sind, keine Bilanzen erstellen. Auch die Inventur entfällt und Konten auf Aktiv- oder Passiv-Seite müssen ebenfalls nicht geführt werden.
Anlage EÜR: So ist sie aufgebaut
Um die Einnahmen-Überschuss-Rechnung im Rahmen der Einkommensteuererklärung abzugeben, muss diese elektronisch über ELSTER an das Finanzamt übermittelt werden (§ 60 Einkommensteuer-Durchführungsverordnung). Die EÜR folgt dabei einer klaren Struktur:
- Angaben über den Betrieb (Art, Rechtsform, Einkunftsart, Inhaber)
- Betriebseinnahmen (inklusive steuerfreier Einnahmen)
- Betriebsausgaben
- Ermittlung des Gewinns
- Ergänzende Angaben (Rücklagen und stille Reserven)
- Zusätzliche Angaben bei Einzelunternehmen (Entnahmen und Einlagen)
- Grundstücke und Abschreibung (AfA) für Grundstücke
- Häusliche Arbeitszimmer
- Immaterielle Wirtschaftsgüter
- Bewegliche Wirtschaftsgüter (ohne geringwertige Wirtschaftsgüter, GWG)
- Sammelposten der vergangenen Jahre
- Finanzanlagen
- Umlaufvermögen
Regelungen für Kleinunternehmer
Auch Kleinunternehmer müssen die EÜR verpflichtend elektronisch an das Finanzamt übermitteln. Das funktioniert ganz einfach über ELSTER. Früher genügte bei geringen Betriebseinnahmen eine formlose Gewinnermittlung, aber: diese Erleichterung ist entfallen.
Die EÜR folgt heute einheitlich der „standardisierten Einnahmenüberschussrechnung nach § 60 Absatz 4 Einkommensteuer-Durchführungsverordnung (EStDV)“.
Die Kleinunternehmerregelung selbst greift, wenn der Umsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt (§ 19 UStG). Wer sie nutzt, weist in der EÜR keine Umsatzsteuer aus und macht keine Vorsteuer geltend.
In seltenen Härtefällen akzeptiert das Finanzamt noch die Übermittlung im Papierformat, die wir nachfolgend verlinken. Solche Ausnahmen gelten beispielsweise bei keinem Internetzugang oder sehr hohem Alter.
Wie erstellt man eine EÜR?
Die Basis der Einnahmenüberschussrechnung bilden die Einnahmen und Ausgaben. Um den Gewinn oder Verlust zu ermitteln, müssen die Ausgaben von den Einnahmen abgezogen werden. Beispiele für diese Posten sind:
Betriebseinnahmen
- Erlös aus dem Verkauf von Waren oder Dienstleistungen
- Liquide Mittel, die während des Geschäftsjahrs entnommen wurden
- Sachentnahmen (z. B. Büroausstattung)
- Erlöse aus dem Verkauf von Anlagevermögen
- Zinserträge
- Eingenommene Umsatzsteuer
- etc.
Betriebsausgaben
- Verluste aus dem Kauf von Waren, Hilfs- und Betriebsstoffen
- Löhne und Gehälter von Angestellten
- Aufwendungen für Büroräume oder Coworking-Space
- Aufwendungen für Büromaterial und -ausstattung
- Aufwendungen für Telekommunikation & Internet
- Aufgewendete Umsatzsteuer
- etc.
Gewinn = Einnahmen – Ausgaben
Berücksichtigt werden nur Einnahmen und Ausgaben zu dem Datum, an dem sie auch tatsächlich zugeflossen (Erträge) oder abgeflossen (Aufwendungen) sind. Das nennt sich auch „Zu- und Abflussprinzip“ und wird in § 11 Einkommensteuergesetz geregelt.
Ein Beispiel: Der freiberufliche Ingenieur Igor schickt seinem Kunden eine Rechnung über 1.000 Euro am 13.12.2025, beglichen wird die Rechnung jedoch erst am 05.01.2026 des Folgejahres. Die Einnahme darf aufgrund des Zu- und Abflussprinzips erst im Folgejahr, also 2026, in die EÜR aufgenommen werden.
Der Gesetzgeber hat in § 4 Abs. 5 einige Betriebsausgaben aufgelistet, die den Gewinn in der EÜR nicht mindern dürfen.
tipp
Checkliste: So geht die EÜR
Schritt-für-Schritt zur EÜR:
- Zulässigkeit prüfen (darf ich eine EÜR erstellen?)
- Methode festlegen: Zu- bzw. Abflussprinzip
- Belege sammeln
- Aufbewahrungsfristen einhalten
- Betriebseinnahmen erfassen
- Betriebsausgaben erfassen
- Gewinn ermitteln
- Anlage EÜR elektronisch an Elster übermitteln
- Fristen und Schwellenwerte beachten
Aufbewahrungspflichten und Aufzeichnungspflichten
Die Einnahmen und Ausgaben, die bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung berücksichtigt werden, müssen belegbar sein.
Deshalb gilt für Freiberufler und Selbstständige eine Aufbewahrungspflicht. Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz sind Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 AO). Für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse gelten weiterhin 10 Jahre, für sonstige Unterlagen 6 Jahre.
Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag erfolgt ist.
Anderweitig gilt laut § 4 Abs. 3 EStG keine gesetzliche Regelung zur Aufzeichnungspflicht. Es gibt jedoch Sonderfälle, wie beispielsweise die getrennte Aufzeichnung von Einnahmen und Ausgaben nach ihrem jeweiligen Steuersatz (19 % oder 7 %) oder der Dokumentation von Abschreibungen (AfA).
