Beschreibung
Aushilfe Büroassistenz mit Fokus auf Scanning (m/w/d)
Referenz: -de
Beginn: asap
Dauer: 5 MM++
Meine Aufgaben:
- Der Kandidat ist für den Empfang von Rechnungen und AP-bezogenen Dokumenten per Handpost und E-Mail zuständig
- Der Kandidat ist für das Sortieren, Validieren und Registrieren der Dokumente gemäß den festgelegten Verfahren verantwortlich
- Scannen der Rechnungen in KOFAX Scanner innerhalb von 24 Stunden nach Rechnungseingang
- Der Kandidat ist für die Archivierung aller eingegangenen Dokumente verantwortlich, führt den Dokumentenabgleich durch und erstellt tägliche Berichte gemäß den festgelegten Verfahren
- Sie sind die erste und einzige Anlaufstelle für alle Fragen im Zusammenhang mit dem Scannen und fungieren als Bindeglied zwischen dem Regionalmanager und dem Offshore-AP-Team
- Verwaltung des Tagesgeschäfts (Rechnungseingang, Sortierung, Validierung, Scannen, Archivierung von Dokumenten, Abgleich und Berichterstattung)
- Verwaltung von Problemen im Zusammenhang mit dem Scannen, Beantwortung von Anfragen, Bearbeitung von Dringlichkeitsanträgen, Bearbeitung von Mahnungen und Briefen usw.
- Pflege der Beziehungen zu regionalen Stakeholdern, auch auf Standortebene, proaktives Einholen von Feedback, Überwachung der Servicezufriedenheit und Weitergabe von Leistungsberichten
- Ablehnung von Anfragen, die nicht den Anforderungen entsprechen, und Zusammenarbeit mit den regionalen Stakeholdern und dem Offshore-AP-Team zur Behebung von Problemen
- Enge Zusammenarbeit mit den regionalen AP-Leitern (Offshore-Team) und anderen Support-Teams, um reibungslose Transaktionen zu gewährleisten und bei der Lösung von Problemen zu helfen
- Ein gründliches Verständnis des Scanning-Prozesses und des Stakeholder-Managements sind Voraussetzung
Meine Qualifikation
- Hochschulabschluss in einem beliebigen Fach
- Gute Kenntnisse der MS-Anwendungen (Excel, PowerPoint)
- Gute Kommunikationsfähigkeiten (Lokal und Englisch)
Meine Vorteile:
- Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten Unternehmen
- Angenehmes Arbeitsklima
Über uns:
Der Bereich IT ist unsere Kernkompetenz, auf deren Grundlage sich Hays entwickelt hat. Wir sind das größte privatwirtschaftlich organisierte IT-Personaldienstleistungsunternehmen in Deutschland und haben für jede Karrierestufe das passende Angebot – egal ob Sie an Vakanzen in agilen KMUs oder starken DAX-Konzernen interessiert sind. Wir beherrschen die komplette IT-Klaviatur von Support bis zur Softwarearchitektur oder Digitalisierung – dank unseres umfangreichen Portfolios ist für jeden etwas dabei. So konnten wir in den vergangenen Jahrzehnten im Rahmen einer Life-Long-Partnerschaft unzählige Fach- und Führungskräfte aus der IT dabei unterstützen, die Weichen für eine erfolgreiche Karriere zu stellen. Unser Beratungsteam ist spezialisiert und somit in der Lage, auf Ihre Wünsche und Vorstellungen einzugehen und Sie auf Bewerbungsgespräche und Vertragsverhandlungen bestens vorzubereiten. Probieren Sie es aus und erfahren Sie, was der Markt Ihnen zu bieten hat – völlig kostenfrei, diskret und unverbindlich! Wir freuen uns auf Sie.
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