Profilbild von Patricia Manzi Interimsassistenz, Projektassistenz, Assistenz Geschäftsführung, Vertriebsassistenz aus Koeln

Patricia Manzi

verfügbar

Letztes Update: 06.09.2022

Interimsassistenz, Projektassistenz, Assistenz Geschäftsführung, Vertriebsassistenz

Abschluss: Berufsausbildung "Kauffrau für Büromanagement" Fachoberschulreife
Stunden-/Tagessatz: anzeigen
Sprachkenntnisse: deutsch (Muttersprache) | englisch (gut) | italienisch (gut)

Skills

- Projektassistenzerfahrung mit über 11 Jahre in der Immobilien-/Baubranche
- Geschäftsführungsassistenzerfahrung sowie Sekretariatserfahrung verschiedenster Branchen mit 18,5 Jahren
- Selbständigkeit 3 Jahre mit Büroservice "Manzi Medialer Service" und 1,5 Jahre als Geschäftsführerin des eigenen Gastronomiebetriebes

Anwendersoftware:
- MS-Office (Word, Excel, Power-Point, Outlook)
- FlowFact
- Lotus-Notes
- SAP
- BIS
- ORCA AVA
- ThinkProject
- ProjektPro
- Mac OS X
- Zoom, MS Teams, Slack
- Cloud

schreibtechnische Fähigheiten:
- ca. 290 Anschläge à Minute blind

Projekthistorie

02/2022 - bis jetzt
Team-/Projektassistenz (Festanstellung)
Drees & Sommer (Architektur und Bauwesen, 1000-5000 Mitarbeiter)

- Professionelle Organisation des Teams sowie Sicherstellung einer reibungslosen Kommunikation (auch team- und standortübergreifend)
- Professionelle Zusammenarbeit innerhalb des NRW-Assistenzteams und Unterstützung der Führungskräfte in Akquisen, Ausschreibungen und Wettbewerben
- Führen der Korrespondenz, Erstellen von Berichten und Protokollen sowie von Präsentations- und Angebotsunterlagen
- Koordinieren von Terminen und Besprechungen
- Pflegen und Arbeiten in IT-Systemen (z.B. CRM, Controllingsystem)
- Unterstützen der Teammitglieder bei der Projektarbeit, Abwickeln von Aufgaben zur Sicherstellung des Projekterfolgs


09/2021 - 12/2021
Fortbildung u. Aufbau Selbständigkeit
TÜV Rheinland - Fortbildung (Sonstiges)

Aufbau Selbständigkeit und Fortbildung beim TÜV Rheinland, Köln
Akquise + Fortbildung in den Themenfeldern:
- Projektmanagement, MS Project und Wirtschaftsenglisch -

INHALT DER FORTBILDUNG:
Projektorganisation
- Methoden
- Abwicklung und Steuerung
- Ressourcenmanagement
- Projektauswertung
Microsoft® Project
- Vorgänge organisieren
- Ressourcen
- Vorgänge Ressourcen zuordnen
- Projektpläne formatieren und drucken
- Projektfortschritt verfolgen
- Feinabstimmung von Ressourcen- und Zuordnungsdetails
- Projektpläne optimieren
- Projektdetails organisieren, formatieren und verfolgen
- Datenaustausch zwischen MS Project und anderen
Anwendungen
- Projektstatus verfolgen und als Bericht ausgeben
Projektmanagement, Aufbaukurs
- Projektorganisation
- Methoden des Projektmanagements
- Abwicklung und Steuerung Aufgabenverteilung
- Projektsteuerung/Projektcontrolling
- Dokumentation
- Datenstruktur
- Definition der Projektumgebung
- Terminmanagement
- Projektansichten / Diagramme
- Ressourcenmanagement
- Leistungs- und dauergesteuerte Terminplanung
- Ressourcenzuweisung und -auswertung
- Projektstatistik und -verfolgung
- Definition von Sollwerten (Basisplan)
- Terminverfolgung
- Überwachung der Ressourcenleistung
- Kostenverfolgung
- Wirtschaftsenglisch (Level B)

 


01/2018 - 07/2021
Assistentin der Projektsteuerung - Projektassistentin (Festanstellung)
WvM Immobilien + Projektentwicklung, Köln (Architektur und Bauwesen, 50-250 Mitarbeiter)

- Führung und Aktualisierung von verschiedenen Listen nach Vorgabe, z.B. Kalkulationen, Budgetplanung, Projektstatusberichte, Wirtschaftlichkeitsberechnungen
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen inkl. Protokollführung
- Korrespondenz mit Projektbeteiligten
- Mitwirkung bei der Erstellung von GU-Verträgen
- Steuerung und Mitwirkung bei Abnahmen des Gemeinschaftseigentums
- Tägliches Bearbeiten der Wiedervorlage / Fristenkontrolle für die Projektleiter/Projektsteuerer
- Rechnungsfreigaben
- Büroorganisation
- Terminplanung und -überwachung
- Zusammenstellung von Revisionsunterlagen
- Bearbeitung von Abnahme- und Übergabeprotokollen
- Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen
- Assistenzaufgaben für Abteilungsleitung
- Allgemeine Büroarbeiten
- Pflege von Datenräumen / Dokumentenmanagement / Digitale Ablage / Papierablage

03/2016 - 10/2017
Assistentin der Projektsteuerung - Projektassistentin (Festanstellung)
CONVINCE Immobilienmanagement GmbH/P+B Unternehmensgruppe, Sankt Augustin (Architektur und Bauwesen, 10-50 Mitarbeiter)

- Abwicklung Korrespondenz
- Terminmanagement
- allgemeine Assistenzaufgaben für Projektsteuerung und Abteilungsleitung
- Protokollführung
- Reisebuchungen
- Wiedervorlageverwaltung u. Fristenkontrollen
- Recherchen
- Einholung und Beauftragung von Angeboten und Wartungsverträgen
- Zusammenstellung Vertragsunterlagen (Due Diligence für Globalverkäufe)
- digitale Projektablage und Papierablage
- Versicherungsaufstellung für Objekteinrichtungen kumuliert und nach Leanplan
- Anfertigung eines Wohnungsleitfadens
- Unterstützung bei Abnahmen, Schlüsselübergaben
- Organisation und Koordination bei Versorgerthemen

07/2015 - 03/2016
Büroassistentin (Nebentätigkeit / Berufliche Neuorientierung)
Alexander Simons Sanitär- u. Heizungsbau, Köln

- vorbereitende Buchhaltung
- Terminmanagement mit Kunden
- Ablageverwaltung

10/2013 - 06/2015
Mitarbeiterin im Backoffice (Nebentätigkeit / Berufliche Neuorientierung)
Pannhausen Architektur, Köln (Architektur und Bauwesen, < 10 Mitarbeiter)

- Korrespondenz der Geschäftsführung und Bauleitung
- Termin- und Besprechungsvorbereitungen
- Telefondienst
- Tagespost
- Ablage
- Archivierung von Dokumenten und Produktinformationen
- Allgemeine Büroarbeiten

04/2013 - 04/2015
Sekretärin (Befristete Anstellung)
Berufsgenossenschaft Rohstoffe und chemische Industrie, Köln (Öffentlicher Dienst, 500-1000 Mitarbeiter)

- Unterstützung der Aufsichtspersonen bei Überwachungs- und Beratungstätigkeiten
- Terminabstimmung und -nachverfolgung
- Schnittstelle zwischen Mitgliedern und Aufsichtspersonen
- Zusammenstellen von Unterlagen für Außendienst
- Korrespondenzabwicklung
- Aktualisierung von Erfassungs- und Erhebungsdaten
- Erstellung von Dokumentationen der Aufsichtspersonen
- Planung, Vorbereitung und Endbearbeitung von Seminaren der Erwachsenenbildung
- Schwerpunkt in Unterstützung Aufsichtspersonen bei ihren Arbeitskreissitzungen
- Reservierungen von Reisen, Räumen, Hotels
- Vorbereitung von Arbeitsunterlagen
- Betreuung von Veranstaltungen vor Ort
- Dokumentation / Protokollierung der Ergebnisse

02/2013 - 04/2013
Businessenglish (Fortbildung)
Euro-Schulen, Köln (Sonstiges, 10-50 Mitarbeiter)

- Reaktivierung des vorhandenen Wortschatzes inkl. Grammatik und Redewendungen
- Aufbau und Erweiterung des berufsbezogenen Wortschatzes (Finanz- und Rechnungswesen, Personalwirtschaft, Beschaffung, Logistik, Vertrieb und Marketing)
- Textverständnis Lesen
- Textverständnis Hören
- Übungen in Handelskorrespondenz unter Berücksichtigung aktueller Normen (Briefgestaltung, Angebote, Berichte, Rechnungen, Präsentationen, Notizen, Faxe, e-mails)
- Abbau von Sprachhemmungen durch Konversationsübungen und Rollenspielen anhand authentischer Situationen mit berufstypischen Inhalten in Einzel- und Kleingruppengesprächen (Telefontraining, Diskussionen, Kunden- und Mitarbeitergespräche)
- Besonderheiten bei Bewerbungen in englischer Sprache, Training von Vorstellungsgesprächen
- Vorbereitung auf die LCCI-Prüfung "English for Business"

01/2013 - 02/2013
Assistentin der Geschäftsführung (Interimstätigkeit)
Glashandel Vankann, Heerlen (Sonstiges, < 10 Mitarbeiter)

- Termin- u. Reisedisposition
- Auftragsmanagement
- Angebots- und
Rechnungsstellung
- vorbereitende Buchhaltung
- Vertretung der Geschäftsführerin
während des Urlaubs

10/2012 - 12/2012
Diverse Kleinaufträge (Interimstätigkeit)
Manzi Medialer Service (Sonstiges, < 10 Mitarbeiter)

- Diverse Kleinaufträge
- Abwicklung Büroservice, da Ende der Selbständigkeit geplant

05/2012 - 09/2012
Vertriebsmitarbeiterin / Assistentin der Geschäftsführung (Interimstätigkeit)
Softwarevertriebsagentur - CompuMaster, Köln (Internet und Informationstechnologie, < 10 Mitarbeiter)

- Planung und Aufbau der Niederlassung in Köln
- Planung und Konzeption von Vertriebsstrukturen mit Teilaufgaben im Marketingbereich
- Mitarbeit an Vertragsentwürfen und Arbeitsdokumenten
- Erstellung von Konzepten für Kunden und Kooperationspartnern
- Entwicklung und Konzeption von Vertriebsmaßnahmen sowie Unterstützung bei der Gewinnung von Kundenaufträgen
- Kundenpflege und Angebotserstellung
- Berichterstattung an die Geschäftsführung
- Kundenbedarfsanalyse und Koordination inkl. Vor- und Nachbereitung
- Büroadministration
- Recherche-/Akquisearbeiten

01/2012 - 04/2012
Beraterin Projektmanagement (Interminstätigkeit)
Proof Technologies (Automobil und Fahrzeugbau, < 10 Mitarbeiter)

- Erstellung von Konzept
- Erstellung von Präsentationen
- Vorbereitung auf Investorengesprächen
- Vertragsgespräche
- Korrespondenz- und Terminmanagement

10/2011 - 12/2011
Personalsachbearbeiterin / Projektassistentin (Interimstätigkeit)
Dispo Personaldienstleistungen, Köln (Sonstiges, 10-50 Mitarbeiter)

- Planung einer Gesellschaftsgründung "Unternehmen auf dem freiberuflichen
Markt" (Namensfindung, Logogestaltung, Strukturplanung, Angebotseinholungen
für Webseitenerstellung)
- Akquisetätigkeiten
(Referenz über XING: Andrea Weller-Zehl)

09/2011 - 10/2011
Sachbearbeiterin (Interimstätigkeit)
Dispo Personaldienstleistungen (Interimstätigkeit) (Sonstiges)

- Auftragssachbearbeitung bei AMADA Machine Tools Europe in Düsseldorf-Haan
- Unterstützung der Projektleitung Einkauf
- Bestell- und Reklamationswesen
- Angebots- und Rechnungsstellung
- Eingaben über Warenwirtschaftssystem

08/2011 - 08/2011
Sekretärin / Urlaubsvertretung (Interimstätigkeit)
Rechtsanwältin Fr. Meinhard, Köln (Wirtschaftsprüfung, Steuern und Recht, < 10 Mitarbeiter)

- Führung des Sekretariats
- Aktenführung
- Korrespondenz
- Fristenverwaltung
- Schreibarbeiten
- Wiedervorlage
- allgemeine Sekretariatsarbeiten

01/2011 - 08/2011
Assistentin der Geschäftsführung (Interimstätigkeit)
MRR Gaststättenbetriebsgesellschaft, Köln (Konsumgüter und Handel, 10-50 Mitarbeiter)

- vorbereitende Buchhaltung
siehe auch LC Gaststättenbetriebsgesellschaft 03/2011 - 07/2011 zusätzlich

01/2011 - 08/2011
Assistentin der Geschäftsführung / Personalsachbearbeiterin (Interimstätigkeit)
MRR Hotelbetriebsgesellschaft, Köln

- An und Abmeldungen des Personals
- Vertragsangelegenheiten
- Korrespondenz mit Steuerberatung

03/2011 - 07/2011
Assistentin der Geschäftsführung (Interimstätigkeit)
LC Gaststättenbetriebsgesellschaft, Köln

- Vorbereitende Buchhaltung
- Kontierung/Fakturierung (Scan von Rechnungen)
- Rechnungsstellung (Kreditoren/Debitoren)

04/2011 - 04/2011
Einmaliger Schreibauftrag für das Sportministerium NRW (Interimstätigkeit)
Schreibauftrag - Sportministerium NRW (Öffentlicher Dienst, 1000-5000 Mitarbeiter)

- Abschrift eines Diktats anhand Aufnahmen der 3. Regionalen Fachtagung des Sportministeriums Nordrhein-Westfalen zum Thema "Bewegung und Ernährung"

11/2010 - 12/2010
Empfangssekretärin (Interimstätigkeit)
Dispo Personaldienstleistungen, Köln (Sonstiges, 50-250 Mitarbeiter)

- Empfangstätigkeiten bei Amada Machine Tools, Haan
- Büromaterialbestellung
- Sekretariatsarbeiten

09/2010 - 09/2010
Beratungstätigkeiten / Bewerbungsservice (Interimstätigkeit)
Marketingberatung - Löwenbizz, Köln (Sonstiges)

- Unterstützung beim Aufbau der Struktur von Bewerbungen
- Erstellung Bewerbungen

08/2010 - 09/2010
Empfangsmitarbeiterin (Interimstätigkeit)
Dispo Personaldienstleistungen, Köln


08/2010 - 08/2010
Sekretärin / Urlaubsvertretung (Interimstätigkeit)
Rechtsanwältin Fr. Meinhard, Köln (Wirtschaftsprüfung, Steuern und Recht, < 10 Mitarbeiter)

- allgemeine Büroarbeiten
- Terminmanagement und -verfolgung
- Wiedervorlagen- und Fristenverwaltung
- Aktenvewaltung
- Korrespondenz nach Diktat
- Telefondienst

07/2010 - 07/2010
Marketingassistentin (Interimstätigkeit)
austermedia, Köln (Marketing, PR und Design, < 10 Mitarbeiter)

- Unterstützung im Direktmarketing
- Organisation und Versand von Werbematerial einer Vertriebskampagne

06/2010 - 06/2010
Beraterin Projektmanagement (Interminstätigkeit)
Krummmedia IT Solutions, Rödingen (Internet und Informationstechnologie, < 10 Mitarbeiter)

- Beratung / Coaching Unternehmensgründung
- Unterstützung beim Erstellen eines Businessplans
- Reinschrift des Businessplans

06/2010 - 06/2010
Sekretärin / Urlaubsvertretung (Interimstätigkeit)
Rechtsanwältin Fr. Meinhard, Köln (Wirtschaftsprüfung, Steuern und Recht, < 10 Mitarbeiter)

- allgemeine Büroarbeiten
- Terminmanagement und -verfolgung
- Wiedervorlagen- und Fristenverwaltung
- Aktenvewaltung
- Korrespondenz nach Diktat
- Telefondienst

05/2010 - 05/2010
Assistentin der Geschäftsführung (Interimstätigkeit)
HIT Fashion + young style, Köln (Konsumgüter und Handel, < 10 Mitarbeiter)

- Vorbereitende Buchhaltung
- Miet- und Immobilienverwaltung
- Mitarbeiterabrechnungen
- Kassenbuchführung

05/2010 - 05/2010
Sekretärin / Assistentin (Interimstätigkeit)
Versicherungsmakler Robert Terek, Erkelenz (Versicherungen, < 10 Mitarbeiter)

- Unterstützung bei Datensatzbereinigung
- Umzugsvorbereitungen
- Korrespondenz mit Kunden
- digitale Briefpapiererstellung und
Büroorganisation allgemein

04/2010 - 04/2010
Empfangsmitarbeiterin (Interimstätigkeit)
Dispo Personaldienstleistungen, Köln (Sonstiges, 10-50 Mitarbeiter)

- Empfangsmitarbeiterin bei Adobe Sysems, Köln
- Vergabe Zugangsberechtigungen
- Empfang von Gästen inkl. Bewirtung
- Rechnungsprüfung
- Büromaterialbestellung
- allgemeine Büroarbeiten

01/2010 - 04/2010
Start mit Selbständigkeit
Manzi Medialer Service (Sonstiges, < 10 Mitarbeiter)

- Gründung Büroservice "Manzi Medialer Service"
- Akquisearbeiten
- Netzwerken mit SEKADA

11/2009 - 12/2009
Vorbereitungen Selbständigkeit
Manzi Medialer Service (Sonstiges, < 10 Mitarbeiter)

- Erstellung Businessplan / Einreichung bei IHK
- Kalkulationen
- Gewerbeanmeldung
- Bürosuche/Anmietung
- Homepageerstellung
- Inventaranschaffung
- Organisation und Koordination

02/2005 - 10/2009
Sekretärin des Vorsitzenden der Geschäftsführung (Festanstellung)
Bauwens Construction GmbH & Co. KG, Köln (Architektur und Bauwesen, 250-500 Mitarbeiter)

- Kalender-/Terminverwaltung und -koordination/-planung
- Erstellung Korrespondenz sowie Umverteilung (eigenverantwortlich, nach Diktat, Vorlage, Stichpunkten)
- Erfassung von Ergebniszahlen
- Erstellung von Agenden für die GF sowie Einarbeitung von Ergebniszahlen sowie Umverteilung der Protokolle
- Bearbeitung von Tabellenkalkulationen
- Erstellung und Versand von Rechnungen
- Postbearbeitung / Vorselektion für Geschäftsführer, Projektleitung und Bauleitung
- Reisebuchungen (Hotel, Flug, Bahn, Mietwagen)
- Organisation von Konferenzen und Besprechungen
- Wiedervorlageverwaltung und Fristenkontrolle
- Verfassen von Angeboten sowie Nachunternehmeraufträgen und Preisspiegeln
- Erstellen monatlicher Zeiterfassung
- Kassenbuchabrechnung
- Bürgschaftsverwaltung
- Büromaterialbestellung
- Koordination und Versand von Karten und Präsenten
- Vertretung der Geschäftsführungssekretärin des Gewerbebaus
- Telefondienst
- zeitweise Vertretung für Empfang

01/2004 - 01/2005
Kaufmännische Mitarbeiterin (Nebentätigkeit / Berufliche Neuorientierung)
antico mondo Spielzeug GmbH, Sürth

- Unterstützung beim Bewerten von antikem Blechspielzeug
- Unterstützung bei Auktionen
- Versandvorbereitung bis Versand
- Rechnungserstellung und Versand
- vorbereitende Buchhaltung
- Datenpflege
- allgemeine Büroarbeiten
- Telefondienst
- Botengänge

09/2002 - 12/2003
Assistentin Geschäftsführung (Festanstellung)
BDA-Wirtschaftsgesellschaft mbH & Co. KG, Köln (Sonstiges, < 10 Mitarbeiter)

- Aufbau und Koordination des Geschäftsführungssekretariates
- allgemeine Sekretariats- und Sachbearbeitertätigkeiten
- administrative Unterstützung und Entlastung des Geschäftsführers
- Vorbereitung und Organisation von Reisen und Veranstaltungen
- Auftrags- und Bestellabwicklung der Servicedienstleistungen
- Disposition und Organisation von Insertionen sowie Überprüfung redaktioneller Beiträge für Verbandszeitschrift "Der Hausarzt"
- Überwachung Vertragsmodalitäten
- Organisation und Kommunikation als Schnittstelle zwischen Bundesgeschäftsstelle und Landesverbänden des Deutschen Hausärzteverbandes
- Kontaktpflege und Korrespondenz mit Vertragspartnern

01/2002 - 06/2002
Sekretärin (Befristete Anstellung / Aushilfstätigkeit)
Westdeutscher Rundfunk Köln

- Produktion von aktuellen Meldungstexten in Reinschrift nach Diktat
- Beteiligung an der Ablaufplanung der Nachrichtensendungen
- selbständige Vorbereitung Service-Teile für Meldungsübersichten, wie Wettervorhersagen und Lottozahlen
- Terminverfolgung inklusive Wiedervorlagen
- Archivierung und Aktualisierung von Hintergrundmaterial
- allgemeine Büroarbeiten
- Schichtdienstarbeiten (3er-Schicht zwischen 04.00 und 0.15 Uhr)

05/2000 - 09/2001
Geschäftsführerin Gastronomiebetrieb (Selbständigkeit)
GT-Express-Pizzeria, Inden-Altdorf (Sonstiges, < 10 Mitarbeiter)

- Unterstützung als angestellte Geschäftsführerin im eigenen Gastronomiebetrieb des Ehegatten
- vorbereitende Buchhaltung und Kassenbuchführung
- Bewerbungsgespräch sowie Einstellung von Personal - Ausstellung von Arbeitszeugnissen
- Koordination von Personal
- Verwaltung von Verträgen und Wartungsthemen Fuhrpark (Pizzataxi)
- Vorbereitung und Durchführung von außerordentlichen Veranstaltungen (Stadtfest)
- Koordination mit Steuerberatung und Behörden
- Service/Bedienung im Gastronomiebetrieb
- Koordination von Einkäufen, Ausstattung und Wartungsarbeiten (Kaffeemaschinen u. andere)
- allgemeine Büroarbeiten

09/1998 - 04/2000
Empfangssekretärin / Disponentin der Geschäftsführung (Festanstellung)
TAG/TRAUM Filmproduktion GmbH & Co. KG, Köln (Medien und Verlage, 10-50 Mitarbeiter)

- Kundenbetreuung
- Korrespondenz für Geschäftsführung und Produktionsleitung
- Terminüberwachung
- Verwaltung und Betreuung der Telefonzentrale mit 4 Anschlüssen
- Einsatzplanung für EB-Team inkl. Equipment und Vermietung der Schnittplätze
- Koordination des festen Teams und freier Mitarbeiter für Produktionen und Fremdaufträge
- Angebotserstellung für EB-Team und Schnittplätze
- Reise- und Hotelbuchungen für Geschäftsführung und Produktionsleitung
- Postbearbeitung
- Verwaltung Einkauf, Büromaterial, Betriebsbedarf, Koordination Reparaturen
- Praktikantenbetreuung

11/1995 - 08/1998
Auslandsauftenthalt in Italien


Reisebereitschaft

Verfügbar in den Ländern Deutschland
- ist gegeben
Profilbild von Patricia Manzi Interimsassistenz, Projektassistenz, Assistenz Geschäftsführung, Vertriebsassistenz aus Koeln Interimsassistenz, Projektassistenz, Assistenz Geschäftsführung, Vertriebsassistenz
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