Was macht ein Projektkoordinator?

Ein Projektkoordinator ist eine zentrale Ansprechperson und oft Assistenz des Projektmanagements, der für Struktur, Organisation und geregelten Ablauf eines Projekts zuständig ist. Diese Projekte erfordern häufig einen Projektkoordinator, der die Zielvorgaben im Blick behält, Risiken verringert, Kundenbeziehungen pflegt und das Projektcontrolling übernimmt.

Das Wichtigste im Überblick:

• Ein Projektkoordinator organisiert, plant und unterstützt Projekte.
• Er ist für Zeitmanagement, Ressourcenplanung und Kommunikation zuständig und dokumentiert Projektabläufe.
• Er braucht organisatorische und analytische Fähigkeiten sowie hohe Teamfähigkeit.
• Ein Studium wird nicht vorausgesetzt, dafür aber Expertise und langjährige Erfahrung im gewünschten Bereich.
• Zertifikate im Projektmanagement helfen bei der Jobfindung.
• Das Gehalt für Anfänger liegt bei etwa 45.700 Euro, im Durchschnitt bei 48.200 Euro brutto im Jahr.
• Spitzengehälter, zum Beispiel in der IT, liegen bei 70.000 Euro brutto im Jahr.

Berufsbild

Neben den Begriffen Projektleiter und Projektmanager findet sich oft die Bezeichnung Projektkoordinator. Dem Projektkoordinator wird meist eine Führungskraft (z.B. direkt der Geschäftsführer) als nomineller Projektleiter vorgesetzt. Er selbst hat meist nur geringe oder gar keine Entscheidungsbefugnisse.

Verbindliche Entscheidungen und Anweisungen kann er nur über den nominellen Projektleiter oder die Linienverantwortlichen erreichen. Die dadurch verursachte Zeitverzögerung führt zu einer erheblichen Verringerung der Effektivität in der Projektsteuerung.

Die abschwächende Bezeichnung als Projektkoordinator kann auch verwendet werden, wenn die Projektbeteiligten jeweils sehr starke und voneinander unabhängige Positionen haben und keine weisungsberechtigte Organisationseinheit über sich dulden. In diesem Fall sind die Anforderungen an den oder die Projektkoordinator besonders hoch, da keinerlei disziplinarischen Mittel zur Projektsteuerung zur Verfügung stehen.

Aufgaben und Tätigkeiten

Der Projektkoordinator arbeitet mit Spezialisten aus der Entwicklung sowie den Anwendern und Auftraggebern zusammen, achtet auf die Einhaltung der Zielvorgaben, löst Konflikte, verringert Risiken und übernimmt das Projektcontrolling. Im Umgang mit Auftraggebern pflegt er die Kundenbeziehungen und hält gegenüber der Geschäftsführung oder einem Lenkungsausschuss die Ergebnisse transparent.

Er steuert technische und personelle Ressourcen so, dass die Projektergebnisse qualitätsgerecht, zeitgerecht und im geplanten Budgetrahmen erreicht werden. Darüber hinaus sorgt er für die Kommunikation mit Kunden und Verantwortlichen und behält Budget sowie Ressourcen im Blick. Insgesamt ist das Tätigkeitsfeld von kurzfristigen Veränderungen und einem wenig festgelegten Umfeld geprägt.

Welche Aufgaben hat ein Projektkoordinator?

• Einhaltung der Zielvorgaben des Projekts
• Lösung von Konflikten
• Verringerung von Risiken
• Pflege der Kundenbeziehungen
• Kommunikative Schnittstelle zwischen wichtigen Beteiligten
• Projektcontrolling

Skills

Stellen als Projektkoordinator bzw. Projektkoordinatorin werden im Allgemein fachspezifisch ausgeschrieben, also beispielsweise Projektkoordinator bzw. Projektkoordinatorin „Vertrieb“, „Produktentwicklung“ oder „Montagetechnik“. Neben dem erforderlichen fachlichen Hintergrund benötigt man in diesem Beruf ausgeprägte organisatorische und analytische Fähigkeiten.

Zu den Aufgaben gehört es, die zahlreichen und sehr unterschiedlichen Bestandteile eines Projektes in eine sinnvolle Struktur bringen, die Ziele, einzelne Schritte, Maßnahmen, notwendigen Ressourcen und Kosten nachvollziehbar und vor allem kontrollierbar macht. Das erfordert konzeptionelles Arbeiten und prozessorientiertes Denken.

Weiterhin sind Erfahrung in Planungstechniken und Methoden zur Projektsteuerung ebenso erforderlich, wie Sicherheit im Umgang mit den entsprechenden Software-Tools wie Microsoft Project. Führungsqualitäten sind ebenso wichtig wie Teamfähigkeit. Die Motivation der Mitarbeiter an einem Projekt kann entscheidend für den Erfolg sein. Ist das Projekt international ausgerichtet, sind die entsprechenden Fremdsprachenkenntnisse ebenso notwendig, wie das Wissen um kulturelle Unterschiede.

Welche Fähigkeiten und Skills braucht ein Projektkoordinator?

• Organisatorische und analytische Fähigkeiten
• Erfahrung in Planungstechniken und Methoden zur Projektsteuerung
• Führungsqualitäten
• Teamfähigkeit
• Kommunikative Stärken

Voraussetzungen

Ein Studium oder eine bestimmte Ausbildung sind nicht zwingend nötig um als Projektmanager zu arbeiten. Viel entscheidender ist hierbei die langjährige Erfahrung im branchenspezifischen Fachgebiet. Expertise und Branchenwissen sind also weit wichtiger als ein akademischen Werdegang.

Grundlegendes Wissen bezüglich des Projektmanagements kann entweder in Form einer Weiterbildung angeeignet werden, oder wird in einigen Studiengängen in Teilmodulen vermittelt.

Meist steigt man erst nach einiger Zeit zum Projektkoordinator auf, nachdem schon Erfahrungen innerhalb des Projekts gesammelt wurden.

Gehalt

Wie viel verdient ein Projektkoordinator?

Das Durchschnittsgehalt für Projektkoordinatoren in Deutschland beträgt 48.200 Euro brutto pro Jahr. Einstiegsposten starten bei 45.700 Euro, während Top-Positionen, zum Beispiel in der IT oder mit langjähriger Berufserfahrung, mit etwa 70.000 Euro vergütet werden können. Das Gehalt variiert stark – je nach Branche.

Wie viel verdient ein selbstständiger Projektkoordinator?