Schlagwörter
Skills
- Geschäftsführungsassistenzerfahrung sowie Sekretariatserfahrung verschiedenster Branchen mit 18,5 Jahren
- Selbständigkeit 3 Jahre mit Büroservice "Manzi Medialer Service" und 1,5 Jahre als Geschäftsführerin des eigenen Gastronomiebetriebes
Anwendersoftware:
- MS-Office (Word, Excel, Power-Point, Outlook)
- FlowFact
- Lotus-Notes
- SAP
- BIS
- ORCA AVA
- ThinkProject
- ProjektPro
- Mac OS X
- Zoom, MS Teams, Slack
- Cloud
schreibtechnische Fähigheiten:
- ca. 290 Anschläge à Minute blind
Projekthistorie
- Professionelle Organisation des Teams sowie Sicherstellung einer reibungslosen Kommunikation (auch team- und standortübergreifend)
- Professionelle Zusammenarbeit innerhalb des NRW-Assistenzteams und Unterstützung der Führungskräfte in Akquisen, Ausschreibungen und Wettbewerben
- Führen der Korrespondenz, Erstellen von Berichten und Protokollen sowie von Präsentations- und Angebotsunterlagen
- Koordinieren von Terminen und Besprechungen
- Pflegen und Arbeiten in IT-Systemen (z.B. CRM, Controllingsystem)
- Unterstützen der Teammitglieder bei der Projektarbeit, Abwickeln von Aufgaben zur Sicherstellung des Projekterfolgs
Aufbau Selbständigkeit und Fortbildung beim TÜV Rheinland, Köln
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- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen inkl. Protokollführung
- Korrespondenz mit Projektbeteiligten
- Mitwirkung bei der Erstellung von GU-Verträgen
- Steuerung und Mitwirkung bei Abnahmen des Gemeinschaftseigentums
- Tägliches Bearbeiten der Wiedervorlage / Fristenkontrolle für die Projektleiter/Projektsteuerer
- Rechnungsfreigaben
- Büroorganisation
- Terminplanung und -überwachung
- Zusammenstellung von Revisionsunterlagen
- Bearbeitung von Abnahme- und Übergabeprotokollen
- Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen
- Assistenzaufgaben für Abteilungsleitung
- Allgemeine Büroarbeiten
- Pflege von Datenräumen / Dokumentenmanagement / Digitale Ablage / Papierablage
- Terminmanagement
- allgemeine Assistenzaufgaben für Projektsteuerung und Abteilungsleitung
- Protokollführung
- Reisebuchungen
- Wiedervorlageverwaltung u. Fristenkontrollen
- Recherchen
- Einholung und Beauftragung von Angeboten und Wartungsverträgen
- Zusammenstellung Vertragsunterlagen (Due Diligence für Globalverkäufe)
- digitale Projektablage und Papierablage
- Versicherungsaufstellung für Objekteinrichtungen kumuliert und nach Leanplan
- Anfertigung eines Wohnungsleitfadens
- Unterstützung bei Abnahmen, Schlüsselübergaben
- Organisation und Koordination bei Versorgerthemen
- Terminmanagement mit Kunden
- Ablageverwaltung
- Termin- und Besprechungsvorbereitungen
- Telefondienst
- Tagespost
- Ablage
- Archivierung von Dokumenten und Produktinformationen
- Allgemeine Büroarbeiten
- Terminabstimmung und -nachverfolgung
- Schnittstelle zwischen Mitgliedern und Aufsichtspersonen
- Zusammenstellen von Unterlagen für Außendienst
- Korrespondenzabwicklung
- Aktualisierung von Erfassungs- und Erhebungsdaten
- Erstellung von Dokumentationen der Aufsichtspersonen
- Planung, Vorbereitung und Endbearbeitung von Seminaren der Erwachsenenbildung
- Schwerpunkt in Unterstützung Aufsichtspersonen bei ihren Arbeitskreissitzungen
- Reservierungen von Reisen, Räumen, Hotels
- Vorbereitung von Arbeitsunterlagen
- Betreuung von Veranstaltungen vor Ort
- Dokumentation / Protokollierung der Ergebnisse
- Aufbau und Erweiterung des berufsbezogenen Wortschatzes (Finanz- und Rechnungswesen, Personalwirtschaft, Beschaffung, Logistik, Vertrieb und Marketing)
- Textverständnis Lesen
- Textverständnis Hören
- Übungen in Handelskorrespondenz unter Berücksichtigung aktueller Normen (Briefgestaltung, Angebote, Berichte, Rechnungen, Präsentationen, Notizen, Faxe, e-mails)
- Abbau von Sprachhemmungen durch Konversationsübungen und Rollenspielen anhand authentischer Situationen mit berufstypischen Inhalten in Einzel- und Kleingruppengesprächen (Telefontraining, Diskussionen, Kunden- und Mitarbeitergespräche)
- Besonderheiten bei Bewerbungen in englischer Sprache, Training von Vorstellungsgesprächen
- Vorbereitung auf die LCCI-Prüfung "English for Business"
- Auftragsmanagement
- Angebots- und
Rechnungsstellung
- vorbereitende Buchhaltung
- Vertretung der Geschäftsführerin
während des Urlaubs
- Abwicklung Büroservice, da Ende der Selbständigkeit geplant
- Planung und Konzeption von Vertriebsstrukturen mit Teilaufgaben im Marketingbereich
- Mitarbeit an Vertragsentwürfen und Arbeitsdokumenten
- Erstellung von Konzepten für Kunden und Kooperationspartnern
- Entwicklung und Konzeption von Vertriebsmaßnahmen sowie Unterstützung bei der Gewinnung von Kundenaufträgen
- Kundenpflege und Angebotserstellung
- Berichterstattung an die Geschäftsführung
- Kundenbedarfsanalyse und Koordination inkl. Vor- und Nachbereitung
- Büroadministration
- Recherche-/Akquisearbeiten
- Erstellung von Präsentationen
- Vorbereitung auf Investorengesprächen
- Vertragsgespräche
- Korrespondenz- und Terminmanagement
Markt" (Namensfindung, Logogestaltung, Strukturplanung, Angebotseinholungen
für Webseitenerstellung)
- Akquisetätigkeiten
(Referenz über XING: Andrea Weller-Zehl)
- Unterstützung der Projektleitung Einkauf
- Bestell- und Reklamationswesen
- Angebots- und Rechnungsstellung
- Eingaben über Warenwirtschaftssystem
- Aktenführung
- Korrespondenz
- Fristenverwaltung
- Schreibarbeiten
- Wiedervorlage
- allgemeine Sekretariatsarbeiten
siehe auch LC Gaststättenbetriebsgesellschaft 03/2011 - 07/2011 zusätzlich
- Vertragsangelegenheiten
- Korrespondenz mit Steuerberatung
- Kontierung/Fakturierung (Scan von Rechnungen)
- Rechnungsstellung (Kreditoren/Debitoren)
- Büromaterialbestellung
- Sekretariatsarbeiten
- Erstellung Bewerbungen
- Terminmanagement und -verfolgung
- Wiedervorlagen- und Fristenverwaltung
- Aktenvewaltung
- Korrespondenz nach Diktat
- Telefondienst
- Organisation und Versand von Werbematerial einer Vertriebskampagne
- Unterstützung beim Erstellen eines Businessplans
- Reinschrift des Businessplans
- Terminmanagement und -verfolgung
- Wiedervorlagen- und Fristenverwaltung
- Aktenvewaltung
- Korrespondenz nach Diktat
- Telefondienst
- Miet- und Immobilienverwaltung
- Mitarbeiterabrechnungen
- Kassenbuchführung
- Umzugsvorbereitungen
- Korrespondenz mit Kunden
- digitale Briefpapiererstellung und
Büroorganisation allgemein
- Vergabe Zugangsberechtigungen
- Empfang von Gästen inkl. Bewirtung
- Rechnungsprüfung
- Büromaterialbestellung
- allgemeine Büroarbeiten
- Akquisearbeiten
- Netzwerken mit SEKADA
- Kalkulationen
- Gewerbeanmeldung
- Bürosuche/Anmietung
- Homepageerstellung
- Inventaranschaffung
- Organisation und Koordination
- Erstellung Korrespondenz sowie Umverteilung (eigenverantwortlich, nach Diktat, Vorlage, Stichpunkten)
- Erfassung von Ergebniszahlen
- Erstellung von Agenden für die GF sowie Einarbeitung von Ergebniszahlen sowie Umverteilung der Protokolle
- Bearbeitung von Tabellenkalkulationen
- Erstellung und Versand von Rechnungen
- Postbearbeitung / Vorselektion für Geschäftsführer, Projektleitung und Bauleitung
- Reisebuchungen (Hotel, Flug, Bahn, Mietwagen)
- Organisation von Konferenzen und Besprechungen
- Wiedervorlageverwaltung und Fristenkontrolle
- Verfassen von Angeboten sowie Nachunternehmeraufträgen und Preisspiegeln
- Erstellen monatlicher Zeiterfassung
- Kassenbuchabrechnung
- Bürgschaftsverwaltung
- Büromaterialbestellung
- Koordination und Versand von Karten und Präsenten
- Vertretung der Geschäftsführungssekretärin des Gewerbebaus
- Telefondienst
- zeitweise Vertretung für Empfang
- Unterstützung bei Auktionen
- Versandvorbereitung bis Versand
- Rechnungserstellung und Versand
- vorbereitende Buchhaltung
- Datenpflege
- allgemeine Büroarbeiten
- Telefondienst
- Botengänge
- allgemeine Sekretariats- und Sachbearbeitertätigkeiten
- administrative Unterstützung und Entlastung des Geschäftsführers
- Vorbereitung und Organisation von Reisen und Veranstaltungen
- Auftrags- und Bestellabwicklung der Servicedienstleistungen
- Disposition und Organisation von Insertionen sowie Überprüfung redaktioneller Beiträge für Verbandszeitschrift "Der Hausarzt"
- Überwachung Vertragsmodalitäten
- Organisation und Kommunikation als Schnittstelle zwischen Bundesgeschäftsstelle und Landesverbänden des Deutschen Hausärzteverbandes
- Kontaktpflege und Korrespondenz mit Vertragspartnern
- Beteiligung an der Ablaufplanung der Nachrichtensendungen
- selbständige Vorbereitung Service-Teile für Meldungsübersichten, wie Wettervorhersagen und Lottozahlen
- Terminverfolgung inklusive Wiedervorlagen
- Archivierung und Aktualisierung von Hintergrundmaterial
- allgemeine Büroarbeiten
- Schichtdienstarbeiten (3er-Schicht zwischen 04.00 und 0.15 Uhr)
- vorbereitende Buchhaltung und Kassenbuchführung
- Bewerbungsgespräch sowie Einstellung von Personal - Ausstellung von Arbeitszeugnissen
- Koordination von Personal
- Verwaltung von Verträgen und Wartungsthemen Fuhrpark (Pizzataxi)
- Vorbereitung und Durchführung von außerordentlichen Veranstaltungen (Stadtfest)
- Koordination mit Steuerberatung und Behörden
- Service/Bedienung im Gastronomiebetrieb
- Koordination von Einkäufen, Ausstattung und Wartungsarbeiten (Kaffeemaschinen u. andere)
- allgemeine Büroarbeiten
- Korrespondenz für Geschäftsführung und Produktionsleitung
- Terminüberwachung
- Verwaltung und Betreuung der Telefonzentrale mit 4 Anschlüssen
- Einsatzplanung für EB-Team inkl. Equipment und Vermietung der Schnittplätze
- Koordination des festen Teams und freier Mitarbeiter für Produktionen und Fremdaufträge
- Angebotserstellung für EB-Team und Schnittplätze
- Reise- und Hotelbuchungen für Geschäftsführung und Produktionsleitung
- Postbearbeitung
- Verwaltung Einkauf, Büromaterial, Betriebsbedarf, Koordination Reparaturen
- Praktikantenbetreuung