Projektbeschreibung formulieren | Beispiel & Vorlage

Projektbeschreibung formulieren: Was muss rein?

1. Februar 2023 / 7 Min /

Um fähige Freelancer zu finden, die eine Geschäftsidee realisieren, müssen Auftraggeber Wert auf eine einwandfreie Kommunikation legen. Der erste Schritt ist eine aussagekräftige Projektbeschreibung mit klaren Anforderungen. Wir haben das Wichtigste dafür zusammengefasst.

Definition: Was ist eine Projektbeschreibung?

Die Projektbeschreibung ist eine Zusammenfassung aller Anforderungen eines Auftrags. Sie informiert potenzielle Auftragnehmer über wichtige Eckpunkte wie Konzept, Rahmenbedingungen und Zielsetzung des Projekts. Je detaillierter die Beschreibung, desto besser kann sich der potenzielle Auftragnehmer ein Bild von dem Projekt und dessen Umfang machen.

Freelancer streben ein „Perfect Match“ an: Etwa 74 Prozent der freien Experten suchen nach einem Projekt, dass perfekt zu den eigenen Fähigkeiten passt (Quelle: Freelancer-Kompass).

Aufbau: Was muss rein?

Unternehmen oder Recruiter sollten zunächst in aller Kürze ihre Projektidee formulieren und ein klares Ziel festlegen, um den Weg für das Projekt zu ebnen. Mit dieser Grundlage kann die Beschreibung also schon einmal gestartet werden. Generell sollte eine aussagekräftige Profilbeschreibung folgende Punkte enthalten:

  1. Titel und Schlagwörter
  2. Aufgaben und Ziele
  3. Hard- und Soft Skills
  4. Stundensatz/Budget und Zeitplan
projektbeschreibung inhalt

1. Titel und Schlagwörter

Ein aussagekräftiger Titel ist das A und O einer Projektbeschreibung und dient als Aushängeschild für das Projekt. Dem potenziellen Auftragnehmer sollte auf den ersten Blick klar sein, was das Unternehmen sucht. „Quality Expert“ ist beispielsweise ein besserer Titel als „Freelancer gesucht“. Es sollte bevorzugt die Berufsbezeichnung verwendet werden, die das Unternehmen benötigt und überflüssige Informationen weggelassen werden.

Der Titel sollte möglichst ‚on point‘ formuliert und mit maximal einem Schlagwort, neben dem Haupt-Schlüsselwort, in der Überschrift versehen sein: „Quality Expert für eine Webanwendung“ oder „Quality Expert – 100 % remote“ ist leichter und schneller erfassbar als „Quality Expert für eine Webanwendung zum Onlineverkauf von digitalen Services, die im Backend über Schnittstellentests (REST API) qualitätsgesichert werden kann“. Für derart detaillierte Ausführungen kann die Kurzbeschreibung genutzt werden.

Die Schlagwörter, oder auch Keywords, werden hauptsächlich auf Projektbörsen oder Business Netzwerken verwendet. Vergleichbar sind sie mit Hashtags auf sozialen Medien. Suchen potenzielle Auftraggeber nach solch einem Schlagwort, werden diesem alle Projekte angezeigt, die dieses Keyword enthalten. Beispiele hierfür sind Programmiersprachen oder Software, die ein Freelancer für das ausgeschriebene Projekt beherrschen sollte. Auch Synonyme für das gesuchte Berufsfeld können hier verlinkt werden, um die Reichweite des Projekts zu erhöhen.

2. Aufgaben und Ziele

Die Aufgaben- und Zielbeschreibung ist das wichtigste Element der Projektbeschreibung, da Unternehmen hier genau auflisten können, was gesucht und erreicht werden möchten. Alle Details, die für das Ergebnis wichtig sind, kann der Freelancer diesem Segment entnehmen und somit abwägen, wie viel Zeit das Projekt in Anspruch nehmen wird. Der Aufgabenbereich sollte daher so detailliert wie möglich eingegrenzt sein. Außerdem ist es essenziell, sich hier über alle Eventualitäten, die zu Unklarheiten führen können, Gedanken zu machen. Der Umfang des Projekts ist zudem ausschlaggebend für den Preis, den ein Freelancer für seine Arbeit verlangt. Rund 44 Prozent der freien Experten haben keinen festen Stundensatz, sondern berechnen den Betrag pro Stunde für jedes Projekt neu (Quelle: Freelancer-Kompass).

wie oft berechnen freelancer stundensatz
Etwa 6 von 10 Freelancern berechnen ihren Stundensatz für jedes Projekt neu (Quelle: Freelancer-Kompass 2021).

3. Hard- und Soft Skills

In diesem Abschnitt der Ausschreibung sollten Qualifikationen und Fähigkeiten angegeben werden, die der potenzielle Auftragnehmer mitbringen soll: Software, Programmiersprachen oder Kenntnisse über sonstige Anwendungen, welche der Freelancer bei der Umsetzung des Projekts benötigt.

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Die gewünschten Skills sollten, der Übersichtlichkeit halber, mithilfe von Bulletpoints aufgelistet werden. Da Recruiter oder entsprechende Mitarbeiter des Unternehmens eng mit dem freien Experten zusammenarbeiten werden, sollte der neuer Kollege gewisse Soft Skills mitbringen. Die wichtigsten sind, laut Freelancer-Kompass 2021, Kommunikationsfähigkeit (72 %), Problemlösungskompetenz (60 %) und Eigenmotivation (60 %). Sollte der freie Mitarbeiter räumlich und zeitlich flexibel sein, muss das ebenfalls angeben werden. Falls das Projekt sehr komplex ist, sollte der Soft Skill „Durchhaltevermögen“ unbedingt in die Projektbeschreibung integriert werden.

4. Stundensatz und Zeitplan

Freelancer erwarten einen realistischen Zeitplan. In der Praxis bewährt sich das Aufsetzen von Meilensteinen und Deadlines, um dem freien Mitarbeiter zu vermitteln, wann welche Aufgabe abgeschlossen sein muss – so werden Missverständnisse in der Kooperation vermieden. Agile Projektmanagement-Software, wie Jira, sorgen dafür, dass der Freelancer in Sprints arbeiten kann, weshalb ein entsprechender Zugang von Nöten ist. Dieses Vorgehen kann die Organisation und Zusammenarbeit wesentlich erleichtern und verschafft Auftraggebern einen Überblick über den Fortschritt des Projekts.

Mehr Infos zur Projektplanung gibt es in unserem Blog-Artikel.

Auch die realistische Kalkulation des Budgets, das für das Projekt zur Verfügung gestellt wird, ist von großer Wichtigkeit. Hier erwarten Freelancer klare Angaben, um die Preise und den Aufwand kalkulieren zu können. Das Budget sollte daher genau festgelegt sein und wie viele Entwürfe oder Änderungen realisierbar sind. Je mehr davon vorgesehen ist, umso höher der Arbeitsaufwand.

Freelancer möchten für ihre Arbeit fair entlohnt werden und nicht zu Dumpingpreisen arbeiten: 77 Prozent der freien Experten geben an, Aufträge nach Stundensatzerwartung auszuwählen. Daher sollte ein realistisches Budget berechnet werden. Unternehmen sollten sich außerdem immer ein Angebot machen lassen und anschließend einen Stundensatz verhandeln, mit dem beide Vertragspartner zufrieden sind.

lieblingsprojekt freelancer
61 Prozent der Freelancer, aus dem D-A-CH-Raum, sind mit dem Projekt glücklich, wenn der Stundensatz der Erwartung entspricht (Quelle: Freelancer-Kompass 2023).

Ist der Stundensatz realistisch kalkuliert und nicht unter dem Durchschnitts-Preis, haben Recruiter und Unternehmen sehr gute Chancen, dass sich mehrere Freelancer auf ihr Projekt bewerben und sich der passende ausgesucht werden kann. Durchschnitts-Stundensätze finden sich zur Orientierung in unserem Freelancer-Verzeichnis.

Projektbeschreibung Beispiel

Projekt: Quality Expert (m/w/d)
Vertragsart: 100 % remote
Dauer: 6 Monate
Ansprechpartner: Marie Musterfrau
Ort: Großraum Bonn

Adresse des Unternehmens:
XY International GmbH
Beispielweg 10
12345 Musterstadt

Schlagwörter*: Datenbanken, XML, Tester, Backend, Schnittstellen, Webservices, Fehleranalysen, Testausführung, Postman, Atlassian Confluence / Jira

*Die Schlagwörter sind beispielsweise auf Projektplattformen gang und gäbe, um nach Unterkategorien suchen / sortieren zu können (vergleichbar mit Hashtags).

Gesucht wird ein Quality Expert (m/w/d) für eine Web- und App-Anwendung zum Onlineverkauf von digitalen Services, die im Backend über Schnittstellentests (REST API) qualitätsgesichert werden kann. Wir suchen erfahrene Tester mit einem hohen Grad an Qualitätsbewusstsein. Erfahrung sollte vor allem im testmethodischen Bereich (Testfallermittlung) vorhanden sein. Fachspezifische Kenntnisse sind von Vorteil, jedoch nicht Voraussetzung für eine Beauftragung. Das Projekt wird zu 100 % remote durchgeführt, je nach Erfordernis kann aber auch vor Ort gearbeitet werden. Der Einsatzort ist unser Büro in Bonn.

Aufgaben:
● Erstellen von Testfällen auf Basis der schriftlichen Anforderungen
● Definition von Testdaten ebenfalls auf der Basis der vorhandenen Anforderungen
● Durchführung von Testfällen und Auswertung der Ergebnisse
● Analyse, Beschreibung und Retest von Fehlern

Hard Skills:
● Postman
● Kenntnisse verschiedener Webbrowser (insbesondere IE und Firefox)
● Excel und Windows
● Jira /Confluence
● Datenbanken/Schnittstellen/Dateiformate (CSV & XML)

Soft Skills:
● hoher Qualitätsanspruch
● gutes technisches Verständnis und ausgeprägte analytische Fähigkeiten
● kommunikativen Fähigkeiten
● Zielorientierung
● Eigeninitiative und Neugier

Stundensatz: [Betrag] Euro, VHB

Zeitplan:
Projektstart: ab sofort
Das Projekt ist zu realisieren bis: [Datum]
Verlängerung möglich

Vorlage für Projektbeschreibung

muster projektbeschreibung
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