Projektleitung für Projekt EDA «DB-Schweizer Beiträge», ca. 30% (Eingabefrist Endkunden: 30.05.21)

Bern, Bern  ‐ Vor Ort
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Beschreibung

Gesuchte Rolle: Projektleiter

Bitte Eingabefrist beim Endkunden beachten: 30.05.2021, Mitternacht

1.1 Ausgangslage
Seit 2007 beteiligt sich die Schweiz an verschiedenen Projekten zur Verringerung der wirtschaftlichen und sozialen Ungleichheiten in der erweiterten EU mit 1,302 Milliarden CHF. Rechtliche Grundlage für den Erweiterungsbeitrag ist das Bundesgesetz vom 24. März 2006 über die Zusammenarbeit mit den Staaten Osteuropas. Für die EU ist die Stärkung des wirtschaftlichen und sozialen Zusammenhalts ein zentrales Anliegen. Die Schweiz beteiligt sich mit einem autonomen Beitrag an der Bewältigung dieser Herausforderungen. Für die Verwaltung und Umsetzung dieser Projekte sind die DEZA, das SECO und SEM zuständig.
Insgesamt gibt es bei der DEZA ca. 40 Länder- und Globalprogramme und etwa 1600 aktive Projektphasen, welche einem jährlichen Budget von ca. 2 Mrd. CHF entsprechen. All diese Projekte generieren eine grosse Menge an Daten. Alle «input-Daten» werden im SAP digital erfasst. In Zukunft sollen, durch das Results Data Management-Tool (RDM), auch die Resultatdaten der Projekte und Programme digital erfasst werden. Weitere Daten, die erhoben werden, sind noch nicht digital erfasst, sondern oft in lokalen Lösungen (meistens Excel und Worddateien) gespeichert. Zudem gibt es weitere Anwendungen, in welchen Daten verwaltet werden (Sharewebs, Projektdatenbank). Um diese Datenlandschaft besser zu verstehen und langfristig eine kohärente und effiziente Bewirtschaftung der Daten der DEZA zu erreichen, wurde der Projektantrag von der DEZA zur Erarbeitung einer Datenlandkarte von IT EDA gutgeheissen.
Am 3. Dezember 2019 hat das Parlament die Rahmenkredite für einen zweiten Schweizer Beitrag an ausgewählte EU-Mitgliedstaaten bewilligt. Um ihren Wohlstand langfristig zu sichern, ist die Schweiz auf ein sicheres, stabiles und prosperierendes Europa angewiesen. Sie hat deshalb auch in Zukunft ein zentrales Interesse, mit ihrer Expertise zur Stärkung der Kohäsion innerhalb Europas sowie zur besseren Bewältigung der Migrationsbewegungen beizutragen. Mit einem zweiten Beitrag stärkt und vertieft die Schweiz zudem ihre bilateralen Beziehungen mit den Partnerländern und der gesamten EU – ein Ziel, dessen Bedeutung der Bundesrat wiederholt unterstrichen hat.
Wie der Erweiterungsbeitrag soll sich auch der zweite Schweizer Beitrag auf insgesamt 1’302 Millionen CHF über zehn Jahre belaufen, neu aufgeteilt in einen Rahmenkredit Kohäsion und einen Rahmenkredit Migration. Die Programme werden auf fünf Ziele ausgerichtet.
• Wirtschaftswachstum und Sozialpartnerschaft fördern, (Jugend-) Arbeitslosigkeit reduzieren
• Migration steuern, Integration fördern sowie öffentliche Sicherheit erhöhen
• Umwelt und Klima schützen
• Sozial- und Gesundheitssysteme stärken
• Bürgerengagement und Transparenz fördern
Bei den ersten beiden Zielen stehen die zwei Schwerpunktbereiche Berufsbildung und Migration im Vordergrund.

2 Lösungsbeschrieb
Die Softwarelösung soll es erlauben, die im Rahmen der Umsetzung des zweiten Beitrags erhobenen Daten in einer strukturierten Form zu erfassen und für die Berichterstattung zu aggregieren. Die Datenerhebung erfolgt auf verschiedene Arten:
- Während des Genehmigungsprozesses von Projekten und Programmen fallen Daten an (Schweizer Partner).
- Die jährliche Berichterstattung auf Ebene der Unterstützungsmassnahmen (Projekte, Programme) wie auch auf Ebene der Länderprogramme (Annual Cooperation Programme Report) – beides erarbeitet durch die Partnerländer des Zweiten Schweizer Beitrages – liefern Daten (Resultate, allfällige Unregelmässigkeiten).
- Die Schweizer Botschaften vor Ort (Swiss Contribution Offices) erheben Daten (u.a. finanzielle Rückflüsse an Schweizer Unternehmen).
Datenauswertungen und -abfragen sollen auf verschiedenen Aggregationsniveaus (Gesamtbeitrag, Partnerland etc.) möglich sein. Sowohl für Personal an der Zentrale (DEZA, SECO, SEM) wie auch für Personal in den Botschaften (Swiss Contribution Offices) sollen Datenauswertungen möglich sein. Zu prüfen ist des Weiteren, ob auch Behörden aus Partnerländern Daten bearbeiten und lesen können.
Für jede Unterstützungsmassnahme sollen die folgenden Daten in der Datenbank erscheinen:
Importiert aus SAP (keine Erfassung / Bearbeitung)
- Basisdaten wie Name und 7F Nummer des Projekts.
Erfassung und Bearbeitung
- Kontaktangaben und Kurzbeschrieb der Zusammenarbeit zu Schweizer Partnern, die in den Projekten involviert sind
- Rückflüsse, d.h. Beträge die aus der Umsetzung der Projekte via Aufträge an Schweizer Partner zurückgeflossen sind.
- Erfassung von Daten zu Unregelmässigkeiten aus der Implementierung von Projekten. Zu prüfen ist ob zusätzlich eine integrierte Lösung umgesetzt werden kann, in der neben den Daten auch die kompletten Berichte zu Unregelmässigkeiten vom Partnerland erfasst werden.
- (Resultate auf Outcome und Output Ebene sowie Informationen zu Social Inclusion / Climate Mainstreaming, inkl. kurzer Beschrieb der Massnahmen)1

2.1 Generelle Anforderungen
- Die Eingabe (und Qualitätskontrolle) der Daten soll aus einer Unterstützungsmassnahmen-Sicht erfolgen. D.h. die Eingabemaske soll erlauben, für jedes Projekt/Programm die unten auf-geführten Daten einzugeben als Zahlen, freier Text oder drop-down Auswahl (must)
- Auswertung: Die Lösung erlaubt es, die Daten für das Reporting zu aggregieren und auszuwerten, auf Ebene Zweiter Schweizer Beitrag, Kooperationsprogramm mit jedem Partnerstaat sowie auf den Ebenen «Objectives» und «Thematic Areas». Export in ein gängiges Format (csv, xls) für die Weiterverwendung ist möglich (must)
- Zugriff: Die Eingabe, Abfrage und Auswertung der Daten kann durch das Personal an der Zentrale (DEZA, SECO, SEM) wie auch in den Botschaften erfolgen (must). Eingeschränkte Schreib und Leserechte für Behörden in den Partnerländern sind wünschenswert. Es soll dabei ersichtlich sein, wer welche Daten bearbeitet hat.
- Schnittstelle mit SAP und RDM Daten: Projektdaten aus dem SAP sollen importiert werden können (nur lesen, keine Bearbeitung), damit die gleichen Daten nicht an verschiedenen Orten erfasst werden müssen (must).

2.2 Zeithorizont
Die Lösung muss Mitte 2022 bereit und bis mindestens 2032 verfügbar sein.
Dieses IT Projekt soll, in gewissen Aspekten, als Pilot für die gesamte DEZA nützlich sein. Daten welche heute noch nicht digital erfasst werden (z.B. Infos zu den Partnern) sollen möglicherweise in Zukunft für die gesamte DEZA erfasst werden können. Hierfür soll dieses Projekt erste Erkenntnisse liefern, und so aufgebaut werden, dass mindestens Teile davon skalierbar sind. Aus dieser Optik ist auch die Involvierung des Direktionsstabs wichtig.

3 Beschrieb des Auftrags
3.1 Dauer des Auftrags
Der Auftrag beginnt am: 21.06.2021
und endet am: 31.07.2022
benötigte Rolle: Projektleiter
Pensum: ca. 30%

3.2 Inhalt des Auftrags
Projektführung (inkl. Aufgaben der Initialisierung): Führung der Phasen Initialisierung, Konzept, Realisierung, Einführung
? Das Projekt planen, führen und in den definierten Rahmenbedingungen von Zeit und Kosten mit dem geforderten Ergebnis zum Ziel bringen
? Die Interessen der Stakeholder kennen, die Kommunikation führen und Entscheide sicherstellen
? Risiken managen, Probleme bewältigen und Erfahrungen berücksichtigen
? Leistungen vereinbaren und steuern
? Änderungsmanagement und die Qualitätssicherung führen
? Reporting sicherstellen

Einführungsorganisation
? Organisatorische Aufgaben und Massnahmen durchführen, um den Übergang vom alten zum neuen Zustand zu unterstützen
? Umfasst das Organisations-Change-Management
? Enthält die Vorabnahme und Abnahme

Geschäftsorganisation
? Eine Geschäftsorganisation mit Aufbau- und Ablauforganisation verändern, realisieren und einführen

IT-Betrieb
? Den Betrieb mit Infrastruktur und Betriebsorganisation konzipieren und realisieren
? Das IT-System integrieren und aktivieren

IT-System
? Das IT-System realisieren bzw. integrieren und dokumentieren
? Die Systemanforderungen verfeinern, die Systemarchitektur erarbeiten und die Machbarkeit überprüfen (Proof of Concept, allen-falls mit Prototypen)
? Die Detailspezifikation erarbeiten und das System und die Integration realisieren

Testen
? Das Testen konzipieren, vorbereiten, durch-führen und dokumentieren

Beschaffung
? Beschaffung mit offenem Verfahren und öffentlicher Publikation in Zusammenarbeit mit dem BBL durchführen

Muss Kriterien (wobei in der Regel die Zertifikate auch erst bis zum Antritt des Mandats vorgelegt werden können):
• 5 Jahre Berufserfahrung als Projektleiter
• Zertifikat IPMA Level C, PMI oder vergleichbar
• Zertifikat HERMES 5 Advanced

Wir freuen uns auf Ihre Eingabe (r.schwab(an)schwab-solutions.ch). Bitte die Unterlagen direkt per Mail senden. Danke!

Bei Fragen stehe ich gerne zur Verfügung.

Freundliche Grüsse
René Schwab


Schwab Solutions GmbH
Baarerstrasse 75
6300 Zug
Start
06.2021
Dauer
19 Monate
(Verlängerung möglich)
Von
Schwab Solutions GmbH
Eingestellt
10.05.2021
Ansprechpartner:
René Schwab
Projekt-ID:
2109222
Vertragsart
Freiberuflich
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