PMO / Teamkoordinatorin
(Energie, Wasser und Umwelt, 1000-5000 Mitarbeiter)
Schlagwörter
Skills
- abgeschlossenes wirtschaftswissenschaftliches Studium B.Sc. BWL & Wirtschaftspsychologie
- mehrjährige Erfahrungen als Vorstandsassistenz
- Erfahrung im Projekt- / Prozessmanagement
- versiert in allen MS Office 365 Anwendungen und der Umgang mit digitalen Kommunikationswegen (Sharepoint, Atlassian, Confluence, Asana, Workpath, MS-Office, Travelperk, Slack etc.)
- sehr gute Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift
- Projektcontrolling, Koordination, Auswertungen, Projektreporting
- Erstellung von Präsentationen, Statusberichten, Organisatonscharts
- Koordination von Terminen, Projekttracking (über Projekttools)
- Ressourcenplanung
- Fähigkeit zum strukturierten, analytischen Erfassen von komplexen Aufgaben sowie hohe Methodenkompetenz in der Aufbereitung von Informationen
- Eigenverantwortliche, strukturierte Arbeitsweise und Organisationstalent
- Lösungsorientiertes, eigeninitiatives Denken und Handeln
- Hohes Maß an Team- und Kommunikationsfähigkeit
- Initiative, Flexibilität und Belastbarkeit
- freundliches, sicheres und verbindliches Auftreten
Projekthistorie
02/2023
-
12/2023
- Unterstützung des Projektleads bei der Projektinitiierung und dem Projektstar
- Koordination von Kick-off Meetings
- Aufbau und Entwicklung von Projektmanagementstandards (Projekttracking und -controlling sowie Reportingvorlagen und andere gemeinsame Dokumente)
- Standardisierung und Durchführung von Projektreview-Meetings
- Entwicklung eines PMO-Handbooks
- Organisation von Meetings
- Verwaltung von Projektdokumenten
- Teamkoordination
- Planung und Organisation von Workshops und Teamevents
02/2022
-
10/2022
PMO Support / Executive Assistant
(Internet und Informationstechnologie, 1000-5000 Mitarbeiter)
- Executive Assistenz des CTO’s
- Unterstützung administrativer Aufgaben für weitere Stabsleitungsebenen
- Unterstützung des Projektleiters bei der Projektplanung und -dokumentation
- Koordination, Aufbereitung und Nachbereitung von Managemen Meetings (C-Level)
- Tracking und Konsolidierung von Projektstatusberichten mit anschließender Erstellung von Reports für das Management und derProjektleitung (mittels Projektplanungstools bspw. Atlassian Jira, Asana und Confluence)
- Schnittstelle zwischen Projektleiter und dem Projektteam
- Vor- und Nachbereitung der internen und externen Kommunikation
- Terminkoordination für Workshops
08/2022
-
08/2022
PMO
(Architektur und Bauwesen, 250-500 Mitarbeiter)
- Makroökonomische Faktoren, wie BPIs, HDI (Human Development Index), Währungsstabilitäten
- Arbeitsorientierte Faktoren: Bspw. Arbeitsmarktkennzahlen, Arbeitsstunden, Urlaubstage, Gehälter, Bildungsstand
- Analyse der Infrastruktur (Einzugsgebiete, Bildungseinrichtungen vor Ort, Ämter, Einreisebestimmungen und Aufenthaltsdauer, Visaanforderungen, Zusammenarbeit mit Botschaften etc.)
- Investitionen von Immobilien (Mietpreise, Mietbindungsdauer, voraussichtliche Investitionskosten für Miet- oder Kaufobjekte)
- Politische Faktoren: politische Stabilität des Landes, Sicherheit, Korruption
- Markt- und Absatzanalysen, wie Bspw. Kundenpotentiale, Kaufkraft potenzieller Kunden, Umsatzerwartungen und Konkurrenzsituation
- Abgabenorientierung, wie Steuerhebesätze, Währungsschwankungen
- Weitere Faktoren: Lage, Transportkosten, Verkehrsanbindung, Flughäfen Arbeitsmarkt, Fördermittel, Umweltfaktoren, Medizinische Versorgung
08/2022
-
08/2022
Projektleiterin - Bereich Facility Management
(Automobil und Fahrzeugbau, 500-1000 Mitarbeiter)
- Raumsituationen und Flächenarten analysieren
- Umzugsgerüste und Transportvolumina bestimmen
- Flächenbedarf und Flächenverteilung festlegen
- Kostenplan unter der Berücksichtigung der Budgetgröße erstellen
- Planung der Eigen- und Fremdleistung
- Mietverträge prüfen und neu verhandeln
- Möblierungsplan entwerfen
- Planung der Transport- und Umzugswege
- Entsorgungsmaßnahmen unter Berücksichtigung der rechtlichen
- Bestimmungen klären und durchführen
- Termin- und Ablaufpläne erstellen
- Umzugsteams und –beteiligte fachkundig einweisen und steuern
- Mitarbeiterinformationen erstellen
- Kontroll- und Überwachungsarbeiten
- Koordination der Abschlussarbeiten (Schadenfeststellung,
- Endabnahme, Umzugsberichterstellung)
11/2020
-
12/2020
PMO
(Energie, Wasser und Umwelt, 1000-5000 Mitarbeiter)
- Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren und operative Abläufe standardisieren und vereinfachen
- Visualisierung von Prozessen mittels Signavio
- Veranschaulichung, wo betriebliche Vorgänge mit denen der Kunden zusammentreffen und deren Optimierung
- Organisation von Workshops
07/2020
-
08/2020
Agiles Rollout - PMO
(Energie, Wasser und Umwelt, 1000-5000 Mitarbeiter)
- Unterstützung des Projektleiters beim agilen Rollout für die Modernisierung des Cloud Arbeitsplatzes
- Tracking der einzelnen Milestones sowie Projektfortschritt mit anschließendem Statusbericht an den Projektleiter
- Terminkoordination, Konsolidierung von Meeting-Topics sowie die Vor- und Nachbereitung von Meeting Minutes
- Tracking der OPLs (offene Punkte Liste)
- Koordination der Rollouttermine für 475 Mitarbeitende
- Kommunikation innerhalb des Projektteams
- Pflege der Projektliste in Teams
- Terminkoordination für Schulungsmaßnahmen
- Überwachung rücklaufender Hardware
07/2018
-
09/2018
Projektleiterin
(Automobil und Fahrzeugbau, 500-1000 Mitarbeiter)
- Bestandsaufnahme der zu sanierenden Objektbereiche
- Aufstellung des Kostenplanes unter Berücksichtigung von Fremd- und Eigenleistungen
- Renovierungs- und Sanierungsplan entwerfen
- Planung der Renovierungsarbeiten in der laufenden Produktion
- Entsorgungsmaßnahmen unter Berücksichtigung der rechtlichen Bestimmungen klären und durchführen
- Termin- und Ablaufpläne erstellen
- Sanierungsteams und –beteiligte einweisen und steuern
- Mitarbeiterinformationen erstellen
- Kontroll- und Überwachungsarbeiten
- Koordination der Abschlussarbeiten und Endabnahme
09/2017
-
03/2018
Projektleiterin - Bereich Travel Management
(Automobil und Fahrzeugbau, 500-1000 Mitarbeiter)
- Bewertung des Ist- und Sollzustandes
- Benchmarking zwischen bisherigen und potenziellen Reiseanbietern
- Identifikation von Einsparungspotentialen
- Vertragsverhandlung von Kooperationsangeboten mit Reiseanbietern
- Onlineumstellung von Reisebuchungen
- Prozessoptimierung beim Buchungsprozess (Online-Buchungen, Mobile Verfügbarkeiten, Mobilen Zugang)
- Prozessoptimierung bei der Rechnungserstellung (Echtzeit-Reporting)
- Vollkommene Transparenz und Kontrolle
- Erstellung einer international gültigen Reiserichtlinie
- Erstellung eines Genehmigungsprozesses
- Schulung der Mitarbeitenden beim Umstellungsprozess
08/2017
-
02/2018
Projektleiterin - Bereich Marketing
(Automobil und Fahrzeugbau, 500-1000 Mitarbeiter)
- Schaffung eines Überblicks über die wichtigsten Branchenausstellungen
- Erstellung eines Messestandkonzepts inkl. Zeitplan, Anmeldefristen und Services (Telefon, Internetanschluss, Elektro- und Wasserinstallation, Eintragung in Messekatalog etc.)
- Erstellung des Messestanddesigns (Standflächenwahl, Erstellung von Plakaten, Flyer, Info- und Imagebroschüren)
- Messelogistik (Transport von Exponaten)
- Koordination des baulichen Messestandgewerkes in Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachkräften (Elektrik, Installation, Caterer etc.)
- Erstellung von Kommunikations- und Werbemittelmaterial (Flyer, Newsletter, Aufsteller)
- Personalplanung (Verantwortlichkeiten aus Marketing, Vertrieb, Produktentwicklung und Controlling
- Koordination der Reise und Unterkunft des Messeteams
- Koordination von Geschäftsterminen mit potenziellen Kunden
- Nachbereitung, Erfolgsanalyse des Messeauftritts
02/2005
-
07/2006
PMO
(Telekommunikation, 250-500 Mitarbeiter)
- Assistenz bei der Projektplanung und -dokumentation
- Datengewinnung sowie Konsolidierung
- Auswertung der Daten
- Statusreporting an den Projektleiter
- Erstellung von Präsentationen zum Projektstatus für dieGeschäftsführung
- Vertretung der Projektleitung
- Schnittstelle zwischen Projektleiter und dem Projektteam
- Vor- und Nachbereitung der internen und externen Kommunikation
- Terminkoordination für Workshops
- • Pflege der Projektliste mit dem entsprechenden Projektplanungstool
Reisebereitschaft
Weltweit verfügbar
