E-Mail-Signaturen für Freelancer – darauf müssen Sie achten

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Eine professionelle E-Mail-Signatur ist ein wichtiger Bestandteil von geschäftlichen E-Mails. Sie bietet Freelancern nicht nur die Möglichkeit, die eigene Person kompetent darzustellen, sondern auch aktuelle Klienten und potenzielle Empfänger mit Zusatzinformationen, wie Kontaktdaten, zu versorgen.

Inhalt des Artikels:

  1. Vorteile einer Signatur
  2. Erstellung: So geht’s
  3. Inhalt einer einfachen Signatur
  4. Inhalt einer ausführlichen Signatur
  5. Beispiel
  6. Fazit

Die Signatur kann dabei Teil des E-Mail-Marketings sein und sollte gut durchdacht werden, damit sie den gewünschten Effekt erzielt. Wir erklären, was hierbei beachtet werden sollte und wie Freelancer eine E-Mail-Signatur erstellen und verwenden sollten.

Vorteile einer professionellen E-Mail-Signatur

Für eine Signatur in geschäftsmäßigen E-Mails gibt es gute Gründe. Zum einen wird das Markenbewusstsein beim Empfänger gestärkt. Die Signatur wirkt automatisch als Möglichkeit für das eigene Branding. Zum anderen stärkt eine Signatur die persönliche Bindung zu dem Kommunikationspartner. Gerade in Zeiten von künstlicher Intelligenz und automatisiertem Mailversand kann ein Foto dem Leser das Gefühl geben, mit einem realen Menschen zu interagieren.

Wie wird eine professionelle E-Mail-Signatur erstellt?

Nur wenige beruflich Selbstständige kommen heutzutage ohne E-Mail Kommunikation aus. Sowohl Angebote, spezielle Anfragen, eine einfache Nachricht und Inhalte von Projekten werden in der heutigen Arbeitswelt über den E-Mail-Verkehr abgewickelt. Um eine E-Mail-Signatur zu erstellen, werden jedoch keine besonderen Fähigkeiten im Design benötigt.

Dieses sollte lediglich an die jeweilige Marke angepasst und weitere Informationen und Angaben eingefügt werden. Normalerweise haben E-Mail-Provider, wie zum Beispiel Outlook, bereits vorinstallierte Templates. Diese bieten jedoch meistens nicht so viele Optionen, um die Signatur zu individualisieren.

Wer ein ausgefallenes Design schätzt und sich eine auffällige Signatur zulegen möchte, findet im Internet zahlreiche Generatoren und Vorlagen. Hier können Sie ein eigenes Foto auswählen, individuelle Links nutzen sowie Social Media Icons einbinden.

Das gehört in eine einfache E-Mail-Signatur

Für eine professionelle Kommunikation über E-Mail reicht in den meisten Fällen eine vollständige und gute Basissignatur. Diese kann einfach und schnell über Provider, wie Outlook oder Thunderbird, erstellt werden. Eine gute und vollständige Signatur ist auf das Wesentliche reduziert und enthält alle wichtigen Kontaktdaten, die relevant für die E-Mail-Kontakte sind. Einige Angaben sind, wenn es sich um einen gewerblichen Versender handelt, sogar gesetzlich vorgeschrieben.

Pflichtangaben für Einzelunternehmer

Die folgenden Bestandteile sollten in einer E-Mail-Signatur eines Freelancers als Einzelunternehmer nicht fehlen:

1. Vor- und Nachname des Inhabers und Unternehmensname
Die wichtigste Information in einer professionellen Signatur ist der Name der Firma. Zudem sollte der vollständige Name des Inhabers erwähnt werden.

2. Berufsbezeichung
Auch die konkrete Bezeichnung des Jobtitels gehört in eine einfache Signatur. Auf diese Weise wird klar, in welchem Bereich die Kompetenzen des Freelancers liegen.

3. Kontaktdaten
Zu den wichtigsten Angaben gehört neben der Geschäftsadresse des Unternehmens auch die Telefonnummer und die Mailadresse.

Welche Angaben sind in einer E-Mail-Signatur wichtig für Einzelunternehmer?
Pflichtangaben als Freelancer Einzelunternehmer

Pflichtangaben für Einzelkaufleute und die GmbH

Bei eingetragenen Einzelkaufleuten oder einer GmbH kommen noch weitere Pflichtangaben hinzu:

3. Rechtsform
Rechtsform des betreffenden Unternehmens laut Handelsregister.

4. Registergericht und Handelsregisternummer
Das zuständige Gericht und die eingetragen Nummer im Handelsregister.

5. Name aller Geschäftsführer
Für Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) muss zudem der vollständige Name aller Geschäftsführer angeben werden.

Welche Angaben sind in einer E-Mail-Signatur wichtig für einen Kaufmann oder eine eingetragene GmbH?
Pflichtangaben für Einzelkaufleute oder eine GmbH

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Was gehört in eine ausführliche E-Mail-Signatur?

Bei Bedarf können zusätzliche Inhalte und Designbausteine zur Signatur hinzugefügt werden. Durch diese Elemente kann eine E-Mail individualisiert und als Marketinginstrument genutzt werden.

Heutzutage gibt es zahlreiche Templates und Generatoren wie MySignature, Hubspot oder Signature Maker, die eine Auswahl an Designvorlagen bieten. So können ohne besondere Vorkenntnisse professionelle Signaturen erstellt werden, die genau zum eigenen Business passen. Weitere Designelemente können folgende sein:

1. Ein Foto
Durch das Einfügen eines Fotos wird aus einer unpersönlichen E-Mail-Nachricht eine personalisierte Anrede. Hierdurch können sich Freelancer greifbarer machen und werden als realer Mensch wahrgenommen. Ein Bild ist ein einfacher und effektiver Weg, Vertrauen zu schaffen und ein gutes Verhältnis aufzubauen. Es sollte nicht zu groß sein und von einem professionellen Fotografen stammen.

2. Das Logo
Wer als Freiberufler über ein eigenes Logo verfügt, das sowohl für die eigene Webseite, Rechnungen oder Soziale Kanäle genutzt wird, kann dies ebenfalls in die E-Mail-Signatur eingefügen. Hierdurch wird ein einheitliches Erscheinungsbild geschaffen. Wer kein eigenes Logo besitzt, sollte so bald wie möglich die Möglichkeit wahrnehmen, ein solches zu erstellen, denn das Logo ist fester Bestandteil eines Unternehmens.

3. Links zu Sozialen Medien & Webseite
Heutzutage ist es normal, dass potentielle Kunden Online-Recherche betreiben, um sich ein Bild über Dienstleister machen. Die Signatur kann dabei genutzt werden, um gezielte Information zu liefern – idealerweise mit einem Link zur eigenen Website und zum Profil auf Projektportalen. Für Interessenten erleichtern solche Informationen den Zugang und ermöglichen es, diese dorthin zu bringen, wo der Freelancer die höchste Präsenz besitzt und die eigene Arbeit am besten repräsentiert wird.

Tipp: Die Verlinkung auf Seiten, die privat und nicht geschäftlich genutzt werden, sollte vermieden werden.

Sie haben noch kein Profil auf einem Projektportal?

4. Werbezwecke
Teilweise kann eine E-Mail-Signatur auch dazu genutzt werden, Hinweise auf Angebote oder Rabattaktionen zu geben. Es ist jedoch zu beachten, dass die Signatur in erster Linie zur Darstellung der Information über den Freelancer dient und nicht als Werbefläche fungieren sollte.

5. Verkürzter Lebenslauf
Auch hierbei gilt: Qualität vor Quantität. Wichtige Aspekte können durchaus in der Signatur erwähnt werden. Entscheidend ist die Beschränkung auf wirklich relevante Dinge. Diese können in wenigen Sätzen zusammengefasst werden.

Optionale Angabne in einer E-Mail-Signatur.
Optionale Angaben in einer E-Mail-Signatur

Beispiel einer E-Mail-Signatur

Eine gut gestaltete E-Mail-Signatur wird einen bleibenderen Eindruck hinterlassen als nur Grußformel und Name unter einer E-Mail. Wie in diesem Beispiel von Neil Patel zu sehen ist: Der Name, ein Foto und der Link zu einem seiner Social-Media-Kanäle.

Beispiel einer E-Mail-Signatur

Ein schlichtes, aber professionelles Design schafft den Rahmen und hebt den Versender der E-Mail hervor. Patel nutzt die Signatur zusätzlich, um sich kurz selbst vorzustellen und die wichtigsten Referenzen und Eckpunkte seines Busniess zu nennen.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine E-Mail-Signatur zahlreiche Möglichkeiten bietet, sich als Absender von geschäftlichen E-Mails zu positionieren und die eigenen Nachrichten im Rahmen einer guten Selbst-Marketing Strategie aufzuwerten. Mit dem Anwenden einiger einfacher Tricks lässt sich ein professioneller Eindruck vom eigenen Business schaffen.

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