Berater (freiberuflich)
[Industrie-Unternehmen]
(Automobil und Fahrzeugbau)
Schlagwörter
Dokumentenmanagement
dokumentationsmanagement
Aktenmanagement
Dokumentationsverwaltung
Dokumentar
Dokumentation
Dokumentarchivierung
elektronische akte
digitale Akte
digitale Aktenführung
e-akte
eAkte
Aktenplan
Aktenverzeichnis
Inhaltserschließung
inhaltliche Erschließung
Inhaltspflege
Anforderungsanalyse
Informationsbedarfsanalyse
Anlagendokumentation
Genehmigungsdokumentation
bestandsdokumentation
As-Built-Dokumentation
Vertragsmanagement
Vertragsverwaltung
Vertragsakte
Vertragsarchivierung
Forschungsdatenmanagement
Forschungsdatenverwaltung
Archivorganisation
Archivierung
Archivierungsspezialist
Archivierungskonzept
Dokumentationserstellung
Dokumentationsspezialist
Dokumentationssysteme
Archiverschließung
Historische Archivierung
Verwaltungsarchivierung
Forschungsdatenarchivierung
Papierarchivierung
Physische Archivierung
digitale Langzeitarchivierung
Archivplanung
Archivumzug
externe Archivierung
Archivierungs- und Löschkonzept
Archivar
Datenpflege
datenqualität
Informationsqualität
Informationsmanager
Dokumentenmanager
Archivberater
Archivierungsexperte
Dokumentationsberater
Leistungsverzeichnis
Skills
Konzeptionen
Regelwerke
Archivplanung und -reorganisation
Dokumentations- und Archivpflege
Software-Einführungen
- Bewertung der Strukturen, Regeln und Abläufe von bestehenden Systemen zur Verwaltung von Dokumenten, Akten, Verträgen sowie von komplexen Dokumentationen
- Anforderungsanalyse sowie Erarbeitung von Grobkonzepten und Feinkonzepten/Fachkonzepten zum Aufbau und zur Reorganisation von Informationsverwaltungssystemen
- Spezielle Arbeitsgebiete: Dokumentenmanagement/Aktenmanagement, Dokumentationsmanagement, Verwaltungsarchivierung, Historische Archivierung, Vertragsmanagement, Anlagendokumentation, Digitalisierung und digitale Langzeitarchivierung
Regelwerke
- Erstellung von Aktenordnungen, Archivierungs- und Dokumentations-Richtlinien
- Definition von allgemeinen Erfassungs-Regeln und Metadaten-Schemata
- Erarbeitung und Anpassung von Akten-Modellen, Aktenplänen und Klassifikationen
- Erstellung von Berechtigungskonzepten
- Unterstützung bei der Einführung von Regelwerken
Archivplanung und -reorganisation
- Archivplanung, Magazinplanung, Regalplanung und Aufstellungs-Planung (Lagerungs-Konzept) für physische Archive
- Planung und Projektleitung von Archivumzügen und Archiv-Fusionen
- Vorbereitung und Projektleitung externer Archivierung (Archiv-Outsourcing)
Dokumentations- und Archivpflege
- Aufbau und Umstrukturierung von Archiven und Dokumentationen vor Ort bei laufendem Geschäftsbetrieb
- Erstellung von Aktenverzeichnissen, Datenbanken, Findhilfsmitteln
- Intellektuelle Inhaltserschließung von Daten- und Dokumenten-Beständen (Auswertung und Anreicherung mit inhaltsbezogenen Metadaten)
- Qualifizierte Erfassung ausgewählter Vertrags-Bestände in Vertragsdatenbanken (inhaltliche Erschließung komplexer Vertragswerke sowie Vertragsarchivierung)
Software-Einführungen
- Umfassende inhaltliche und betriebsorganisatorische Vorbereitung der Einführung von Systemen zur Informationsverwaltung (incl. Anforderungsdefinition für Software-Beschaffung und Auftragsprogrammierung sowie Erstellung von Lastenheften)
- Beratung bei der Software-Auswahl, Begleitung der Software-Einführung
- Erstellung von Nutzer- und Anwender-Dokumentationen
- Mitarbeiterschulung zur Administration und Nutzung
- Unterstützung bei der Einführung von E-Akten-Lösungen
Projekthistorie
07/2023
-
bis jetzt
Reorganisation der zentralen Archivierung von papierbasierten Unterlagen
02/2023
-
12/2023
Berater (freiberuflich)
Kreis Segeberg
(Öffentlicher Dienst)
Bedarfserfassung zur Digitalisierung von Bestandsakten/Altakten im Umfeld der E-Akte-Einführung sowie zur Ablage und Archivierung von Papierrestakten
03/2019
-
12/2023
Berater (freiberuflich)
AOK PLUS - Die Gesundheitskasse für Sachsen und Thüringen
(Versicherungen, 5000-10.000 Mitarbeiter)
- Bewertung der internen Archivierungs-Richtlinien, -Abläufe und -Strukturen
- Bewertung der Magazin-Standorte und Empfehlungen zur Neu-Lokalisierung und inneren Neu-Strukturierung
- Prognose der Mengenentwicklung
- Empfehlungen zur Einführung einer Software-Lösung zur ArchivverwaltungEmpfehlungen zur digitalen Bereitstellung von Archivalien (Teil-Digitalisierung)
- Berechnungen der Wirtschaftlichkeit von Lokalisierungs-Varianten
Beratungs-Leistungen im Prozess der Überführung der Archivierung von Papier-Akten von einer internen zu einer externen Lagerung
- Erstellung eines Leistungsverzeichnisses zur externen Archivierung
- Definition von Archivierungs-, Digitalisierungs-, Bestell- und Verwaltungs-Abläufen
- Strukturierung der Erfassung auszulagernder Aktenbestände
- Strukturierung und Test der externen Dokumentenmanagement-Lösung
- Erstellung Nutzer-Manual
- Datenbank-Aufbereitung und Sicherung der Datenqualität vor Migration in das Dokumentenmanagementsystem des Dienstleisters
- Aufbau eines Berichtswesens zur Kosten- und Bestandskontrolle der externen Archivierung
06/2023
-
10/2023
Berater (freiberuflich)
Stadt Menden (Sauerland)
(Öffentlicher Dienst)
Archivbedarfskonzept zur Neu-Lokalisierung des Stadtarchives Menden:
• Standortwahl
• Anforderungen an die Flächenqualität am Neu-Standort (Funktionsbereiche und Räume)
• Perspektivisches Archivalien-Aufkommen: Prognose der nach Einführung von E-Akten-Lösungen in der Stadtverwaltung noch anfallenden Übernahmen von papierbasierten Akten
• Prognose detaillierter Flächenbedarf am Neu-Standort
• Temporäre Zwischen-Lösungen
05/2021
-
06/2023
Berater (freiberuflich)
Bundesärztekammer, Berlin
(Sonstiges, 50-250 Mitarbeiter)
Analyse der Schriftgut-Verwaltung und Archivierung:
- Bewertung der aktuellen Archivierungsabläufe sowie der Lagerung/Speicherung (Verwaltungsarchivierung und Historische Archivierung)
- Empfehlungen zur Einführung einer digitalen Schriftgutverwaltung und Verwaltungs-Archivierung
- Empfehlungen zur Reorganisation der Historischen Archivierung
- Übergabe von Aktenbeständen an das Bundesarchiv
10/2022
-
01/2023
Berater (freiberuflich)
[Kraftwerks-Betreiber]
(Energie, Wasser und Umwelt)
Erstellung eines Grobkonzeptes zur Reorganisation der Ablage und Archivierung (Kraftwerksanlagen-Dokumentation, Verwaltungsunterlagen)
05/2022
-
12/2022
Berater (freiberuflich)
Stromnetz Berlin GmbH
(Energie, Wasser und Umwelt)
Projektakten-Strukturierung im DMS (Ablage von Projektbau-Dokumenten)
- Analyse der bisherigen Ablage von Projektdokumenten
- Erarbeitung von Aktenstrukturen zur Dokumenten-Ablage im DMS DOXIS4
- Planung der Migration von Unterlagen aus einer komplexen Fileserver-Ordnerstruktur in das zu implementierende Dokumentenmanagementsystem
06/2022
-
07/2022
Berater (freiberuflich)
Stadtverwaltung Schwelm
(Öffentlicher Dienst)
Machbarkeitsstudie zur Neu-Lokalisierung des Stadtarchives
- Ermittlung Mengengerüst und Raumbedarf
- Lokalisierung des Stadtarchives sowie einer Geschäftsbereich-Ablage auf einer umgewidmeten Fläche: allgemeine Archivplanung, Magazinplanung, Risikoanalyse
11/2021
-
06/2022
Berater (freiberuflich)
Stadtverwaltung Gifhorn, Stadtarchiv
(Öffentlicher Dienst)
Erstellung eines Konzeptes zur Implementierung der digitalen Langzeitarchivierung von originär digital entstandenem Archivgut
- Analyse von lokaler Situation, Umfeldbedingungen und Bedarf
- Definition der digitalen Archivierungs-Abläufe und notwendigen Anpassungen in
- den Quellsystemen
- Software- und Dienstleister-Empfehlung
- Mengen- und Kosten-Schätzungen
06/2020
-
12/2020
Berater (freiberuflich)
Stadtwerke Brilon AöR / Energie GmbH
(Energie, Wasser und Umwelt, 10-50 Mitarbeiter)
Reorganisation der Schriftgutverwaltung und Archivierung
- Analyse der aktuellen Struktur der Schriftgutverwaltung
- Erstellung einer Konzeption zur Vorbereitung der Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (incl. Einführung der Elektronischen Akte)
- Erarbeitung eines Aktenplans der Stadtwerke Brilon-Unternehmensgruppe
08/2018
-
10/2020
Berater (freiberuflich)
Stadtverwaltung Lohne (Oldenburg)
(Öffentlicher Dienst)
Reorganisation der Schriftgutverwaltung und Archivierung
- Analyse der aktuellen Struktur der Schriftgutverwaltung
- Erstellung einer Konzeption zur Vorbereitung der Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (incl. Einführung der Elektronischen Akte)
- Definition begleitender organisatorischer Maßnahmen
- Erarbeitung eines Aktenplans der Stadtverwaltung Lohne
09/2019
-
08/2020
Berater (freiberuflich)
ProPotsdam GmbH, Potsdam
(Sonstiges)
Beratung zur Auslagerung der papierbasierten Archivierung
- Analyse des bisherigen Archivierungs-Standes
- Leistungsverzeichnis zur Ausschreibung externer Archivierungs-Dienstleistungen
10/2019
-
05/2020
Berater (freiberuflich)
Bundesinstitut für Risikobewertung, Berlin
(Öffentlicher Dienst)
Erstellung eines Konzeptes zur Reorganisation der Archivierung von analogen und digitalen Unterlagen
- Bestandsaufnahme, Anforderungsanalyse und Grobkonzeption
- Strukturierung der Archivierung von Forschungsdaten
- Strukturierung der Verwaltungsarchivierung (unter Berücksichtigung der Anforderungen der „E-Akte Bund“)
07/2019
-
01/2020
Berater (freiberuflich)
Evangelisch-lutherische Landeskirche in Braunschweig, Landeskirchliches Archiv, Wolfenbüttel
(Sonstiges)
Bedarfs-Gutachten zur Erweiterung des Archives
02/2018
-
05/2019
Berater (freiberuflich)
WIRO Wohnen in Rostock Wohnungsgesellschaft mbH
(Sonstiges)
Planung der Auslagerung von Verwaltungsakten zu einem externen Archivierungs-Dienstleister
- Planung des Auslagerungsablaufes
- Erstellung Leistungsverzeichnis zur externen Archivierung (Archiv-Outsourcing)
- Begleitung des Ausschreibungsverfahrens und der Auslagerung
- Erstellung digitales Aktenverzeichnis (Archiv-Datenbank)
- Kontrolle der Datenqualität
11/2018
-
12/2018
Berater (freiberuflich)
Dow Deutschland Anlagengesellschaft mbH, Werk Stade
(Industrie und Maschinenbau)
Erstellung einer Grob-Konzeption zur Reorganisation der Anlagendokumentation
- Analyse der aktuellen Struktur der Verwaltung der Bestandsdokumentation/As-Built-Dokumentation
- Vorschläge zur Neufestlegung von Zuständigkeiten und Dokumentations-Regeln bzw. -Abläufen
- Definition des prinzipiellen Aufbaus und der grundlegenden Funktionalitäten einer zu implementierenden Software-Lösung
01/2018
-
12/2018
Berater (freiberuflich)
Stadtverwaltung Zehdenick, Stadtarchiv
(Öffentlicher Dienst)
Beratung zu Problemen der Archivplanung und des Archivumzugs
- Magazin-, Regal- und Aufstellungsplanung
- Ablaufplanung/Ablauforganisation des Archivumzuges (Auslagerung und Rücklagerung von Beständen)
04/2017
-
08/2017
Berater (freiberuflich)
Erste Abwicklungsanstalt Düsseldorf
(Banken und Finanzdienstleistungen)
Beratung zu Problemen des Records Management
- Bearbeitung von Richtlinien und Handbüchern zu Ablage und Archivierung innerhalb der SFO (Schriftlich Fixierte Ordnung)
- Modifizierung physische und digitale Archivierung sowie Vertragsverwaltung
- Erstellung Leistungsverzeichnis zur externen Archivierung (Archiv-Outsourcing)
- Vorbereitung der Anbietung digitaler Unterlagen an das Bundesarchiv
12/2011
-
08/2016
Berater (freiberuflich)
TEAG Thüringer Energie AG, Erfurt
(Energie, Wasser und Umwelt)
Reorganisation der Vertragsverwaltung und Vertragsarchivierung
- Analyse der Abläufe der Vertragsverwaltung und Vertragsarchivierung innerhalb der Schriftgutverwaltung
- Erstellung einer Konzeption und eines Rahmen-Zeitplans zur Schaffung einer zentralen digitalen Vertragsverwaltung in der Thüringer Energie AG
- Definition der Abläufe der Vertragserfassung und Vertragsarchivierung
- Erarbeitung von Richtlinien zur Vertragsverwaltung und Schriftgutverwaltung/Archivierung
- Erstellung eines Lastenheftes zur Beschaffung einer kombinierten Aktenmanagement- und Vertragsverwaltungs-Lösung
- Begleitung der Software-Implementierung, Unterstützung des Software-Lieferanten im Prozess der Programmierung
- Erstellung eines in die Software integrierten Benutzer-Handbuches
- Vornahme von Anpassungen im Verwaltungsarchiv und Modifizierung des bestehenden Aktenplans vor Aufnahme der zentralen Vertragsarchivierung
- Bereichsweise Einführung der kombinierten Aktenmanagement- und Vertragsverwaltungs-Lösung (Mitarbeiter-Schulung zur Nutzung des "Akten- und Vertragsverzeichnis")
- Anleitung von Mitarbeitern zur Vertragserfassung, Vertragsarchivierung und Digitalisierung analoger Vertragsbestände
- Persönliche Erschließung komplexer Vertragswerke
02/2016
-
04/2016
Berater (freiberuflich)
Stadt Goslar, Stadtarchiv
(Öffentlicher Dienst)
Erarbeitung von Planungsvorgaben für die Neu-Lokalisierung des Stadtarchives Goslar
- Abstrakte Definition der inneren Struktur des Neubau-Archives
- Ermittlung des perspektivischen Flächenbedarfs der Archivierung
- Bewertung zur Verfügung stehender Flächen mit Blick auf einzuhaltende Archivierungs- und Arbeitsbedingungen
- Variantenvergleiche
04/2013
-
02/2016
Berater (freiberuflich)
Stadtwerke Rheine GmbH
(Energie, Wasser und Umwelt)
Reorganisation der Akten-Ablage und –Archivierung
- Erstellung Grob- und Feinkonzept zur Reorganisation der Ablage und Archivierung
- Analyse der aktuellen Struktur der Schriftgutverwaltung
- Erarbeitung Aktenplan der Stadtwerke Rheine-Gesellschaften
- Archivplanung und Begleitung der Einrichtung eines Verwaltungsarchives
- Erfassung Akten-Altbestände
- Erstellung Lastenheft zur Beschaffung einer Aktenmanagement-Lösung
06/2014
-
01/2015
Berater (freiberuflich)
Landeshauptstadt München, Stadtarchiv
(Öffentlicher Dienst)
Konzeption zur verdichtenden Magazin-Planung
- Planung der Beschaffung von Regal-Anlagen und Schränken
- Planung der Umlagerung und Neuaufstellung von Archiv-Beständen
- Prognose der weiteren Aufnahmefähigkeit der Archiv-Magazine
02/2013
-
12/2013
Berater (freiberuflich)
JadeWeserPort Realisierungs GmbH & Co. KG, Wilhelmshaven
(Transport und Logistik)
Erstellung einer Konzeption zur Reorganisation der Ablage und Archivierung sowie Erstellung eines Aktenplans der JadeWeserPort-Gesellschaften
05/2012
-
09/2013
Berater (freiberuflich)
Liegenschaftsfonds Berlin GmbH & Co.KG
(Sonstiges)
Planung der Auslagerung von Verwaltungsakten
- Bestandsaufnahme
- Planung des Auslagerungsablaufes, Klärung von Detailproblemen
- Erstellung Leistungsverzeichnis zur externen Archivierung (Archiv-Outsourcing)
- Begleitung des Ausschreibungsverfahrens und der Auslagerung
- Erfassung der ausgelagerten Bestände zur Übernahme in das digitale Aktenverzeichnis
07/2011
-
08/2011
Berater (freiberuflich)
BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
(Sonstiges)
Planung der Auslagerung von Behördenakten
- Bestandsaufnahmen des Aktenbestandes in auslagerndenden Behörden (Mengengerüst, Besonderheiten)
- Planung des Auslagerungsablaufes, Klärung von Detailproblemen
- Erstellung von Leistungsverzeichnissen zur externen Archivierung (Archiv-Outsourcing)
- Begleitung des Ausschreibungsverfahrens
09/2010
-
05/2011
Berater (freiberuflich)
Stadtverwaltung Ludwigsburg, Stadtarchiv
(Öffentlicher Dienst)
Archivplanung, Planung und Überwachung Archivumzug
- Bestandserfassung im Alt-Archiv
- Magazinplanung und Definition baulicher Anforderungen an den neuen Archiv-Standort
- Regalplanung für das Neubau-Archiv
- Planung der Bestandsaufstellung im Neubau-Archiv (Korrektur fragmentierter Lagerung im bisherigen Archiv-Magazin)
- Ablaufplanung/Ablauforganisation für den Archivumzug
- Überwachung des Archivumzuges und der Bestandsaufstellung in den Magazinen des Neubau-Archives
11/2010
-
03/2011
Berater (freiberuflich)
Vossloh Locomotives GmbH, Kiel
(Industrie und Maschinenbau)
Strukturierung von Lokomotiv-Dokumentationen
09/2009
-
03/2010
Berater (freiberuflich)
Sophien- und Hufeland-Klinikum Weimar
(Sonstiges)
Planung Archivumzug
10/2009
-
02/2010
Berater (freiberuflich)
Verwaltung des Erzgebirgskreises, Annaberg-Buchholz, Kreisarchiv
(Öffentlicher Dienst)
Archivkonzept zur Zusammenführung vier ehemaliger Kreis- und Verwaltungsarchive nach der Kreisfusion
- Analyse der vorgefundenen Archivierungssituation
- Katalog einzuhaltender Grundsätze
- Vorschläge zur Neufestlegung der Archivstandorte im Erzgebirgskreis
- Vorschläge zur Aufnahme der Archivierung von elektronischen Akten
- Vorschläge zu notwendigen Veränderungen in der Schriftgutverwaltung des Erzgebirgskreises allgemein
04/2006
-
12/2009
Berater (freiberuflich)
E.ON Thüringer Energie AG, Erfurt
(Energie, Wasser und Umwelt)
Neustrukturierung der Verwaltungsarchivierung und Einführung eines Aktenplans
- Erstellung eines Gesamtkonzeptes und eines Rahmen-Zeitplans zur grundlegenden Neustrukturierung der Erfassung und Archivierung von Papier-Akten
- Definition des Dokumentations- und Archivierungs-Workflow
- Ausarbeitung einer Archivierungs-Richtlinie
- Strukturierung und Einführung einer Datenbank-Lösung ("Aktenverzeichnis-Datenbank"), die die Verwaltung sämtlicher aufbewahrungsrelevanter Papier-Akten-Bestände von ihrer Entstehung bis zur Vernichtung erlaubt (intranetbasiertes Aktenmanagement)
- Neu-Erstellung eines Aktenplans; Umstellung der Aktenkennzeichnungen nach dem neuen Aktenplan
- Zentralisierung der Archivierung von Papier-Akten in einem neu geschaffenen Verwaltungsarchiv (kontrollierte Übernahme aus dezentralen Archiven und Verschmelzung); Definition der Anforderungen an die Archivräume und Rollregalanlagen im Zuge der Bauplanung; Detailplanung von Archivnummernsystem und Aufstellungssystematik
- Inventur der vorhandenen Archivbestände; retrospektive Zuordnung von Aktenplanstellen für schon archivierte Akten
- Aufnahme der zentralisierten Papier-Akten-Archivierung: Anleitung und Überwachung
- Hilfestellung zur Installierung eines vom Verwaltungsarchiv getrennt gehaltenen Unternehmensarchivs (Historische Sammlung)
- Mitarbeiter-Schulung: Anleitung bei der Pflege des Aktenplans sowie der Akten-Erfassung
01/2009
-
11/2009
Berater (freiberuflich)
BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
(Sonstiges)
Planung der Auslagerung von Behördenakten
- Bestandsaufnahmen des Aktenbestandes in auslagerndenden Behörden (Mengengerüst, Besonderheiten)
- Planung des Auslagerungsablaufes, Klärung von Detailproblemen
- Erstellung von Leistungsverzeichnissen zur externen Archivierung (Archiv-Outsourcing)
- Begleitung des Ausschreibungsverfahrens
09/2005
-
04/2007
Projektbearbeiter
Norddeutscher Rundfunk Hamburg, Fernseharchiv
(Medien und Verlage)
Rückwärtsdokumentation des Bestandes „Drehmaterial ARD-Studio DDR / Ostdeutschland / Berlin 1986-1995“
- Konzept-Entwicklung
- Relevanzbewertung des Gesamtbestandes
- Organisatorische Vorbereitung und Überwachung der Konversion und Sicherungskopierung älterer Bestandsteile durch einen externen Dienstleister
- Anleitung von Hilfskräften bei der formalen Erschließung
- Inhaltliche Erschließung des Gesamtbestandes im Umfang von ca. 3.800 Kamerakassetten mit einer Gesamtlaufzeit von ca. 1.000 Stunden in der ARD-Fernsehdatenbank FESAD Neu
09/2004
-
11/2004
Praktikant
RTL Creation GmbH – Agentur hop_berlin
(Medien und Verlage)
Konzeption und Erstellung eines Archives für audiovisuelle Medien, inhaltliche Rekonstruktion von Datenbeständen
06/2004
-
08/2004
Praktikant
GeoForschungsZentrum Potsdam, Daten- und Rechenzentrum
(Sonstiges)
Evaluation der führenden geowissenschaftlichen Metadatenstandards und Erstellung von Metadatensätzen zur Beschreibung von geowissenschaftlichen Forschungsprojekten nach dem von der NASA entwickelten Directory Interchange Format
01/1991
-
01/2002
Wissenschaftlicher Mitarbeiter (angestellt)
Technische Universität Magdeburg, Ruhr-Universität Bochum, Universität Bielefeld
(Öffentlicher Dienst)
Bearbeitung von geschichtswissenschaftlichen Forschungsprojekten
Reisebereitschaft
Verfügbar in den Ländern
Deutschland, Österreich und Schweiz
Bundesweite Verfügbarkeit.
