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mein Name ist Maria Dillmann. Seit über 10 Jahren berate und unterstütze ich meine Kunden im Projekt- und Change & Communication Management, im Aufbau, Ausbau und dem Betrieb von Projektmanagement Offices und seinen Kernthemen (Projektvorbereitung, -planung, -kontrolle, -dokumentation und- nachbereitung) und bin sehr erfahren in der Projekt- und Ressourcenkoordination, Unterstützung bei der Projektsteuerung, Toolauswahl und Standardisierung, Team Coaching sowie operative Unterstützung der Teams.
Ich verfüge über sehr gute Kenntnisse in MS Office 365, MS Teams, SharePoint (in der Rolle "Owner"), Excel, und Power Point sowie fortgeschrittene Kentnisse in Atlassian Jira sowie Confluence.
Kunden und Kollegen profitieren von meiner Kommunikationsstärke, meinen proaktiven Handeln sowie meiner "Hands on" Mentalität.
Eigenverantwortliches, strukturiertes und analytisches Arbeiten sowie eine schnelle Auffassungsgabe bei Einarbeitung in neue Themen und Sachverhalten sind meine Stärken.
Ich bin flexibel und stressresistent und arbeite effizient. Eine lösungsorientierte Herangehensweise an Projekte und Herausforderungen sowie kundenorientiertes Denken, gewissenhaftes Handeln sind für mich selbstverständlich ebenso wie ein kompetentes und gepflegtes Auftreten.
Deutsch ist meine Muttersprache und Englisch spreche ich fließend. Meine ausgezeichneten organisatorischen und kommunikativen Fähigkeiten sowie mein Einfühlungsvermögen ermöglichen es mir, mit allen Beteiligten souverän und kompetent umzugehen.
Ich bin Prince 2 zertifiziert und verfüge über internationale Erfahrung sowie fundierten und praxiserprobten Kenntnissen in IT und Business Projekten dank erfolgreichem Engagement bei Unternehmen wie beispielsweise Endress+Hauser, DB Vertrieb, Jaguar Landrover Europe, Commerzbank AG u.w.
Projekthistorie
In meiner Rolle als Koordinator für Project Management Excellence habe ich IST-Analyse durchgeführt und entwickele Zielbilder mit den Prozessverantwortlichen. Zu meinen Aufgaben gehört:
- Erstellung einer Prozesslandkarte sowie Prozessmodellierung (Level 2-4) für den Bereich Projekt Management
- Entwicklung und Einführung von Werkzeugen, Methoden und Standards des Projektmanagements (z.B. Templates, Checklisten, Reports, KPI)
- Coaching & Training der globalen Projektmanagement-Organisation hinsichtlich ebm-papst Standards
- Optimierung der Schnittstellen & Zusammenarbeit im Projektmanagement zu allen internen Partnerbereichen und Stakeholdern
- Steuerung von KVP-Projekten und Sonderprojekten (z.B. Einführung von Projektmanagement IT-Tools, Workflows, …)
- Methodische und fachliche Unterstützung der Projektleiter
- Erstellung, Umsetzung und Pflege des Quality Gate Prozesses und des Projektmanagement-Handbuches
ONE ERP: Umstellung auf SAP S/4Hana (Umstellung von 7 ERP-Systemen auf 1 System) einschließlich der Definition und Implementierung neuer Soll-Geschäftsprozesse in den Bereichen Fulfillment und Finance & Controlling sowie der Durchführung der organisatorischen Veränderungen (weltweit). Vorgehensweise hybrides Projektmanagement (agile mit klassischen Projekt Management Elementen), Projektsprache Englisch, Projektorganisation: 20 Workstreams mit insgesamt 250 Core Team Mitgliedern, über 100 Fachexperten sowie 150 Change Leads und Ambassadore aus aller Welt
Meine Aufgaben als PMO:
- Erstellen von Präsentationen und Erläuterungen zu programmspezifischen Themen und Inhalten (z.B. Präsentationen des Programms bei internen/externen Veranstaltungen), Unterstützung bei der Vorbereitung von Vorträgen zu programmspezifischen Themen und Inhalte
- Erstellung von Organisationsübersichten, Prozessdarstellungen und Verfahrensanweisungen / Handbücher
- Transparente digitale und sich für alle relevanten Stakeholder übersichtlich erschließbare Ablage aller programmspezifischen Dokumente, Präsentationen und Übersichten (MS Teams, SharePoint)
- Vorbereitung und Erstellung von Foliensätzen für interne Stakeholder, Programm und Unternehmensgremien Strategische, Operative Entscheidungsgremien Programm Bo etc.) Projektergebnisse in umfassenden Storylines zusammenzufassen (Change Story für alle Mitarbeiter des Unternehmens, Change-Management Konzept)
- Erstellung der Dokumentation und des bereichsinternen Reportings im Zusammenhang mit Budget-, Termin und Risikomanagement (z.B. Vorbereitung und Durchführung von Statuserhebungen)
- Umsetzung von Sonderaufgaben der Programmleitung (über den Gesamt-Programmleiter oder den Leiter Programm-Services) sowie aller Projekt Manager
- Dokumentenmanagement/-controlling: Formale Prüfung von Dokumenten auf Einhaltung programmspezifischer Anforderungen (z.B. Richtlinien, vertragliche Anforderungen); Lenkung von Dokumenten im virtuellen Projektraum
- Erstellen und Monitoring von Jira Kanban Boards, Anlage neuer User im System
- Organisation sowie Einweisung und Abstimmung mit den Beteiligten von programmspezifischen internen und externen Meetings sowie Teilnahme an Besprechungen sowie das Erstellen von Protokollen
- Zusammenstellung und Auswertung von Daten in Excel-Tabellen
- In der Rolle des SharePoint Owner: Erstellen von SharePoint Seiten, Listen, News posts inkl. der gesamten Programm-Kommunikation: Erstellung des Programm-Newsletters, Organisation der ONE ERP Info Sessions, Produktion der Workstream-Webcasts, Veröffentlichung von Inhalten auf dem ONE ERP SharePoint, laufende Verbesserung des SharePoint-Programm-Workspace
- Unterstützung von Workstream Leads und Teammitgliedern bei der Nutzung von Projekttools
- Administrative Unterstützung beim On- und Offboarding von neuen Teammitgliedern
Rolle: Workstream Lead Kommunikation und PMO
Als Communication Lead war ich verantwortlich für die erfolgreiche Programmkommunikation auf Gruppenebene und die Erstellung von Kommunikationsmaterialien für die Sales Center (55 weltweit) und Production Center (5) sowie für die Leitung des Communication Teams
- Planung und Umsetzung der Programmkommunikation auf Gruppenebene (Info Sessions, Newsletter, Zoom-In Sessions, Zoom-In Abstracts, ONE ERP SharePoint Workspace, ...)
- Erstellung eines Kommunikationskonzeptes sowie Kommunikationsmaterialien für Mitarbeiter in Produktion Center und Sales Center sowie entsprechender SharePoint Seiten
- Publikation und Distribution von Kommunikationsinhalten
- Bereitstellung der Sammlung und Auswertung von Feedback für die Programmkommunikation auf Gruppen- und Entitätsebene
- Unterstützung des Change Managers beim Training der weltweit verteilten Change Leads und Ambassadore, Ansprechpartner für Change Leads und Ambassadore für inhaltliche, organisatorische und administrative Belange
Projektsprachen: Englisch, Deutsch
Zertifikate
Reisebereitschaft
Sonstige Angaben
Maria Helen Dillmann