Profilbild von Svenja Klein Persönliche & Digitale Assistentin, Dienstleistung in Vollendung aus Biebertal

Svenja Klein

verfügbar

Letztes Update: 07.08.2023

Persönliche & Digitale Assistentin, Dienstleistung in Vollendung

Firma: Svenja Klein
Abschluss: man muss nicht studiert haben, um gute Arbeit leisten zu können ;-)
Stunden-/Tagessatz: anzeigen
Sprachkenntnisse: deutsch (Muttersprache) | englisch (verhandlungssicher) | spanisch (gut)

Dateianlagen

Events-Portfolio-SK-compressed_260623.pdf
OM-Portfolio-SK-2-compressed_260623.pdf
OM-Portfolio-SK-2-compressed_260623.pdf

Skills

Technical Skills
Apple, Windows, Outlook, Lotus Notes, Photoshop, Google G-Suite, cloudbasiertes Arbeiten, remote work
Soft Skills:
motivationsfähig. loyal. autodidaktisch. sorgfältig. hohe emotionale Intelligenz. diplomatisch. souverän. effizient. flexibel. belastbar. selbstständig. stressresistent. strukturiert. eigeninitiativ. kundenorientiert. schnelle Auffassungsgabe.

Ich bin: ein Organisationstalent, ein echter Teamplayer & habe das Herz am rechten Fleck. Herz. Ich arbeite mit Hirn. Herz. Humor.

A-Mitarbeiter - wie Steve Jobs sagen würde!

Projekthistorie

06/2017 - bis jetzt
Office Manager
Namics (Deutschland) GmbH

  • komplettes Travelmanagement für 550 Mitarbeiter in DE, CH + SRB
  • Unterstützung im Recruiting und Onboarding Prozess, Terminierung von Gesprächen und Organisierung von Schnuppertagen
  • Vorbereitende Buchhaltung, Prüfung Kreditkarten Abrechnungen
  • Ansprechpartner für 150 Mitarbeiter am Standort
  • Postein- und Ausgang
  • Telefonanrufannahme und -weiterleitung
  • Standort Management und Entwicklung, Kommunikation mit allen Gewerken
  • Bestellungen / Einkauf von Material, Tickets, Zubehör
  • Pflege und Erstellung der internen Teamseiten im Intranet via Confluence
  • Verleih, Aufbewahrung, Pflege und Einkauf von Mobile Testgeräten für die Projektteams 
  • Eventmanagement, Organisierung + Planung von Inhouse-Workshops & externen Seminaren; diversen Teammmeetings,  Teamevents, Firmenfeiern

02/2002 - bis jetzt
Eventmanagement
Selbstständig (Marketing, PR und Design, < 10 Mitarbeiter)

  • Konzeption, Vorbereitung und Durchführung von diversen Events, Messen und Marketing/ Promotion Aktionen (19 Jahre)
  • Clubführung 1 Jahr, Frankfurt
  • Personalmanagement, Recruitierung, Personalplanung
  • Budgetierung und Controlling von Events
  • Marketing für Events (Vom Flyer bis hin zur Promo-Aktion, Social Media Konzeption und -Betreuung) 
  • Koordination von Aufbau, Abbau, Personal & allen Gewerken
  • Einkauf für Events
  • Buchhaltung, Umsatzsteuer Voranmeldungen, Jahresabschluss
  • Stadtmagazin: Konzeptionierung, Content, Betreuung redaktionieller Beiträge, Anzeigen-Schaltung, Druck + Verteilung

06/2015 - 04/2016
Assistentin der Geschäftsleitung
Kamax Holding GmbH (Automobil und Fahrzeugbau, 500-1000 Mitarbeiter)

  • Betreuung des Vorstandsmitglied Chief Product Officer
  • Führung des Vorstandssekretariats für den Chief Product Officer
  • Terminmanagement. Vorbereitung und Organisation von Besprechungen, Vorstandsmeetings, Jour Fixe etc.
  • Tracking und Qualitätssicherung von Pflichtdokumenten und Controlling Tabellen für alle Standorte
  • Vorbereitung und Erstellung von Vorstands-Unterlagen für die Quartals Beiratssitzungen
  • Erstellung von Präsentationsunterlagen, Berichten, Protokollen, Entscheidungsvorlagen, Datenbanken
  • Reisemanagement und Reisekostenabrechnungen

Reisebereitschaft

In der Stadt Biebertal mit einem Radius von 50 km verfügbar
35390 Gießen - +50km - 3 Tage vor Ort max.
35390 Gießen - +100km - 2 Tage vor Ort max.
35390 Gießen über 100km auf Anfrage
remote ermäßigter Stundensatz 59€ / Stunde

Sonstige Angaben

Portfolio:

Persönliche Assistenz
im privaten und beruflichen Umfeld: Dokumente vorbereiten bis hin zu Einkäufen, einem immer sauberen Auto und perfekt gebuchten Reisen. Kalender- und Meeting Vorbereitung. Küchen- oder Keller Chaos? Auch das!

Digitale Assistenz
im privaten und beruflichen Umfeld: Dokumente vorbereiten, übliche Sekretariats Aufgaben, Mail Korrespondenz, Reisemanagement, Projektarbeit

Office Management & Backoffice
Aufbau, Strukturierung, Recruitung Untersütztung, Besetzung im Krankheitsfall oder Urlaubsengpässen, Postbearbeitung, Finance / Buchhaltungs Unterstützung, Catering, interne Events & Meetings vorbereiten

Reise / Travelmanagement
Planung, Aufbau und / oder Übernahme Prozess, Kostenbewusstsein, Buchung aller Reisen inkl. benötigter Unterlage & Dokumente. (international, national, regional)

Locationmanagement
Handwerker & Gewerke, Reinigungsunternehmen, Umbauprojekte betreuen, Umzüge managen, Mieter / Vermieter Korrespondenz

Event- & Bookingmanagement
Planung, Konzeptionierung, Budgetplanung, Personaldispostion, Marketing Unterstützung, Auf- und Abbau, Briefing aller Gewerke vor Ort; Musiker Vermittlung
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