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Letztes Update: 08.02.2024

Prozessberatung – Organisationsentwicklung - Management-Beratung

Firma: oloido GmbH & Co Kg.
Abschluss: Diplom Kaufmann
Stunden-/Tagessatz: anzeigen
Sprachkenntnisse: deutsch (Muttersprache) | englisch (verhandlungssicher)

Skills

Warum ich den besten Beruf der Welt habe?
Als Berater liebe ich es Potentiale zu entdecken und zu fördern: in Prozessen, Organisationen und Menschen.

Meine Beratungsphilosophie?
Ich bediene mich der Methoden der klassischen Prozess- und Organisationsentwicklung und kombiniere diese mit Digitalisierungs-KnowHow. Dabei bin ich weder methoden- noch digitalisierungsgläubig – der Mehrwert für den Kunden steht im Fokus.

Meine Schwerpunkte?
Mein Beratungsportfolio umfasst Geschäftsprozessoptimierung nach Lean6Sigma, Konzeptionen zur Prozessdigitalisierung und -Automatisierung, sowie Prozessmanagement und Facharchitekturentwicklung. Ich berate bei Organisationsuntersuchungen und –Entwicklung, Aufgabenportfolio-Bewertungen und Personalbedarfsermittlungen.
Dabei vermittle ich mein Wissen als Berater, Trainer und Coach.

Projekthistorie

10/2022 - 07/2023
Reorganisation und Personalbedarfsermittlung Dachverband Sozialversicherung
(Öffentlicher Dienst, 1000-5000 Mitarbeiter)

Projektziel ist die Reorganisation des Verbandes mit >1100 Beschäftigten, die Optimierung des Aufgabenportfolios, der Steuerungsinstrumente sowie der Prozesse und die Ermittlung des Personalbedarfs gemäß den Standards des Organisationshandbuches des BVA (im Kern Lean Management und REFA). Projektumfang >2.000 Tage.

Als Leiter des Methodenteams habe ich das Projektteam von >20 Beraterinnen und Beratern gecoacht, das methodische Vorgehen definiert, die Instrumente zur Datenerhebung und Auswertung geschärft, alle >200 Führungskräfte des Kunden in den Projektvorgehen und für die Workshops geschult.
Zusätzlich habe ich den Abschlussbericht inhaltlich strukturiert, bin Quality-Gate für alle Empfehlungen und verhandle die Ergebnisse mit der Geschäftsführung des Kunden.

02/2022 - 06/2023
Konzept zur Strukturreform Aufsichtsfunktionen im Bereich Kritische Infrastrukturen
Bundesbehörde Kritische Infrastrukturen (Öffentlicher Dienst, 500-1000 Mitarbeiter)

- Erarbeitung einer Strukturreform für die Organisation der Aufsicht im Bereich kritische Infrastrukturen mit ca. 2.000 Beschäftigten in >20 bestehenden Organisationen
- Erarbeitung Ministeriumsvorlage mit Zielbild, Roadmap, Maßnahmenplan etc.

06/2022 - 03/2023
Prozessmanagement-Einführung Maschinenbauer im Kontext Reorganisation
(Industrie und Maschinenbau, 1000-5000 Mitarbeiter)

Im Zuge einer Reorganisation des Kunden (>600mio€/Jahresumsatz, >1300 Beschäftigte), mussten alle Prozesse erstmalig erhoben und gemäß der neuen Organisation beschrieben werden.
In dem Zuge habe ich den Aufbau der Prozesslandkarte, die Schulung von Prozessmanagern:innen, die Erhebung und Modellierung des SIOP-Prozesses, der Steuerungs- und Führungsprozesse sowie ein Großteil der Querschnitts- und Compliance-Prozesse verantwortet.
Im Ergebnis haben wir das Ergebnis vor Zeit, unter Budget und mit hoher Kundenzufriedenheit sowie in weiten Teilen über Scope abgeliefert.

03/2021 - 01/2022
Aufbau Governance für ein Digitalisierungsprogramm (SAFe für >1.000 Personen)
Sozialversicherungsträger (Öffentlicher Dienst, >10.000 Mitarbeiter)

Erarbeitung einer Governance für eine Programmorganisation zur Ablösung des zentralen Kernsystems ausgelegt auf >1.000 Personen

Projektleitung eines achtköpfigen Teilprojektes ausschließlich besetzt mit Führungskräften der Kundenorganisation

Erarbeitung einer Aufbau- und Ablauforganisation nach SAFE für ein Entwicklungsvorhaben mit mehreren hundert Entwicklern

Definition von zentralen Vorgaben für die Zusammenarbeit einer föderalen Entwicklungsorganisation

Konzeption der Governance unter Wahrung einer agilen (SAFE) Entwicklungsorganisation bei loser Kopplung in eine Bestandsstruktur mit 16 Trägern und mehr als 100 Bestandsgremien

Entwicklung aller Rollenprofile für das Programm als Basis für das Personalrecruiting

Erarbeitung eines prototypischen Anforderungsentwicklungsprozess unter Integration von Frameworks wie User-Centric-Design, Domain-Driven-Design, SAFE, IREB, föderalen Beteiligungsformaten, bei komplexen Abhängigkeiten zu Bestandssystemen

Diverse Unterstützungen von Schwerpunktthemen benachbarter Teil-Projekte wie Controlling-Review, Change-Management, Öffentlichkeitsarbeit


07/2020 - 12/2021
Strategische Neuausrichtung einer Behörde aufgrund eines Umfeldwandels
Bundesbehörde (Öffentlicher Dienst, 50-250 Mitarbeiter)

Strategie & Organisationsentwicklungsprojekt

Kick-Off als hybride Veranstaltung Digital & vor Ort

Ist-Erhebung der Aufgaben

Analyse der Aufgabenentwicklung

Zukunftswerkstatt mit allen Beschäftigten

Erarbeitung Zukunftskonzept inkl. Roadmap und Maßnahmenplanung


09/2020 - 06/2021
Strategische Neuausrichtung Bundesbehörde
Bundesbehörde (Öffentlicher Dienst, 1000-5000 Mitarbeiter)

Analyse von Governance, Steuerungsinstrumenten und Steuerungssystemen in einer Bundesbehörde mit mehr als 2.000 Beschäftigten

Entwicklung von Vorschlägen zur Neuausrichtung der Leitungsstruktur (Gesetzesänderung) und der Leitungsprozesse

Entwicklung von Empfehlungen zur Neuausrichtung der strategischen und operativen Steuerung der Organisation

Erarbeitung von KPIs und Steuerungskonzepten u.a. zur Kopplung KLR an die PBE und Verzahnung der Strategie-Prozesse mit der Personalmengenplanung


01/2021 - 02/2021
Optimierung Durchlaufzeiten in Public Administration
Sozialversicherungsträger (Öffentlicher Dienst, 5000-10.000 Mitarbeiter)

Erarbeitung eines gemeinsamen Ziel- und Prozessverständnis

Durchführung einer Prozessanalyse

Identifizierung, Priorisierung und Umsetzungsplanung für >25 Einzelmaßnahmen zur Optimierung der Durchlaufzeiten


09/2019 - 05/2020
Prozesserhebungen von ca 50 Prozessen
Stiftung (Sonstiges, 250-500 Mitarbeiter)

Erhebung der Prozesse im Bereich Beschaffung und Veranstaltungsmanagment, dafür Erhebung von ca. 31 Prozessen auf der „4.Ebene“ als eEPK

Erhebung der Prozess im Archiv- und Bibliotheksbereich, dafür Erhebung von 25 Prozessen auf "4. Ebene" und Durchführung einer Prozesskonferenz

Erarbeitung strategischer Handlungsempfehlungen zur Weiterentwicklung des Archivs


11/2018 - 03/2020
Prozessharmonisierung im Vorfeld einer KIS-Einführung
Sozialversicherungsträger / Reha-Zentren (Öffentlicher Dienst, 1000-5000 Mitarbeiter)

In Vorbereitung zur Einführung eines neuen Klinikinformationssystems für die Reha-Zentren des Sozialversicherungsträgers, soll eine vorgelagerte Bestandsaufnahme, ein Abgleich und eine Zusammenführung der wichtigsten Workflows und Funktionalitäten aller relevanten Prozesse in Form einer Harmonisierung, einschließlich der Integration von Formularen und Berichten, durchgeführt werden. Dazu wurde ein Teilprojekt im Rahmen des Gesamtprojektes „Einführung eines Klinikinformationssystems“ aufgesetzt, welches unter Mitwirkung aller an den relevanten Prozessen beteiligten Mitarbeitergruppen, die klinischen und administrativen Prozesse klinik- und indikationsübergreifend aufgenommen und Harmonisierungspotentiale im Sinne einer Standardisierung herausarbeiten soll. In einem weiteren Schritt wird der Roll-Out eines Klinikinformationssystems in den Kliniken begleitet.

Durchführung der Auftragsklärungsphase mit Beratung zur Einbindung des Vorhabens in das laufende Ausschreibungsverfahren

Initiale Erstellung des methodischen Vorgehens

Etablierung eines laufenden Risiko- und Qualitätsmanagements


09/2018 - 03/2019
Transformationskonzept für die IT einer Sicherheitsbehörde
Sicherheitsbehörde (Öffentlicher Dienst, 1000-5000 Mitarbeiter)

Unterstützung der fachinhaltlichen und aufbauorganisatorischen IT-Provider Feinkonzeptionen sowie Erstellung einer entsprechenden Transformationsplanung

Erarbeitung der Ziel-Service-Kataloge

Ausarbeitung der organisatorischen Feinkonzeption inklusive Stellenplanung

Erstellung der Transformationsplanung für die fachinhaltlichen und organisatorischen Veränderungen


02/2016 - 03/2018
Organisationsuntersuchung und Personalbedarfsermittlung für eine >1.500 Personen Behörde als Projektleitung
Bundesbehörde (Öffentlicher Dienst, 1000-5000 Mitarbeiter)

Projektleitung der in 2017 vermutlich größten Organisationsuntersuchung in der Bundesverwaltung.
Organisationsuntersuchung und Personalbedarfsermittlung des BStU mit ca. 1.600 Beschäftigten zur Vorbereitung eines Zukunftskonzepts und Fusionsstrategie mit dem BArch gemäß Bundestagsbeschluss

Aufsetzen der Projektorganisation mit mehr als 20 Projektteammitgliedern

Erarbeitung von Projektplanung, Projekthandbuch und anderen Grundsatzdokumenten

Vertretung der Projektinteressen ggü. Den Leitungsebenen des BStU

Koordinierung der Erarbeitung eines behördenweit gültigen Aufgabenkatalogs

Beschreibung der Methodik des Vorgehens für die Erhebungsverfahren

Durchführung und Auswertung einer Zeitschätzung mit 1.600 Beschäftigten an 14 Standorten

Koordinierung und Durchführung der Erhebung der Kern-Prozesse des BStU, die einen Aufwand von über 1.000 VZÄ bündeln gemäß einheitlicher Konventionen in BIC-Design

Methodische und inhaltliche Planung des Vorgehens einer Selbstaufschreibung mit ca. 350 Beschäftigten und zusätzlicher Zeitmessungen bei ca. 40 weiteren Beschäftigten

Erhebungen von Fallzahlen und Ermittlung mittlerer Bearbeitungszeiten

Durchführung von Aufgabenkritik-Workshop mit der mittleren und oberen Führungsebene des BStU

Erarbeitung von Fachkonzeptionen (Wirtschaftlichkeitsbetrachtung) für die aufwandsintensivsten Aufgabenbereiche des BStU mit  Entwicklung von Aufwandsprognosen von bis zu 2 mrd €

Berechnung des Personalbedarfs für die kommenden drei Jahre

Entwicklung einer mittelfristigen Behördenstrategie mit Maßnahmenplanung in Zusammenarbeit mit der Behördenleitung und dem Bundesbeauftragten

Berichtslegung


09/2015 - 08/2016
Organisationsuntersuchung eines Zuwendungsempfängers im Auftrag eines Bundesministeriums
Bundesministerium / Sozialer Träger (Öffentlicher Dienst, 50-250 Mitarbeiter)

ufgabenkritische Organisationsuntersuchung und Personalbedarfsermittlung eines Zuwendungsempfängers mit ca. 120 Beschäftigten

Durchführung einer Zeitschätzung mit 120 Beschäftigten an drei Standorten

Erhebungen von Fallzahlen und Ermittlung mittlerer Bearbeitungszeiten

Erhebung und Dokumentation der Kernprozesse

Moderation von Informationsveranstaltungen und Ideenwerkstätten

Entwicklung von Vorschlägen zur Reduzierung des eingesetzten Personals

Ableitung von Fallzahlenprognosen, Berechnung des Personalbedarfs in unterschiedlichen Aufgabenkritischen Szenarien

Beratung des Zuwendungsgebers hinsichtlich einer Förder- und Standortstrategie für die zukünftige Aufgabenwahrnehmung

Berichtslegung und Abschlusspräsentation auf Referats- und Unterabteilungsleiterebene des BMI


08/2014 - 05/2015
Organisationsuntersuchung einer Bundesbehörde mit >2.000 Personen
Bundesbehörde (Öffentlicher Dienst, 1000-5000 Mitarbeiter)

Ermittlung eines fortschreibungsfähigen Personalbedarfs für die gesamte BaFin nach annerkannter Methodik des Organisationshandbuch des Bundes (Zweck- und Vollzugskritik)

Betreuung der Abteilungen Geldwäsche und Zentrale Dienste (>400 Beschäftigte)

Durchführung einer Zeitschätzung mit Ca. 2300 Beschäftigte, 490 Aufgaben, 50 Schulungen; Informations-veranstaltungen. Auswertung der Ergebnisse der Zeitschätzung und Erhebung von Defizitären und zukünftigen Aufgaben. Durchführung von insgesamt ca. 200 Aufgabenkritische Workshops sowie >50 vollzugskritischen Prozessoptimierungen. Analytische Berechnung von mittleren Bearbeitungszahlen und Fallzahlen für in Summe über 500 VZÄ.

Eigenbetreuung der Abteilungen zentrale Dienste und Geldwäsche mit über 400 Beschäftigten mit entsprechendem Anteil an oben aufgeführten Tätigkeiten.

Führende Rolle in der methodische Entwicklung aller Erhebungstools und der zentralen Auswertungen.

Persönliche Durchführung von mehr als 500 Rückmeldungen im Rahmen der zentralen Projektauskunft.


05/2014 - 11/2014
Erstellung Lastenheft eAkte
Bundesbehörde (Öffentlicher Dienst, 1000-5000 Mitarbeiter)

Erstellung eines Lastenheftes eAkte für die Antrags- und Ersuchensbearbeitung beim BStU

Erhebung und Abstimmung der Ist-Systemarchitektur

Erarbeitung und Abstimmung der Soll-Architektur

Erhebung funktionaler Anforderungen

Darstellung der Soll-Prozesse in eEPK und UML

Darstellung von Use-Cases

Erhebung nicht funktionaler Anforderungen in Abstimmung mit Datenschutz, IT-Sicherheit, Performance-Anforderungen, Verfügbarkeitsanforderungen, etc.

Durchführung einer IT-WiBe

Abgleich der Anforderungen mit dem Bundesbasisdienst eAkte

Entwicklung von Handlungsszenarien

Erstellung eines ausschreibungsfähigen Lastenheftes


03/2013 - 03/2014
Strukturanalyse der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben
Bundesbehörde (Öffentlicher Dienst, 5000-10.000 Mitarbeiter)

Bewertung der Gesamtstruktur der BImA 

Abgleich der BImA Strategie mit dem gesetzlichen Auftrag

Abgleich der BImA Aufbau- und Ablauforganisation mit der BImA Strategie

Durchführung einer Wertschöpfungskettenanalyse sowie eines Benchmarkings

Bewertung der Angemessenheit der IT-Unterstützung

Entwicklung eines Soll-Vorschlags für die Aufbau- und Ablauforganisation

Beschreibung des Zielbildes der BImA anhand eines BluePrints und der Zielerreichung anhand einer Roadmap


10/2012 - 12/2013
Einführung eines Prozessmanagements
Bundesbehörde (Öffentlicher Dienst, 1000-5000 Mitarbeiter)

Einführung eines GPM-Ansatzes am Beispiel des Kernprozesses "Anträge und Ersuchen bearbeiten"

Analyse der spezifischen Rahmenbedingungen und Anforderungen der BStU an ein GPM.

Entwicklung eines Projektmanagementansatzes zur Einführung eines GPM, inklusive Stakeholderanalyse, Kommunikationsplan und Projektstrukturplans.

Entwicklung eines Fachkonzeptes zur Einführung eines GPM – Konzeptes im Coaching-Verfahren.

Unterstützung bei der Umsetzung des Fachkonzeptes durch Coaching für Erhebung, Dokumentation, Analyse, Konzeption, Umsetzung und Controlling für den Kernprozess „Anträge und Ersuchen."

Konzeption und Einführungsbegleitung für ein neues „Rollenmodell“ zur Übergabe von Prozessverantwortungen in die Organisation.


06/2011 - 01/2012
Prozessoptimierung der Kernprozesse einer Krankenkasse
Postbeamtenkrankenkasse (Öffentlicher Dienst, 1000-5000 Mitarbeiter)

Umfangreiche Prozesserhebung und -Optimierung begleitend zu einer umfassenden Reorganisation und unter Berücksichtigung einer weitgehenden automatischen Vorgangsbearbeitung.

Umfangreiche Prozesserhebung, -analyse und -optimierung begleitend zu einer umfassenden Reorganisation und unter Berücksichtigung und Weiterentwicklung der weitestgehend automatischen Vorgangsbearbeitung.
Weitere Projekte beim Kunden auf Anfrage.


03/2011 - 11/2011
Reorganisation der Postbeamtenkrankenkasse in Folge der Prozessautomatisierung
Postbeamtenkrankenkasse (Öffentlicher Dienst, 1000-5000 Mitarbeiter)

Reorganisation der Außenorganisation der Krankenkasse von einer regionalgegliederten Organisation hin zu Competence-Centern.

Konzeptionierung, Abstimmung und Umsetzung von Aufgabenverlagerungen im Rahmen der Reorganisationsplanung.

Vermittlung zwischen Außenorganisation, Hauptverwaltung und IT.

Ansprechpartner des Kunden für die Personalprognoseplanung und Produktionsauswertung.

Changemanagement, Akzeptanzmanagement, Personalentwicklungsplanung, Personalbedarfsplanung, Reorganisation, Organisationsentwicklung, Produktionssteuerung, Kennzahlenentwicklung.

Entwicklung von Entscheidungsvorlagen für den Vorstand.


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