Beschreibung
Team Assistent*in Q&R (m/w/d) - KV / SAP / Assistenz / Hotellerie / Tourismus / English / DeutschProjekt:
Für unseren Kunden Roche Diagnostics in Rotkreuz suchen wir einen motivierten Team Assistent*in Q&R (m/w/d).
Hintergrund:
Qualität ist für Roche ein Wettbewerbsvorteil. Es ermöglicht uns, Patienten qualitativ hochwertige Produkte zu liefern, stellt unsere Betriebsberechtigung sicher und hilft uns dabei, durch Prozessexzellenz und kontinuierliche Verbesserungsbemühungen Werte zu schaffen. Qualität ist das Recht jedes Patienten und die Verantwortung jedes Mitarbeiters.
Wir suchen eine Team Assistentin innerhalb der Quality Regulatory für administrative sowie Projekt Management Aufgaben zur Assistenz und Entlastung bei organisatorischen Aufgaben für die Führungskräfte sowie das Team.
Die perfekte Assistenz bringt eine Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich, 2-3 Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen, dienstleistungsorientierten Sektor sowie gute G-Suite Kenntnisse mit und spricht Englisch und Deutsch fliessend.
Administrative Aufgaben (80 %):
Übernahme der umfassenden, proaktiven und professionellen Assistenz und Entlastung bei organisatorischen Aufgaben für die Führungskraft / das Team:
- Beachtung und Einhaltung der regulatorischen, betrieblichen sowie gesetzlichen Vorgaben (Organisationsanweisungen, SOPs, Arbeitssicherheit, Umweltschutz, Richtlinien etc.)
- Terminmanagement und Administration des Kalenders unter Berücksichtigung von Dringlichkeit und Relevanz
- Administration der verschiedenen Kommunikationskanäle und -tools
- Eigenständige Übernahme von Planung, Organisation und Abrechnung im Rahmen des Travel Managements für da Q&R Team
- Zeitnahes Erfassen aller Daten, die im Rahmen der Zeiterfassung /-abrechnung anfallen, inklusive monatliche Statistik
- Selbstständige Übernahme des Bestellwesens von der Angebotseinholung bis hin zur Prüfung und Freigabe der Rechnung (PO's)
- Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings (Agenda, Dokumentation, Nachverfolgung von Action items)
- Unterstützung beim Eventmanagement (z.B. Team Events, interne und externe Workshops, etc.)
- Besuchermanagement: organisatorische Vorbereitung von Besuchen oder externer Gäste
- Vorbereiten von fachspezifischen Inhalten/Dokumenten (z.B. Präsentationen, abteilungsinterne Kommunikationen,
- Auswertungen, Entscheidungsvorlagen, Key Notes) in Deutsch und Englisch unter Nutzung der gängigen IT Tools
- Ansprechpartner bei Personalthemen (z.B. On/Off-Boarding, Interview set up sowie den gängigen Tools (z.B. Workday, Cornerstone, OnePortal)
- Übersetzen von Präsentationen und Kommunikationen in Deutsch-Englisch
Projektmanagement (20 %):
- Aktive Mitarbeit in Chapter und Network übergreifenden Projekten als Projektmitglied
- Monitoring der Ergebnisse
- Nutzung der aktuell gängigen IT-Tools für Projektmanagement
Must Haves:
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Mindestens 2 - 3 Jahre im Assistenzbereich, Hotellerie, Tourismus oder vergleichbare kaufmännischer Tätigkeit mit dienstleitungsorientiertem Schwerpunkt
- Sehr gute Kenntnisse in gSuite, Grundkenntnisse in SAP
- Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift werden vorausgesetzt
- Digitale Kompetenz
- Organisationstalent, eigenverantwortlich und vorausschauendes Denken
- Interkulturelle Kompetenz sowie Team Player in virtuellen und globalen Teams
- Umgang mit Unsicherheit hinsichtlich Strukturen, Flexibilität
- Umgang mit Komplexität
- proaktiv Feedback geben und nehmen
- Kulturbotschafter, Vorreiter / Influencer (für z.B. neue IT-Tools), Erweiterung der Netzwerke
- Emotionale Intelligenz
Nice to Haves:
- Erfahrung mit agilen Methoden
- Umgang mit Collaboration Tools (Trello, Miro etc)
- MS Office Kenntnisse
- Arbeiten mit Best-Practice Systemen wie z.B. CORA und Umgang mit Social Media
Reference No.: 921626SKN
Role: Team Assistent*in Q&R
Industry: Pharma
Location: Rotkreuz
Workload:100%
Start:01.07.22
Duration:12++
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